می‌دانیم که مؤسسات خدماتی، گروه هایی هستند که فعالیت های آن ها به صورت ملموس قابل لمس نیست و محصول فیزیکی تولید نمی شود. به عنوان مثال، آموزشگاه‌های موسیقی، کارگاه‌های تعمیر مجاز، شرکت‌های حسابداری، مجموعه‌های انبارداری، شرکت‌های حمل و نقل، و بسیاری از موارد دیگر افراد حقیقی و حقوقی هستند که بدون ارائه محصول فیزیکی در حوزه فعالیت اقتصادی مشغول به کار هستند. بنابراین، منطقی است که تشخیص و شناسایی این گونه مؤسسات برای جلب توجه عموم مردم یا مشتریان پتانسیل آن‌ها، به اندازه مؤسسات تجاری، چالش‌برانگیزتر باشد. از این رو، قصد داریم تا مفهوم حسابداری خدماتی را بررسی نماییم.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزارهای حسابداری کاوش فردا
حسابداری خدماتی چیست؟
شرکت‌های خدماتی، به شکل‌ها و زمینه‌های متعدد، خدمات خود را به صورت عمومی و خصوصی ارائه می‌دهند. این واحدهای خدماتی شامل هتل‌ها و مکان‌های اقامتی، بانک‌ها، وسایل حمل و نقل مسافران و باربری، و همچنین شرکت‌هایی که خدمات تخصصی حرفه‌ای مانند بیمارستان‌ها و درمانگاه‌ها ارائه می‌کنند، متنوع و گسترده هستند.
مفهوم حسابداری خدماتی به سه مرحله تعریف می‌شود.
مرحله اول: فعالیت‌های انجام شده در طول دوره مالی مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، در این مرحله، اطلاعات مربوط به تمام رویدادهای مالی جهت تخمین و برآورد داده‌های اولیه جمع‌آوری می‌شود. تجزیه و تحلیل این داده‌ها به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق درباره سرمایه، بدهی، و دارایی، صدور اسناد حسابداری، سازماندهی مدارک بر اساس تاریخ جهت استخراج ترتیب بدهکاری و بستانکاری، دفترنویسی، انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل، و پس از آن به دفتر معین، مراحلی هستند که در این گام اول اجرا می‌شوند.
مرحله دوم: حسابداری خدماتی نیازمند پیشروی در یک جدول زمانی خاص است. به عبارت دیگر، در این حسابداری امکان پوشش تمام امور در یک شبه وجود ندارد و این مسئله در طول سال قابل اجرا نمی‌باشد. بنابراین، برخی از اقدامات در پایان هر ماه مورد بررسی قرار می‌گیرند. در این گام دوم یا مرحله دوم، حسابدار ترازهای آزمایشی دفاتر کل و معین را تدوین نموده و در طی یک دوره زمانی مشخص، جریان حساب و ستون‌های “بدهی” و “بستانکار” را ارزیابی می‌کند.
مرحله سوم: در گام آخر، که در انتهای هر سال مالی اجرا می‌شود، حسابدار با ایجاد کاربرگی برای نمایش سود و زیان و ترازنامه، تصحیحات لازم را برای اصلاح حساب‌های معین و کل یا به عبارت دیگر بستن حساب‌های موقت سود و زیان، تهیه ترازنامه و در نهایت بستن حساب‌های دائمی پرونده حسابداری یک سال مالی را انجام می‌دهد.
مطالعه بیشتر: حسابداری شرکتی چیست؟
روش حسابداری در شرکت‌های خدماتی
واحدهای خدماتی، واحدهایی هستند که خدماتی را به مشتریان ارائه می‌دهند و معمولاً در مقابل ارائه خدمت، حق الزحمه دریافت می‌کنند. شرکت‌های خدماتی با ارائه خدمت بدون نیاز به ماده اولیه و با هزینه‌برداری از تهیه وسایل مورد نیاز خدمات، درآمد و سود کسب می‌کنند.
فعالیت‌های حسابداری در شرکت‌های خدماتی به تنهایی محدود به تحصیل درآمد یا هزینه نیست، بلکه شامل اموری چون فعالیت در زمینه خرید دارایی‌ها، ایجاد بدهی یا افزایش سرمایه نیز می‌شود و نیازمند استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری جامع و دقیق برای مدیریت حساب‌ها است.
آموزش مباحث حسابداری شرکت‌های خدماتی
با افزایش نیاز به ارائه خدمات توسط نیروهای ماهر و گسترش فعالیت‌های بشری، شرکت‌های خدماتی به سرعت در حال گسترش می‌باشند و حوزه فعالیت حسابداری در این شرکت‌ها به طور چشمگیری گسترده شده است. به همین دلیل، مالکان شرکت‌های خدماتی ترجیح می‌دهند افرادی را استخدام کنند که با مسائل حسابداری شرکت‌های خدماتی آشنا هستند و تجربه کافی در آموزش حسابداری در این موسسات را داشته باشند. از این رو، نقش حسابدار در فرآیند حسابداری در شرکت‌های خدماتی به شدت بیشتر واضح می‌شود.
چرخه حسابداری موسسات خدماتی
چرخه حسابداری به مجموعه‌ای از عملیات حسابداری اطلاق می‌شود که در طول یک دوره مالی، به صورت پیاپی و منظم اجرا می‌شود و در دوره‌های مالی بعدی نیز به یک الگوی مشابه تکرار می‌شود؛ نتیجه این فرآیند، تهیه صورت وضعیت مالی شرکت خواهد بود.
چرخه حسابداری شرکت‌ها در هر دوره مالی به ترتیب زیر اجرا می‌شود:
- گردآوری اطلاعات
- تحلیل اطلاعات
- ثبت معاملات انجام شده در دفاتر روزنامه
- انتقال اقلام به دفاتر کل
- تهیه تراز آزمایشی
- تهیه کاربرگ
- تهیه صورت های مالی
- اصلاح حساب های دفاتر کل
- بستن حساب های موقت
- تهیه تراز آزمایشی نهایی
چرخه حسابداری در طول دوره مالی شامل فرآیندهای جمع‌آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل اطلاعات، ثبت معاملات در دفاتر روزنامه و انتقال اقلام به دفاتر کل حسابداری می‌شود. در پایان هر ماه، مرحله تهیه تراز آزمایشی انجام می شود و در اختتام سال مالی، مراحل 6 تا 10، به عبارتی تهیه کاربرگ، تهیه صورت‌های مالی، اصلاح حساب‌های دفاتر کل، بستن حساب‌های موقت و تهیه تراز آزمایشی نهایی اجرا می‌شوند.
مطالعه بیشتر: بررسی ۵ خطای رایج تراز آزمایشی در حسابداری
مراحل حسابداری خدماتی
ثبت معاملات: در مرحله اول، همه فعالیت‌های مالی و تراکنش‌ها به صورت جداگانه مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند و در یک برگ به نام سند حسابداری وارد می‌شوند. سپس این فعالیت‌ها به ترتیب در دفاتری به نام دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند.
طبقه‌بندی: این فرایند شامل انتقال داده‌های ثبت شده در دفتر روزنامه به یک دفتر دیگر به نام دفتر کل می‌شود. وقتی نتایج فعالیت‌های مالی شرکت به این صورت طبقه‌بندی و سازماندهی می‌شوند، درک آن‌ها برای مدیران، رؤسا و دیگر افراد علاقمند به سادگی افزایش می‌یابد.
تلخیص: در مرحله تلخیص، داده‌های فعالیت‌های شرکت به طور خلاصه گردآوری و منظم می‌شوند تا به صورت ساده و خلاصه، حداکثر اطلاعات لازم ارائه شود. اسناد حسابداری که در این مرحله تهیه می‌شوند شامل تراز آزمایشی و کاربرگ هستند.
صورت‌های مالی: خروجی اصلی یک سیستم حسابداری، صورت‌های مالی است که توسط آن تهیه می‌شود. در حسابداری خدماتی، صورت‌های مالی به چهار نوع مختلف ارائه می‌شوند و حاوی اطلاعاتی درباره وضعیت، عملکرد، و انعطاف‌پذیری مالی شرکت می‌باشند. (توجه: هر یک از صورت‌های مالی باید ویژگی‌هایی از جمله نام واحد تجاری، عنوان و تاریخ صورت مالی، و بدنه صورت مالی را داشته باشند.)
نمونه‌های ثبت‌های حسابداری خدماتی
تا کنون دریافتیم که صورت‌های مالی هر شرکت نتیجه عملیات حسابداری آن است که در دفاتر حساب مربوطه ثبت شده‌اند. در شرکت‌های خدماتی نیز، مشابه سایر شرکت‌ها، برای هر فعالیت یا معامله، ثبت‌هایی انجام می‌شود. در ادامه به نمونه‌های ثبت‌های حسابداری در شرکت‌های خدماتی و توضیح آن ها می‌پردازیم:
1-سرمایه گذاری ابتدایی در یک شرکت خدماتی
در این حالت مالی که در دفاتر حسابداری خدماتی ثبت می شود، باعث افزایش دارایی شرکت و افزایش سرمایه صاحب شرکت می‌شود؛ به این ترتیب دارایی شرکت به عنوان بدهکار و سرمایه صاحب شرکت به عنوان بستانکار ثبت می گردد.
2-ارائه خدمات به مراجعین
این حادثه مالی در دفاتر حسابداری شرکت خدماتی ثبت می‌شود زمانی که خدمت یا خدماتی به مراجعین شرکت ارائه شود و مبلغ متعارف آن به صورت نقدی دریافت گردد. نتیجه این حادثه مالی، افزایش دارایی‌ها (در موجودی نقد) و همچنین افزایش درآمد شرکت می‌باشد.
3-دریافت وجه خدمات انجام شده در آینده
این حادثه مالی هم زمانی ثبت می‌شود که خدمت یا مجموعه‌ای از خدمات توسط شرکت ارائه می‌شود و مبلغ آن در همان زمان دریافت نشود، بلکه در آینده نزدیک دریافت گردد. به این ترتیب، این حادثه مالی نیز باعث افزایش حساب دارایی ها و درآمدهای شرکت می گردد.
4-ارائه خدمات به صورت نقد و اعتبار به مشتریان
ثبت این حادثه مالی در دفاتر حسابداری خدماتی در زمانی انجام می‌شود که به ازای خدمت یا خدمات ارائه شده، بخشی از مبلغ به صورت نقدی دریافت شده و بخش دیگر به عنوان اعتبار مشتریان ثبت گردد. به این ترتیب، این حادثه مالی باعث تغییرات در سه حساب شرکت می شود؛ دو حساب در دارایی ها و حساب دیگر در درآمد.
5-پرداخت هزینه‌های شرکت
این حادثه مالی زمانی در دفاتر حسابداری ثبت می شود که مقداری وجه نقد به منظور تغطیه هزینه های مختلف شرکت، از جمله هزینه های آب، برق و … پرداخت گردد. نتیجه این پرداخت، ایجاد یک حساب هزینه به عنوان بدهکار و یک حساب دارایی به عنوان بستانکار می‌باشد.
6- دریافت هزینه خدماتی
این حادثه مالی هنگامی در دفاتر حسابداری شرکت‌های خدماتی ثبت می‌شود که در گذشته خدماتی ارائه کرده‌ایم و مبلغ معینی به عنوان پاداش آن دریافت نشده باشد. حالا که مبلغ مربوط به خدمات ارائه شده دریافت می‌شود، یک دارایی در دفاتر کاهش یافته و دارایی دیگر افزایش خواهد یافت.
7-پرداخت مبالغ از قبل دریافت شده
این حادثه مالی نیز در دفاتر حسابداری خدماتی ثبت می‌شود زمانی که از قبل یک رسید به شرکت ارسال شده و شرکت هنوز به پرداخت آن اقدام نکرده باشد. حالا که به پرداخت آن رسید دریافت شده، یک دارایی به عنوان بستانکار و یک بدهی به عنوان بدهکار در دفاتر ثبت می‌شوند.
8-برداشت صاحب یا صاحبان شرکت
این رخداد مالی همچنین در لحظه‌ای ثبت می‌شود که صاحب یا صاحبان شرکت از حساب شرکت یک دارایی، به شکل نقدی یا غیرنقدی، برای استفاده شخصی خود برداشت نمایند. در نتیجه، یک حساب به نام برداشت بدهکار می‌شود و یک حساب دارایی به عنوان بستانکار در دفاتر ثبت خواهد شد.
9-سرمایه‌گذاری دوباره توسط صاحب یا صاحبان شرکت
این حادثه مالی زمانی در دفاتر حسابداری شرکت خدماتی ثبت می‌شود که صاحب یا صاحبان شرکت به منظور افزایش سرمایه شرکت، سرمایه شرکت را به صورت نقدی یا غیرنقدی افزایش دهند. در نتیجه این حادثه، یک حساب دارایی به عنوان بدهکار و یک حساب سرمایه به عنوان بستانکار ثبت می‌شود.
10-خرید دارایی
این رخداد مالی زمانی رخ می‌دهد که صاحب یا صاحبان شرکت به خرید یک یا چند دارایی ارزشمند به صورت نقدی یا نسیه برای شرکت مشغول می‌شوند. این دارایی‌های ارزشمند ممکن است شامل زمین، ساختمان، اثاثیه اداری، تجهیزات، ملزومات اداری، موجودی کالا و سایر اقلام باشند.
در هنگام خرید اقلام و دارایی‌های ارزشمند، دو حالت ثبتی به شرح زیر خواهیم داشت:
حالت اول- خرید نقدی: در صورت خرید به صورت نقدی، موجودی نقد در دفاتر حسابداری خدماتی به عنوان بدهی ثبت می‌گردد و دارایی خریداری شده به عنوان اطلاعات بستانکار ثبت می‌شود.
حالت دوم – خرید به صورت نسیه: در این حالت، دارایی خریداری شده بدهکار و حساب‌های پرداختنی در دفاتر حسابداری شرکت خدماتی بستانکار ثبت می شوند.
وام های دریافتی شرکت
گاهی اوقات، شرکت خدماتی برای انجام اموری از موسسات مالی یا افراد، تسهیلاتی با تضمین گذاشتن اسنادی مانند چک و سفته دریافت می‌نماید. در ثبت این رخداد در دفاتر حسابداری خدماتی، وجه دریافت شده در حساب موجودی نقد شرکت به عنوان بدهکار و وام پرداختنی به عنوان بستانکار ثبت می‌شود. هنگام بازپرداخت تسهیلات دریافت شده، معکوس این معامله نیز ثبت خواهد شد.
مطالعه بیشتر: انواع حساب های پرداختنی و دریافتنی
دریافت مبلغ قبل از ارائه خدمت
دریافت مبلغ پیش از ارائه خدمت در شرایطی اتفاق می‌افتد که فردی به شرکت خدماتی مراجعه کرده و مبلغی را به شرکت امانت می‌دهد تا در زمان درخواست شده، خدمت مدنظر ارائه شود. در این حالت، مبلغ پرداخت شده توسط شخص در دفاتر حسابداری خدماتی (با عنوان پیش دریافت درآمد) در حساب مختص به این منظور ثبت می‌شود. هنگام دریافت وجه، وجه نقد به عنوان بدهکار در دفاتر ثبت می‌شود و مبلغ پیش دریافت درآمد به عنوان بستانکار ثبت می‌شود. پس از رسیدن به موعد ارائه خدمات، در هنگام ارائه خدمات، مبلغ پیش دریافت درآمد به عنوان بدهکار و درآمد حاصله به عنوان بستانکار ثبت می‌شود.
دریافت اسناد در برابر ارائه خدمات
شرکت خدماتی ممکن است برای افراد حقیقی یا حقوقی خدماتی ارائه دهد و به جای آن اسنادی نظیر چک دریافت کند. این اسناد ممکن است به صورت کوتاه مدت (کمتر از یک سال مالی) یا بلند مدت (بیشتر از یک سال مالی) باشند. در زمان دریافت اسناد، اسناد دریافتنی به عنوان بدهکار و درآمد حاصل از ارائه خدمات به عنوان بستانکار در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند. همچنین، در زمان وصول، موجودی نقد به عنوان بدهکار و اسناد دریافتنی به عنوان بستانکار ثبت می‌گردند.
تفاوت حسابداری خدماتی و بازرگانی
در اختتامیه، مناسب است به این نکته اشاره کنیم که در موارد زیادی حسابداری موسسات خدماتی و بازرگانی به اشتباه با هم اشتباه گرفته می‌شوند و گاهاً این دو موضوع به عنوان شبیه به یکدیگر در نظر گرفته می‌شوند. باید توجه داشت که فرآیندها، ثبت‌ها و جزئیات مرتبط با حسابداری موسسات خدماتی با حسابداری شرکت‌های بازرگانی متفاوت است.
تفاوت حسابداری خدماتی و حسابداری پیمانکاری
حسابداری خدماتی و حسابداری پیمانکاری دو زمینه مختلف هستند اما ممکن است با هم تداخل داشته باشند یا در برخی جوانب با یکدیگر ارتباط داشته باشند. در ادامه توضیحاتی درباره رابطه حسابداری شرکت های خدمات با حسابداری پیمانکاری آورده شده است:
ثبت هزینه‌ها و درآمد:
در حسابداری خدماتی، معمولاً هزینه‌ها و درآمدها مرتبط با ارائه خدمات به مشتریان ثبت می‌شوند.
در حسابداری پیمانکاری، هزینه‌ها و درآمدها اغلب به پروژه‌ها و قراردادهای خاص اختصاص دارند.
ثبت قراردادها:
در حسابداری خدماتی، ممکن است قراردادها بر اساس نوع خدمات ارائه شده به مشتریان ثبت شوند.
در حسابداری پیمانکاری، ثبت قراردادها معمولاً با پروژه‌ها و تعهدات مربوط به اجرای پروژه‌ها انجام می‌شود.
مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری
مدیریت مالی:
در هر دو حوزه حسابداری، مدیریت مالی اهمیت زیادی دارد اما در حسابداری پیمانکاری به مسائل مرتبط با پروژه‌ها و تأمین مالی پروژه‌ها نیز توجه ویژه‌ای شده است.
گزارش‌دهی مالی:
در حسابداری خدماتی، گزارش‌دهی ممکن است بر اساس نوع خدمات یا مشتریان انجام شود.
در حسابداری پیمانکاری، گزارش‌دهی معمولاً به تفکیک پروژه‌ها و قراردادهای خاص صورت می‌گیرد.
مدیریت ریسک:
در هر دو حوزه، مدیریت ریسک از اهمیت بالایی برخوردار است، اما نوع ریسک‌ها و راهکارهای مدیریت آن ها ممکن است در هر حوزه متفاوت باشد.
مواجهه با مسائل مالی و حقوقی:
در حسابداری پیمانکاری، مسائل مرتبط با قراردادها، اجرای پروژه‌ها و اخذ حقوقیات معمولاً پیچیده‌تر از حسابداری خدماتی است.
در کل، حسابداری خدماتی و پیمانکاری دو حوزه متفاوت هستند و اما ارتباطاتی در زمینه مالی و مدیریت ممکن است وجود داشته باشد. هر کدام از این حوزه‌ها نیاز به رویکردها و استراتژی‌های خاصی در حسابداری و مدیریت دارند.
