صورت وضعیت پیمانکاری چیست ؟| نحوه بررسی و رسیدگی به آن

یکی از موضوعات مهم و رایج در پروژه ‌های عمرانی و پیمانکاری ساختمان موضوع تنظیم صورت وضعیت پیمانکاری و تعیین تکلیف پرداخت مخارج و هزینه ‌های پروژه است. صورت ‌وضعیت سندی است که در یک مقطع زمانی مشخص میزان کار انجام ‌شده را تعیین می‌ کند و همچنین مبلغی که باید بابت آن پرداخت شود را نشان می‌ دهد. تنظیم کردن این سند مهم، دارای نکات زیادی است که ضروری است نسبت به آن اطلاعات کافی وجود داشته باشد تا از اختلافات و مشکلات آتی بین پیمانکار و کارفرما جلوگیری شود. در این مطلب از سایت کاوش فردا به تعریف صورت وضعیت پیمانکاری، اهمیت و انواع آن پرداخته ایم.

مقدمه

بعد از بستن قرارداد و اجرای عملیات توسط پیمانکار جهت انجام پرداختی ها به پیمانکار، ابتدا باید سندی تحت عنوان دفترچه “صورت وضعیت پیمانکاری” تهیه شود. صورت ‌وضعیت توسط پیمانکار تهیه و ارائه می‌ شود و پس از ارزیابی در صورت لزوم به اصلاح، توسط مشاور و کارفرما نهایی می شود و پس از اعمال کسورات قانونی پرداخت می‌ شود. تنظیم صورت وضعیت موقت، در حین انجام کار و صورت وضعیت قطعی در پایان کار انجام می شود.

صورت وضعیت چیست؟

به روز رسانی ‌های زمانی در مورد پیشرفت مراحل مختلف پروژه را صورت وضعیت پیمانکاری یا گزارش وضعیت پروژه (Project Status Report) می گویند. همان طور که در ابتدای مقاله ذکر شد صورت وضعیت سندی است که میزان کار انجام شده در یک مقطع زمانی مشخص را تعیین می کند و مبلغی که باید برای آن پرداخت شود را نشان می‌دهد. در نهایت این سند برای آگاهی رسانی و پرداخت هزینه ‌ها به کارفرما ارسال می‌شود.

پیشنهاد ما به شما این است که گزارش صورت وضعیت پیمانکاری به شکل منظم ارائه دهید. زیرا کمک می ‌کند تا همه ذینفعان را در جریان روند پیشرفت پروژه قرار دهد. به این علت که اگر پروژه در مسیر مناسبی نباشد گزارش صورت وضعیت به دیگران اطلاع می‌ دهد که تأخیر به چه علتی است و برای حل مشکلات چه کاری باید انجام داد. همچنین با توجه به طیف وسیعی از مقررات مالی و قانونی شرکت‌های پیمانکاری استفاده از سیستم نرم افزار حسابداری پیمانکاری در شرکت‌ ها می تواند تاثیر بسیار مهمی در پیشبرد اهداف پیمانکاران داشته باشد.

در حسابداری پیمانکاری به علت داشتن جزئیات متعددی از جمله وام ها، هزینه های مستقیم و غیر مستقیم، قوانین مالیاتی، سود و زیان و… فرآیند آن ها پیچیده و دشوار است. به طور کلی صورت وضعیت یک گزارش کار محسوب می ‌شود که هدف آن اطلاع رسانی از شرایط پروژه است.

مطالعه بیشتر: حسابداری پیمانکاری چیست ؟

صورت وضعیت تأییدشده چیست؟

برای دسترسی به صورت وضعیت پیمانکاری تایید شده ابتدا باید به تصویب مشاور یا گروه مشاورین برسد.اگر مبالغی که در صورت وضعیت ذکر شده تأیید نشود، این صورت وضعیت قابل اعتماد و اعتبار نخواهد بود؛ بنابراین، صورت وضعیت تایید شده به عنوان یک گزاره معتبر شناخته می‌شود که تمامی جزئیات و مراحل ضروری را رعایت کرده و در هنگام ارزیابی ها هیچ مشکلی به وجود نیامده است. پس از انجام تمام مراحل و عدم وجود هرگونه مشکل، این صورت وضعیت قابلیت پرداخت را خواهد داشت.

صورت وضعیت تجمیعی چیست؟

تمام صورت‌ وضعیت‌ هایی که به صورت تجمعی ایجاد می‌شوند، به عنوان صورت وضعیت تجمیعی شناخته می‌شود. همان‌گونه که اشاره شد، افراد ملزم به تهیه صورت وضعیت کلی کارها و هزینه‌های انجام شده تا پایان هر ماه هستند و آن را به کارفرما ارائه دهند. این به معنای ایجاد صورت وضعیت تجمیعی می‌باشد.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری پیمانکاری

صورت وضعیت پیمانکاری چیست؟

براساس ماده ۳۷ شرایط عمومی پیمان، تعریف صورت وضعیت پیمانکاری به صورت زیر می باشد. «در آخر هر ماه، باید وضعیت امور انجام شده از شروع تا تاریخ پایان کار طبق نقشه‌ های اجرایی، دستور کارها و صورت جلسه‌ ها توسط پیمانکار برآورد شود. همچنین پیمانکار باید مقدار مصالح ساختمانی استفاده شده و تجهیزات پای کار را در صورت وضعیت تعیین کند. سپس برطبق تعرفه‌ های معمول قرارداد پیمان یا فهرست بهای سال جاری، مبلغ گزارش صورت وضعیت را محاسبه کرده و آن را به مهندس ناظر تحویل دهد.»

در این بین کسی که می ‌تواند گزارش صورت وضعیت پیمانکاری را با اسناد و مدارک پیمان مطابقت دهد و همچنین در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام دهد و آن را به نزد کارفرما ارسال کند؛ مهندس مشاور است که به عنوان واسطه بین مهندس ناظر و کارفرما عمل می ‌کند. همچنین مهندس مشاور نحوه انجام کار را به پیمانکار اطلاع رسانی می ‌کند و در مدت تعیین شده، کارفرما وظیفه رسیدگی به صورت وضعیت‌ ها را دارد تا طبق آن مبلغ را به پیمانکار پرداخت کند.

عودت صورت وضعیت پیمانکاری

چنانچه صورت وضعیت ارسالی پیمانکار مستلزم اصلاحات متعدد باشد، مهندس مشاور و کارفرما آن را جهت رفع نواقص به پیمانکار عودت خواهند داد.

دلایل احتمالی برای بازگشت صورت وضعیت پیمانکاری:

• تصحیح مقادیر و فعالیت‌هایی که پیمانکار به عنوان علی‌الحساب در نظر گرفته است.
• درج بخشی از کار که هنوز به طور کامل در پروژه به پایان نرسیده است.

در صورت عدم تایید صورت وضعیت توسط مهندس مشاور، وی نسبت به اصلاح آن اقدام کرده و صورت وضعیت اصلاح شده را به کارفرما ارائه می‌نماید. با این حال، گاهی ممکن است کارفرما نیز با صورت وضعیت اصلاح شده موافق نباشد. در چنین مواردی، مهندس مشاور موظف است ظرف مدت پنج روز نسبت به اصلاح مجدد صورت وضعیت اقدام کرده و آن را به کارفرما ارسال نماید.

پیمانکار ممکن است با صورت‌های وضعیت اصلاح‌شده‌ای که کارفرما ارائه می‌کند، موافق نباشد. در چنین شرایطی، پیمانکار موظف است ظرف مدت سی روز دلایل مخالفت خود را به صورت کتبی به کارفرما اعلام کند. پس از آن، کارفرما مکلف است به بررسی ادعاهای پیمانکار پرداخته و در مورد آن تصمیم‌گیری کند.

نامه صورت وضعیت پیمانکار

نامه صورت وضعیت پیمانکار، یک اسناد اساسی در اداره پروژه ‌های ساخت و ساز می ‌باشد که از طرف پیمانکار به سازمان یا کارفرما ارسال می‌ گردد.

این نامه جزئیات وضعیت مالی و پیشرفت اجرایی پروژه را به تفصیل بررسی می‌کند. ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• اطلاعات پروژه: اطلاعات مربوط به پروژه شامل عنوان پروژه، شماره پیمان، تاریخ شروع و پایان، و سایر جزئیات مرتبط با پروژه.
• توضیحات پیشرفت کار: یکی از بخش های ثبت شده در نامه صورت وضعیت پیمانکار توضیحات پیشرفت کار است که درباره مراحل و پیشرفت کارهای انجام شده تا لحظه ارسال این نامه را شامل می شود.
• وضعیت مالی پروژه: شامل جزئیات مالی از قبیل هزینه ‌های واقعی تا آن زمان، میزان پرداخت‌ ها، هزینه ‌های باقیمانده و هرگونه تغییری که در بودجه ایجاد شده است.
• مشکلات و ریسک‌ها: ارائه اطلاعاتی درباره هر مسئله، ریسکی که ممکن است بر توسعه پروژه تأثیر بگذارد.
• پیشنهادات و راه‌حل‌ها: ارائه پیشنهادات به منظور حل مسائل یا ادامه بهبود در پروژه.
• تصاویر و اسناد: نمایش تصاویری از پیشرفت فیزیکی پروژه و هرگونه اسناد مرتبط.

اهمیت نامه صورت وضعیت پیمانکار در این است که این اسناد به کارفرما این امکان را می‌دهد تا وضعیت کلی پروژه را مشاهده کرده و به صورت پیوسته اطلاعات به‌روز درباره پیشرفت و مشکلات را دریافت نماید.

این نوع نامه‌ها برای مدیریت موثر پروژه و ایجاد ارتباط موثر با پیمانکاران بسیار حیاتی می‌باشد و به تضمین پیشرفت صحیح پروژه و هماهنگی با شرایط قراردادی کمک می‌کند.

مطالعه بیشتر: شرح خدمات مدیریت پیمان ساخت چیست؟

اهمیت نوشتن صورت وضعیت

همواره در طی یک پروژه ساختمانی گزارش صورت وضعیت پیمانکاری از سوی پیمانکار به کارفرما ارسال می ‌شود. تنظیم کردن صورت وضعیت به این دلیل اهمیت دارد که مدیران پروژه از فرآیند کارهای انجام شده مطلع شوند. تنظیم کردن این سند به تنهایی نوعی برنامه ریزی و کنترل پروژه محسوب می ‌شود تا بتوان روند اجرای کار تحت زمان مشخص و بهای از قبل تعیین شده، انجام داد.

یکی دیگر از دلایل اهمیت تنظیم صورت وضعیت پیمانکاری نشان دادن یک نمای کلی از مراحل اجرای پروژه می باشد. این گزارش به مدیران پروژه این پیام را می ‌رساند که پروژه آن ‌ها در چه مکانی قرار دارد و به کجا خواهد رفت. همچنین این گزارش می تواند نقاط ضعف را شناسایی کند و نیازهای پروژه (داشتن یا نداشتن صلاحیت اجرای کار) توسط پیمانکار مشخص شود. امروزه فعالیت های پیمانکاری روز به روز در حال افزایش است و حسابداری پیمانکاری بر قوانین پیمان ها، مبانی حقوقی قراردادها، قوانین مالیاتی و… نظارت دارد و آگاهی داشتن از دانش حسابداری و به روز بودن از فناوری نرم افزار حسابداری پیمانکاری در این حیطه کاری بسیار مهم می باشد چرا که می توان بسیاری از پروژه های پیمانکاری را مدیریت و اطلاعات مالی را تحلیل کرد.

در نهایت با ارائه صورت وضعیت می توان به این سوالات پاسخ داد: آیا اهداف پروژه محقق شده‌اند؟ آیا پروژه به موقع و با بودجه تعیین شده به اتمام رسیده است؟ چه موفقیت ‌هایی حاصل شد؟ با چه چالش ‌هایی روبرو خواهد بود؟

مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع قراردادهای پیمانکاری

انواع صورت وضعیت

براساس موارد مندرج در قانون، صورت وضعیت به دو نوع تقسیم بندی می‌شود:

۱-موقت

صورت وضعیت موقت به صورت دوره ای معمولا به صورت ماهانه توسط پیمانکار تهیه می ‌شود. علت تنظیم این سند به خاطر مطالبه مبالغی است که برای خرید مصالح ساختمانی و هزینه ‌های تجهیز کارگاه صرف شده است. پیمانکار موظف است سند موقت را به موقع به کارفرما تحویل دهد تا در پرداختی تأخیری ایجاد نشود.

مراحل رسیدگی به صورت وضعیت موقت

در زیر به 5 مورد از نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران از جمله صورت وضعیت موقت اشاره شده است.

1. رسیدگی پیمانکار: در آخر هر ماه پیمانکار به اندازه گیری وضعیت کارهای صورت گرفته از شروع کار تا تاریخ پایان اندازه گیری می پردازد. پیمانکار این اندازه گیری ها را بر اساس صورت مجالس، نقشه های اجرایی و دستور کارها انجام می دهد. نکته قابل توجه این است که در این اندازه گیری، مقدار مصالح و تجهیزات تعیین می شود. پیمانکار پس از انجام این مراحل طبق فهرست بهای منظم به پیمان، مبلغ صورت وضعیت را حساب کرده و در پایان آن را به مهندس ناظر تحویل می دهد.
2. رسیدگی مهندس مشاور: وظیفه مهندس مشاور، در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران از جمله صورت وضعیت موقت به این صورت است که ابتدا مبلغ صورت وضعیت پیمانکار را با مدارک پیمان تطابق داده و در صورت صلاحدید خود با ذکر دلیل اصلاح می نماید و در طی مدت ۱۰ روز مهلت دارد از تاریخی که آن را از مهندس ناظر دریافت کرده برای کارفرما ارسال کند. در پایان مراتب را باید به پیمانکار اطلاع دهد.
3. رسیدگی کارفرما: رسیدگی کارفرما در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران به ویژه در صورت وضعیت موقت به این شکل است که صورت وضعیتی که دریافت کرده را دوباره همراه با کارشناس طرح مورد بررسی قرار می دهد. پس از اینکه به صورت وضعیت موقت رسیدگی شد، توسط کارشناس طرح آن را به اداره پیمان و رسیدگی جهت رسیدگی نهایی ارجاع داده می شود. در نهایت اداره پیمان، طی مدت ۳ روز رسیدگی نهایی را باید انجام دهد.
4. رسیدگی اداره پیمان و رسیدگی: وظیفه اداره پیمان در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران به خصوص در صورت وضعیت موقت به این صورت است که پس از رسیدگی نهایی و کسر وجوهی که برای صورت وضعیت های موقت پیشین پرداخت شده، باقیمانده مبلغ قابل پرداخت به پیمانکار به همراه تنظیم برگه مالی به ذیحسابی اعلام می شود.
5. پرداخت صورت وضعیت موقت: هنگامی صورت وضعیت موقت پرداخت می شود که تمامی مصالح و تجهیزاتی درج شده در صورت وضعیت مزبور تحت تعلق کارفرما قرار گیرد.

مصالح پای کار در صورت وضعیت موقت

پیمانکار در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران با نوشتن صورت وضعیت موقت دو هزینه را طلب می‌کند:

• هزینه کارهای انجام شده
• هزینه مصالح پای کار

کارفرما ۷۰ درصد از هزینه ‌های انجام شده به عنوان مصالح پای کار جهت تقویت بنیه مالی پیمانکار به پیمانکار پرداخت می ‌کند. در اصل پیمانکار این مبلغ هزینه را پرداخت کرده اما چون هنوز در پروژه مصرف نشده است نمی‌تواند آن را به عنوان فعالیت انجام شده در صورت وضعیت‌های موقت بگیرد. نکته قابل تامل این است که مصالح خریداری شده زمانی پای کار حساب می‌شوند که وارد کارگاه شده باشند. در ادامه با ذکر مثال درک این موضوع را برای شما راحت تر کرده ایم:

پیمانکاری، ۲۰ تن شن، ۲۰ تن ماسه و ۱۰ تن سیمان خریداری کرده است. قسمتی از مصالح را صرف درست کردن بتن کرده و ۱۰ متر مکعب بتن ریزی داشته است. به عبارتی میزان ۱۰ تن شن، ۱۰ تن ماسه و ۶ تن سیمان باقی مانده است. هزینه مربوط به ۱۰ متر مکعب بتن ریزی که در قرارداد قید شده پرداخت می‌گردد. به عبارتی دیگر هزینه مصالح پای کار باقی مانده که شامل ۱۰ تن شن، ۱۰ تن ماسه و ۶ تن سیمان بود طبق فهرست بها منظم کارفرما ۷۰ درصد این مبلغ را به پیمانکار پردداخت می‌کند.

در صورت وضعیت قطعی هزینه مصالح پای کار به پیمانکار پرداخت نمی‌شود. به این علت که پروژه تمام شده و نیازی به مصالح پای کار برای ادامه پروژه نیست و پیمانکار می‌تواند مصالح باقی مانده را برای خود بردارد.

۲-قطعی

تنظیم و ارائه این نوع صورت وضعیت در پایان کار و با ارائه مستندات انجام می شود. هزینه‌ هایی از جمله هزینه برچیدن کارگاه و کارهای باقی مانده در این صورت وضعیت اشاره می‌شود. پیمانکار باید صورت وضعیت قطعی را به مهندس مشاور، طبق کارهایی که انجام داده است را ارائه دهد تا روند کار به کارفرما اطلاع رسانی شود. همچنین گزارش صورت وضعیت قطعی به صورت موقت نیز قابل ارائه می باشد.

در صورت وضعیت چه مواردی باید قید شوند؟

در زیر مواردی اشاره شده که نشان دهنده یک صورت وضعیت پیمانکاری استاندارد می باشد.

• شناسنامه: به مواردی از جمله موضوع پیمان، تاریخ و مدت پیمان، مشخصات پیمانکار، مشخصات مشاور، مشخصات کارفرما و تمام مفاد توافق شده در قرارداد که در صفحه اول هر صورت وضعیت اشاره دارد شناسنامه می گویند.

• مستندات: ابلاغیه ‌های دریافتی شامل صورت جلسات و دستور کارها از سمت کارفرما است که به صورت مستند در صورت وضعیت قید می شوند.
• ریز متره: موارد مربوط به به ریز متره امور اجرایی که در گزارش وضعیت قید می شود.
• خلاصه متره: مختصری است از کارهای انجام شده و هزینه ‌های مربوط به آن‌ که از ریز متره استخراج شده است.
• ریز مالی: برای ارائه صورت وضعیت قطعی ریز مالی تنظیم می ‌شود. ریز مالی مبالغی است که از ابتدای پروژه هزینه شده است.
• خلاصه مالی کل: سندی است که خلاصه‌ برآوردهای هزینه پروژه در آن اشاره شده است. برای تهیه این سند از سند ریز مالی استفاده می کنند.
• فاکتورهای خرید: فاکتورهای خرید هزینه مصالح و تجهیزات پای کار است که توسط پیمانکار خریداری می شود. نکته مهم این است که فاکتورها باید معتبر و قابل پیگیری باشند.

نکته ای که در این مبحث قابل تامل است این است که در برخی پروژه ‌های عمرانی مانند سد سازی که اجرای پروژه زمان ‌بَر می باشد؛ خلاصه مالی فصلی آن در سند صورت وضعیت ارائه می ‌شود.

هر چند وقت یک بار صورت وضعیت تنظیم می شود؟

ارائه و تنظیم صورت وضعیت پیمانکاری بیشتر به ماهیت پروژه بر می گردد. بدین معنا که گزارش ‌های هفتگی برای پروژه ‌های بزرگ و حساس مناسب است و گزارش ماهانه برای پروژه متوسط و کوچک ضروری می باشد. پیشنهاد ما به شما این است که گزارش صورت وضعیت را به صورت هفتگی برای مدیریت پروژه ‌های خود در نظر بگیرید. به عبارتی دیگر خود را وادار کنید که صورت وضعیت ‌ها را هر روز و در یک ساعت خاص ثبت کنید. مزیت ارسال صورت وضعیت ها به صورت هفتگی این است که می توان از جلسات متعدد و اغلب غیر ضروری مربوط به یک پروژه اجتناب کرد.

نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران

در ابتدای مقاله به موضوع صورت وضعیت پیمانکاری در قراردادهای پیمانکاری که یکی از مسائل بسیار مهم در قراردادها هستند اشاره شد. صورت وضعیت، یک سند کتبی است که کلیه خدمات اجرایی که پیمانکار باید در مدت زمان تعیین شده بر طبق قرارداد و مفاد پیمان انجام دهد را نشان می دهد. بیشتر اوقلات اختلافاتی که میان کارفرما و پیمانکار به وجود می آید، مربوط به صورت وضعیت پیمانکاری است.در آخر هر ماه پیمانکار، وضعیت کارهای انجام شده طبق نقشه‌های اجرایی از شروع کار تا آن تاریخ، اندازه گیری کرده و مقدار مصالح و تجهیزات پای کار را مشخص می‌کند و سپس بر طبق فهرست بها، مبلغ صورت وضعیت موقت را محاسبه و آن را در آخر همان ماه به مهندس ناظر تحویل می‌دهد.

به طور کلی نظارت و کنترل بر نحوه اجرای صحیح پروژه بر طبق نقشه‌ها و دستورکارها و همچنین نحوه رسیدگی به صورت وضعیت‌ پیمانکاران به وسیله یک شخص حقیقی یا حقوقی انجام می‌گیرد که از طرف کارفرما یا مشاور انتخاب شده است. در ادامه درباره نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران بحث کرده ایم.

برای سرعت بخشیدن به نحوه بررسی صورت وضعیت پیمانکار، چه اقداماتی باید انجام داد؟

یکی از پرسش‌های رایج این است که چه راهکارهایی برای سرعت بخشیدن به روند بررسی کارکردهای ارائه شده توسط پیمانکار از سوی مهندسین مشاور و کارفرما وجود دارد؟

برای پاسخ به سوال سرعت بخشیدن به نحوه بررسی صورت وضعیت پیمانکار، می‌توان چندین راهکار پیشنهاد داد:

تمام موارد درج شده در کارکردهای موقت، قطعی و ماقبل قطعی باید به همراه منابع و اسناد معتبر آورده شوند تا صحت آن‌ها تأیید گردد. کارکردهای ارائه‌شده لازم است به صورت منظم و جلد شده تحویل داده شوند.

روی هر کارکرد باید اطلاعاتی از جمله نام پروژه، شماره کارکرد، نام کارفرما، مشاور و پیمانکار، و همچنین تاریخ و زمان مربوط به آن قید شود. علاوه بر این، نسخه‌های اختصاصی برای کارفرما، مشاور، امور مالی و پیمانکار باید مشخص و تفکیک شده باشند تا فرایند پیگیری و بررسی به راحتی انجام گیرد.

برای حفظ وضوح و دقت، کارکردها باید به صورت خوانا و با استفاده از ابزارهای کامپیوتری تهیه شوند. ترجیحاً از واژگان فارسی به جای معادل‌های بیگانه استفاده گردد تا فهم و بررسی آن‌ها ساده‌تر باشد. همچنین، بهره‌گیری از جداول استاندارد برای تنظیم داده‌ها به منظور سازماندهی بهتر و تسهیل بررسی الزامی است.

علاوه بر این، صورت‌جلسات و دستور کارهای مربوطه باید به صورت ضمیمه به انتهای گزارش اضافه شوند تا در صورت نیاز به بررسی‌های دقیق‌تر، این مستندات در دسترس باشند. ارائه این مستندات به صورت منظم و دقیق، باعث می‌شود تا نحوه بررسی صورت وضعیت پیمانکار سریع‌تر و با دقت بیشتری انجام شود و از بروز اختلافات احتمالی میان طرفین جلوگیری شود.

مطالعه بیشتر: فرق کارفرما و پیمانکار در چست: 8 مورد مهم

5 نکته مهم برای جلوگیری از اشتباهات رایج در صورتحساب پیمانکاران

در ابتدای مقاله درباره نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران اشاره کردیم. بعد از صدور آن، باید 7 نکته جهت جلوگیری از اشتباهات رایجی که حسابداران در صورت وضعیت آن ها انجام می دهند در نظر داشته باشید.

1. فراموش نکنید که ساعات کاری خود را پیگیری کنید

در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران یکی از نکاتی که باید دقت داشت این است که ساعت کاری خود را پیگیری کنید. درست از همان ابتدای کار، باید راهی برای پیگیری چند ساعت کار برای هر پیمانکار داشته باشید. ممکن است شما یادداشت در یک دفتر رابرای پیگیری انتخاب کنید و یا ممکن است از نرم افزار صورتحساب استفاده کنید که دارای عملکرد ردیاب زمان است. با این حال شما باید یک رکورد دقیق داشته باشید. در غیر این صورت نمی توانید فاکتورهای دقیق ایجاد کنید. شما باید زمانی که پیمانکار شروع به کار می کند، زمانی که تمام می کند و کارهایی که برای همه چیز انجام می دهد، یادداشت کنید.

2. آن فاکتور را فوراً ارسال کنید

یکی از نکاتی که در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران باید در نظر داشته باشید تا مرتکب اشتباه نشوید این است که بعد از صدور فاکتور سریعا آن را ارسال کنید. اگر به محض اتمام کار فاکتور خود را در اختیار پیمانکار قرار دهید، هر دو می‌توانید منظم‌تر بمانید. این به پیمانکار شما نشان می دهد که پرداخت به موقع برای شما مهم است، زیرا فاکتور را فورا ارسال کرده اید.

3. فرمت صورت وضعیت پیمانکار

قالب بندی فاکتورها به طور مداوم در طول زمان باعث صرفه جویی در وقت شما می شود و ظاهر حرفه ای شما را حفظ می کند. داشتن فرمت بدین معنی است که همه چیز برای پیمانکاران کاملاً واضح است. هیچ سوالی در مورد اینکه کجا اطلاعات فاکتور خود را پیدا نمیکنند از شما خواهند خواست. در ضمن فرمت فاکتور جای بازی با فونت ها و رنگ های مختلف نیست!

4. شرایط پرداخت خود را به اشتراک بگذارید

از دیگر نکات نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران این است که شرایط پرداخت خود را به اشتراک بگذارید. صحبت کردن در مورد شرایط و ضوابط بخشی از روند کاری شما است و ذکر مجدد شرایط پرداخت در فاکتور جای ضرر و نگرانی ندارد. چرا که آن ها قبلاً در شروع کار با امضای قرارداد شما با آن ها موافقت کرده اند و این فقط یک یادآوری کوچکی است.

5. درست نگه داشتن پرداختی ها برای زمان مالیات

یکی دیگر از نکات در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران این است که پرداختی ها درست نگه دارید تا هنگام رسیدگی به امور مالیات دچار سردرگمی نشوید چرا که یکی از انواع مالیات ها، مالیات بر حقوق است. فاکتورهای شما بخش بزرگی از سوابق مالی شما را تشکیل می دهند و باید دقیق باشند. آن ها مدرک شما برای اظهارنامه مالیات بر درآمد خوداشتغالی شما هستند.

شما ممکن است تعهد خود را برای پرداخت هزینه های مراقبت های بهداشتی، تامین اجتماعی و مالیات بر درآمد را با نظارت مداوم بر درآمد، هزینه های تجاری و کسر مالیات خود برآورده کنید. یکی از راه های انجام این کار در شرکت شما از طریق فاکتورهای حرفه ای است. سازماندهی به این معنی است که در زمان پرداخت مالیات از بازی جلوتر هستید.

مطالعه بیشتر: مالیات حقوق چیست؟

ثبت صورت وضعیت پیمانکاری در سامانه مودیان

کمی قبل تر برای ثبت در سامانه مودیان صورت وضعیت ها می بایست به ازای هر صورت وضعیت تایید شده، یک صورتحساب فروش صادر می کردید.اما با آپدیت سامانه مودیان ، امکان ایجاد شناسه قرارداد فراهم شده است و به شما اجازه می‌دهد تا در قراردادهایتان یک شناسه قرارداد را ذکر کنید. بدین ترتیب هنگام ثبت صورت وضعیت پیمانکاری می بایست شناسه قرارداد را درج نمایید.

مراحل دریافت شناسه قرارداد به این شکل است:

1. وارد بخش “کارپوشه” در سامانه مودیان شوید.
2. “مدیریت قراردادها” را انتخاب کنید و به گزینه “پیمانکار” بروید.
3. اطلاعات کارفرمای خود را در سامانه وارد کرده و طرف قرارداد خود را تأیید کنید.
4. اطلاعات مربوط به قرارداد را تأیید کنید و نوع معاهده و تاریخ آن را مشخص کنید.
5. در صورتی که پیش پرداختی از کارفرمای خود گرفته‌اید، این مبلغ را نیز وارد کنید.
6. اطلاعات وارد شده را تأیید کرده و ثبت نهایی اطلاعات را انجام دهید.

در پایان، یک شناسه قرارداد برای شما تولید می‌شود که می‌توانید از آن برای ثبت صورت وضعیت پیمانکاری در سامانه مودیان استفاده نمایید.

مطالعه بیشتر: مهم ترین نکاتی که باید درباره سامانه مودیان مالیاتی بدانید

روش ثبت صورت ‌وضعیت پیمانکاری در نرم ‌افزار حسابداری

ثبت دقیق و بدون خطای صورت وضعیت در نرم‌ افزار حسابداری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، چرا که هرگونه اشتباه ممکن است به اعمال جریمه ‌های مالیاتی منجر شود. از سوی دیگر، پیمانکاران جهت شرکت در مناقصه موظف به ارائه ضمانت ‌نامه بانکی هستند. برای دریافت این ضمانت‌نامه، پیمانکار باید کارمزد مشخصی را به بانک پرداخت نموده و همچنین وثیقه‌ای را به عنوان تضمین ارائه دهد.

• حساب‌های انتظامی (برای وثیقه ضمانت‌نامه مناقصه مربوطه): بدهکار
• حساب‌های انتظامی (برای ضمانت‌نامه مناقصه مربوطه): بدهکار
• طرف حساب‌های انتظامی (برای وثیقه ضمانت‌نامه مناقصه مربوطه): بستانکار
• طرف حساب‌های انتظامی (برای ضمانت‌نامه مناقصه مربوطه): بستانکار
• هزینه کارمزد بانکی: بدهکار
• بانک: بستانکار

پس از نهایی شدن توافقات و صدور ضمانت‌نامه، قرارداد پیمانکاری منعقد می‌شود. همزمان با صدور ضمانت‌نامه و به منظور تأمین وثیقه، سند صورت وضعیت پیمانکاری نیز ثبت می‌گردد. پیمانکار موظف است پیش از امضای قرارداد، ضمانت‌نامه‌ای به ارزش ۵ درصد مبلغ اولیه قرارداد را از بانک مورد تایید کارفرما دریافت و تحویل دهد. مدت اعتبار این ضمانت‌نامه تا زمان تحویل اولین صورت ‌مجلس موقت خواهد بود و پیمانکار باید پیش از انقضای این مدت نسبت به تمدید آن اقدام کند. چنانچه تحویل صورت‌مجلس موقت با تأخیر همراه باشد، پیمانکار مسئول تمدید به‌موقع ضمانت‌نامه خواهد بود.

مطالعه بیشتر: صفر تا صد حسابداری بیمه پیمانکاری

مراحل رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران

نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران اصول و مراحل اجرایی دارد. این مراحل به ترتیب شامل:

• • دریافت صورت وضعیت پیمانکار
  • بررسی میزان کارکرد پیمانکار
  • بررسی محاسبات انجام گرفته
  • بررسی صورت وضعیت
  • تایید صورت وضعیت و ارجاع آن جهت پرداخت

نحوه محاسبه صورت وضعیت پیمانکار

نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران به این صورت است که ابتدا مشاور و کارفرما هر دو صورت وضعیت پیمانکار را ارزیابی و اصلاح کرده و اگر مشکلات زیادی داشت آن را به پیمانکار برگشت می‌دهند. برگشت صورت وضعیت پیمانکار به این معنا است که صورت جلسه برای برخی آیتم‌ها در نظر گرفته نشده است و همچنین تصحیح مقادیر و فعالیت‌هایی که پیمانکار به عنوان علی الحساب در نظر گرفته و آوردن آیتمی که هنوز به طور کامل انجام نشده است.

در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران اگر صورت وضعیت پیمانکار مورد تایید مشاور قرار نگرفت باید آن را اصلاح و برای کارفرما جهت اطلاع ارسال کند. اگر مقدار اصلاحات خیلی زیاد باشد صورت وضعیت را به پیمانکار برگشت داده تا مجدد بازنویسی را انجام دهد.

گاهی اوقات صورت وضعیت ارسال شده از طرف مهندس مشاور نیز مورد تأیید کارفرما قرار نمی‌گیرد. در این صورت کارفرما پس از کسر کسورات قانونی پیمان، تا ۷۰ درصد مبلغ صورت وضعیتی را که مهندس مشاور ارسال کرده به عنوان علی الحساب به پیمانکار پرداخت می‌کند. در این حالت کارفرما صورت وضعیت را همراه با دلایل رد آن، برای تصحیح به مهندس مشاور عودت می دهد تا پس از اعمال اصلاحات مورد نیاز در حداکثر مدت ۵ روز، مجدد برای کارفرما ارسال کند.

در نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران، آغاز مهلت پرداخت مبلغ صورت وضعیت از تاریخی است که صورت وضعیت تصحیح شده به کارفرما داده می شود. در صورتی که پیمانکار نسبت به صورت وضعیت اصلاح شده خود معترض باشد، باید اعتراض خود را همراه با ذکر دلیل، حداکثر به مدت یک ماه، به کارفرما اعلام ‌کند تا مورد رسیدگی قرار گیرد.

انواع کسورات در صورت وضعیت پیمانکاری

کسورات به معنای مقادیری هستند که از مقدار اصلی کاسته می‌شوند تا هزینه خالص به دست آید. در صورت وضعیت پیمانکاری، چهار نمونه مدل از انواع کسورات مشاهده می‌شود که در ادامه به تعریف هر کدام از آن ها پرداخته ایم.

1. کسور بیمه تامین اجتماعی
2. کسور تضمین حُسن انجام کار
3. کسور پیش پرداخت
4. کسور مالیات

مطالعه بیشتر: آشنایی با قوانین بیمه کارفرما

ثبت حسابداری صورت وضعیت پیمانکاری

تا کنون، ما اکثر نکات و جزئیات ضروری را در این مقاله بیان کرده‌ایم، و حالا نیاز است که نحوه ثبت حسابداری برای وضعیت پیمانکاری را آموزش دهیم. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا در صورتی که تصمیم به شروع فعالیت در این حوزه کنید، با مشکلات جدی مواجه نشوید.

ثبت حسابداری صورت وضعیت پیمانکاری نسبت به نسخه‌های دیگر از ثبت حسابداری نسبتاً ساده‌تر است و تنها نیازمند دقت کافی است. با این حال، به علت اهمیت بسیار زیاد اسناد حسابداری، در مقاله مهم ترین نکات در انواع ثبت حسابداری، به طور جامع به نحوه ثبت اسناد حسابداری پرداخته‌ایم. اما در این بخش به صورت خاص به روش‌های ثبت حسابداری صورت وضعیت پیمان می‌پردازیم.

در ادامه ثبت حسابداری این نوع صورت وضعیت را با ارائه یک مثال توضیح داده ایم، تا شما بتوانید به صورت عمیق‌تری با مسائل و جزئیات ثبت حسابداری آشنا شوید.

نمونه مثال ثبت حسابداری صورت وضعیت پیمانکاری

مبلغ ابتدایی قرارداد به اندازه 10,000,000,000 ریال با تدوین صورت وضعیت به پیمانکار پرداخت گردیده است، که شامل موارد زیر می‌شود.

• صورت وضعیت اول: 2,000,000,000 ریال
• صورت وضعیت دوم: 4,000,000,000 ریال

پرداخت ‌های انجام شده در صورت وضعیت اول و دوم به ترتیب به مقدار 500,000,000 ریال و 88,000,000 ریال انجام پذیرفته است.

میزان کسورات در صورت وضعیت اول به اندازه 400,000,000 ریال و در صورت وضعیت دوم به مقدار 45,000,000 ریال است.

انجام ثبت های هر دو صورت وضعیت در دفاتر پیمانکار و کارفرما به صورت زیر انجام می شود.

دیگر صورت وضعیت پیمانکاری همانند مدل بالا در دفاتر پیمانکار و کارفرما ثبت می شود.

نرم افزار حسابداری پیمانکاری کاوش فردا

نرم افزار حسابداری پیمانکاری کاوش فردا نرم افزاری جامع با قابلیت ثبت و طبقه بندی اسناد حقوقی و مالی، گزارش گیری مالی، مالیاتی و انجام روند و فرآیندهای حسابداری برای همه کسب و کارها را فراهم می کند. این مجموعه با تکیه بر دانش و تخصص پرسنل خود طراحی و تولید نرم افزارهای حسابداری برای سازمان ها، شرکت ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ ایجاد کرده است و تمامی انتظارات شما را از یک نرم افزار حرفه ای حسابداری پیمانکاری برآورده می‌کند.

سندی که میزان کار ارائه شده را در مدت زمان مشخص طبق قرارداد باید پرداخت شود، صورت وضعیت پیمانکاری می گویند. مهم ترین قسمت صورت وضعیت، تاییدیه کارفرما و مهندس ناظر است. پیمانکار باید در تهیه‌ی صورت وضعیت دقت بالایی داشته باشد. به این علت که نتایج شفاف باشد و صورت وضعیت برگشت داده نشود. در صورتی که صورت وضعیت مورد تایید نباشد توسط مهندس مشاور ظرف مدت 10 روز اصلاح داده شده و مجدد به کارفرما ارسال می شود.