دفتر معین یک ابزار حسابداری غیررسمی است که برای جزئی‌ترین ثبت و ذخیره اطلاعات مربوط به حسابداری به کار می رود. ورودی های این دفتر شامل اطلاعاتی از قبیل پول نقد، حساب های دریافتنی، سرمایه‌گذاری ها، موجودی کالا، حساب های قابل پرداخت، هزینه های تعهدی و سپرده‌های مشتری می‌شود. در این مقاله، با ما همراه باشید تا با این ابزار حسابداری آشنا شده و نحوه عملکرد و نیز روش تدوین آن را بیاموزید.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع نرم افزارهای حسابداری کاوش فردا
دفتر معین چیست؟
دفتر معین یک ابزار حسابداری است که برای ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به ترازنامه و صورت سود و زیان به کار می‌رود. ورودی های این دفتر شامل اطلاعاتی از قبیل پول نقد، حسابهای دریافتنی، سرمایه‌گذاری ها، موجودی کالا، حسابهای قابل پرداخت، هزینه‌های تعهدی و سپرده‌های مشتری می شود. در این مقاله، با ما همراه باشید تا با این ابزار حسابداری آشنا شده و نحوه عملکرد و نیز روش تدوین آن را بیاموزید.
از این دفتر به منظور تولید صورت های مالی اصلی از جمله صورت سود، جریان وجوه نقد، و ترازنامه شرکت استفاده می‌شود. می توانید این دفتر را به عنوان یک مجموعه از نمودار حساب‌ها در نظر بگیرید، جایی که تمام ورودی‌های دفاتر حسابداری به جزحاشیه های توضیحی مورد بررسی قرار می گیرد.
بعضی از حساب های موجود در دفتر معین، سوابق خلاصه ای هستند که به عنوان حساب های کنترل شناخته می شوند. اطلاعات مربوط به هر حساب کنترل در خارج از دفتر حساب فرعی به صورت خلاصه نگهداری می شود. به عنوان نمونه، حساب های پرداختنی ممکن است به عنوان یک حساب کنترل در دفتر کل باشند و دفتر حساب فرعی نیز هر فعالیت فروشنده را شامل می شود. حساب های دیگر در دفتر شامل مواردی نظیر تجهیزات، حساب های قابل پرداخت و موجودی کالا می گردند.
دفتر معین و حساب های آن
همان‌گونه که پیش‌تر ذکر شد، دفتر معین یک ابزار حسابداری است که برای سازماندهی، نگهداری و خلاصه سازی معاملات یک شرکت به کار می رود. به عنوان مثال، حساب های ترازنامه که معمولاً در دفتر کل موجودند، شامل:
حسابهای دارایی شامل اقلامی چون وجوه نقد، حسابهای دریافتنی، موجودی، سرمایه‌گذاری‌ها، زمین و تجهیزات می‌باشند.
حسابهای بدهی شامل عناوینی نظیر یادداشت‌های قابل پرداخت، حسابهای پرداختنی، و هزینه‌های قابل پرداخت می‌شوند.
سپرده‌های مشتری در حساب سهامداران شامل مواردی چون سهام عادی، سود بازمانده، سهام خزانه‌داری و سایر درآمدهای جامع انباشته هستند.
توضیح برخی از حسابهای دفتر معین و روش تنظیم آن‌ها به این شکل است:
حساب های درآمد عملیاتی شامل مواردی همچون درآمد و هزینه‌های مربوط به فروش و خدمات می‌باشند.
حساب های هزینه عملیاتی شامل اقلامی چون هزینه حقوق، هزینه اجاره و هزینه تبلیغات می‌شوند.
حساب های غیر عملیاتی یا حساب های درآمد دیگر، همچون سود فروش دارایی‌ها، هزینه بهره و ضرر در فروش دارایی ها، شامل اقلامی خاص هستند.
تعدادی از حساب های این نوع دفتر قابل تبدیل به سوابق خلاصه هستند که به آن ها به عنوان حساب های کنترل اطلاق می شود. در چنین شرایطی، تمام جزئیات موجود در یکی از حساب های کنترل در دسترس خواهد بود و این جزئیات در یک دفتر فرعی نیز نگهداری می‌شود.
یک نمونه متداول از حساب در این دفتر که ممکن است به یک حساب کنترل تبدیل گردد، حساب دریافتنی است. مبالغ خلاصه در حساب کنترل دریافتنی ثبت می‌شود و جزئیات مرتبط با فعالیت اعتباری هر مشتری در زیرمجموعه حسابهای دریافتنی نیز در دسترس قرار می‌گیرد. حساب های دیگر در این دفتر که به حسابهای کنترل قابل تبدیل هستند، شامل مواردی چون موجودی، تجهیزات، و حسابهای قابل پرداخت می‌شوند.
حساب های دیگر در دفتر معین که ممکن است به حساب های کنترل تبدیل گردند، شامل مواردی همچون موجودی، تجهیزات و حسابهای قابل پرداخت می باشند.
مطالعه بیشتر: آموزش نگارش دفتر کل در حسابداری
نحوه عملکرد دفتر معین
یک دفتر معین، پایه یک سیستم است که حسابداران برای ذخیره و سازماندهی اطلاعات مالی استفاده می‌کنند تا صورت‌های مالی شرکت ایجاد شود. معاملات در حسابهای دفتر اصلی به صورت جداگانه و مطابق با نمودار حساب شرکت ثبت می‌شوند. سپس معاملات در این دفتر خلاصه می‌شوند و حسابدار تراز آزمایشی را تهیه می‌کند که به عنوان گزارشی از موازنه حسابهای مختلف استفاده می‌شود.
معاملات در حساب های دفتر اصلی به صورت جداگانه ثبت می شوند، همان طور که در نمودار حساب شرکت تعریف شده است. سپس معاملات بسته شده در دفتر معین خلاصه می‌شوند و حسابدار یک تراز آزمایشی ایجاد می‌کند که به عنوان گزارشی از مانده حسابهای هر یک از دفاتر عرضه می‌شود. تراز آزمایشی از نظر خطا بازبینی می‌شود و با اضافه کردن اطلاعات اضافی لازم تنظیم می‌شود. سپس تراز آزمایشی تنظیم شده به منظور ایجاد صورت‌های مالی به کار می‌رود.
دفتر معین بیانگر چیست؟
در این دفتر، جزئیات معاملات متعدد در سطوح مختلف ثبت می‌شوند که سپس برای تولید گزارش‌های مالی مانند تراز آزمایشی، صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان‌های نقدی و سایر گزارش‌های مالی خلاصه می‌شوند. این عملیات به تحلیل و ارزیابی مداوم عملکرد شرکت کمک کرده و اطلاعات مورد نیاز برای حسابداران، مدیران شرکت، تحلیلگران، سرمایه‌گذاران و سایر سهامداران فراهم می‌کند.
زمانی که هزینه‌ها در یک دوره خاص افزایش می‌یابد یا شرکت تراکنش‌های جدیدی را ثبت می‌کند که بر درآمد، درآمد خالص یا شاخص‌های مالی مهم دیگر تأثیر می‌گذارد، داده‌های صورت‌های مالی به طور معمول تمام ماجرا را به درستی نشان نمی‌دهد.
بررسی دقیق دفتر معین و تجزیه و تحلیل هر تراکنش ثبت شده برای شناسایی مکان مسائل، در خصوص انواع خطاهای حسابداری خاص، امری ضروری است. در برخی موارد، این فرآیند ممکن است شامل مرور ده‌ها مورد از دفاتر شود، اما حفظ صورت‌های مالی شرکت بدون هیچ گونه اشتباه یا ایرادی از اهمیت ویژه برخوردار است.
ابن دفتر، پایه و اساس سیستم حسابداری یک شرکت است. حساب های دفتر کل شامل تمام داده های معاملات مورد نیاز برای تهیه صورت سود، ترازنامه و سایر گزارش های مالی است.
تحریر دفتر معین به چه صورت انجام می شود؟
روش نگارش دفتر معین به طور کلی شبیه دفتر کل است. در دفاتر کل، شما تاریخ و مقدار هر معامله تجاری را بر اساس نوع آن ثبت می‌کنید. اما در این دفتر، این اطلاعات به حسابهای خاصی تقسیم می‌شود و این امکان را فراهم می‌کند که تمام معاملات خود، از جمله وجه نقد، حسابهای دریافتنی، و فروش را با جزئیات در برگه‌های خود مشاهده کنید. در ادامه، فرآیند نگارش دفتر معین به صورت گام به گام شرح داده شده است.
صفحه‌ای در دفتر معین برای هر حساب اختصاص دهید. دفترچه های حساب مختلف را بر اساس نام و شماره مرجع آن‌ها ایجاد کنید. این دفتر احتمالاً معاملات نقدی را نشان می‌دهد. شما ورودی‌های دفتر روزنامه خود را در دفترهای مربوط کپی خواهید کرد، بنابراین برای هر حساب موجود در دفتر کل، به یک دفترچه نیاز خواهید داشت. برای ایجاد یک نظم برای حفظ هر شماره حساب، بهتر است یک صفحه فهرست مطالب نیز در نظر بگیرید.
در صورت وجود هزینه‌های غیرمعمول، ممکن است بخواهید یک “دفتر معین” نیز راه اندازی کنید که معاملات خارج از عرف مانند اظهارنامه مالیاتی، فروش، هزینه‌های شخصی و موارد مشابه را جمع‌آوری کند.
ستونی در سمت چپ صفحه برای تاریخ، شماره مجله و توضیحات ایجاد کنید. این اطلاعات می‌توانند به طور مستقیم از ورودی دفتر روزنامه یا دفتر کل شما در معامله کپی شوند.
تقسیم بخش‌های دیگر این دفتر به دسته‌های بدهکار، بستانکار، و مانده را در نظر بگیرید. در این دفتر، بخش بدهکار به میزان پولی که دریافت می‌کنید اختصاص داده می‌شود. همچنین بخش بستانکار به مقدار پولی اشاره دارد که شما بدهکار یا پرداخت کرده‌اید، و بخش مانده به تفاوت بین مقدار بدهی و بستانکار اشاره دارد.
یک دفتر معین کامل، جزئیات هر حساب را به گونه‌ای نمایش می‌دهد که هر فردی قادر به مشاهده آن و درک کاملی از مقدار پول در هر گروه دریافت یا هزینه شده خواهد بود. صفحه اول شامل نمودار حساب‌هاست که هر حساب را در این دفتر به همراه شماره آن، مانند “پول نقد”، مشخص می‌کند تا افراد بتوانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند. به منظور دسترسی آسان‌تر، حساب‌ها را به دفتر اضافه کنید.
موجودی بدهی و اعتبار را برای هر حساب در پایین صفحه جمع بزنید.
این روش به شما این اطمینان را می‌دهد که کل مبلغ مرتبط با شما یا برای هر حساب بدهکاری را مشخص کنید. اگر اعتبارات از بدهی‌ها بیشتر باشند، این حساب به عنوان حسابی در وضعیت از دست دادن پول خواهد بود. به هر حال، انتظار می‌رود که حسابهای پرداختنی همواره دارای بدهی باشند، زیرا که این لیست شامل تمام پولی است که به شما بدهکار شده است.
فرق دفتر کل و معین در چیست؟
در دفتر کل، هر معامله بر اساس نوع آن با ذکر میزان و تاریخ نوشته می‌شود. اما در دفتر معین، این اطلاعات به دسته‌های خاصی تقسیم می‌شود و این دسته‌بندی باعث می‌شود تا میزان پول نقد، حسابهای قابل پرداخت، پیش‌پرداخت‌ها، هزینه‌های تعهد شده، مبالغ سپرده‌شده نزد سازمان، موجودی کالا و محصولات، و سایر رویدادهای مالی شرکت به طور دقیق مورد بررسی قرار گیرد.
در واقع، جزئیات معاملات دفتر معین به صورت خلاصه و بر اساس نوع معامله در دفتر کل ثبت می‌شود. تاکید می‌شود که موازنه حساب در این دفتر باید با موازنه حساب در دفتر کل همخوانی داشته باشد.
تمام جزئیات مانند نام طلبکاران و بستانکاران در این دفتر پر شده ثبت می‌شود، اما در دفتر کل، سرفصل‌های حسابداری مانند جمع بدهکاران و بستانکاران درج می‌گردد. از دیگر تفاوت‌های دفتر کل با دفتر معین می‌توان به این اشاره کرد که به منظور بررسی اظهارنامه، دفتر کل باید در اختیار اداره دارایی قرار گیرد، اما ضروری نیست که این دفتر را به اداره دارایی تحویل دهید.
نمونه پرشده دفتر معین
دفتر معین از ستون‌های مختلفی تشکیل شده است که شامل تاریخ، شماره، شرح، ردیف، بدهکار، بستانکار، مانده، تاریخ رسید، و… می‌شود. این موارد در ستون‌های دفتر ذکر شده‌اند و مدیران و حسابداران با توجه به نیازهای خود می‌توانند هرکدام از این ستون‌ها را تکمیل نمایند. این دفتر، یکی از دفاتر محبوب و پرکاربرد در حسابداری است، اما متعلق به دسته دفاتر قانونی کمکی غیررسمی محسوب می‌شود. به عبارت دیگر، الزامی برای تهیه و نگهداری آن وجود ندارد، و بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای سهولت در حسابداری از این دفتر استفاده می‌کنند.
اهمیت دفتر معین در حسابداری پیمانکاری
دفتر معین در حسابداری پیمانکاری یک جزء اساسی است که برای ثبت و ردیابی معاملات مالی و اقتصادی استفاده می‌شود. در این سیستم، دفتر معین به عنوان یک ابزار مهم برای نظارت بر معاملات مرتبط با پیمانکاری و مدیریت دقیق حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دفتر نقش اساسی در ثبت و کنترل هزینه‌ها، درآمدها، و سایر معاملات مالی پیمانکاری ایفا می‌کند. با استفاده از دفتر معین، پیمانکاران می‌توانند به دقت موقعیت مالی خود را تحلیل کرده و گزارشات مالی دقیقی تهیه کنند، که این امر برای مدیریت کسب و کار و اتخاذ تصمیمات استراتژیک بسیار حائز اهمیت است.
مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری
و در آخر…
هر سازمان کارآمدی به ابزارهای کمکی نیاز دارد تا توانایی بهترین مدیریت مجموعه خود را داشته باشد. مجموعه نرم افزارهای حسابداری کاوش فردا، یک ابزار قدرتمند است که مدیران و حسابداران را در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آن ها یاری می‌کند.
این ابزار به مدیران این امکان را می‌دهد که با بهره‌گیری از انواع نرم افزار حسابداری کاوش فردا، فرآیند مدیریت کار را به‌صورت آسان‌تر و کارآمدتر تجربه کنند. شما به عنوان یک مدیر شایسته همواره ارزشمندید و بهترین‌ها برای شما لازم است. استفاده از نرم افزار حسابداری می‌تواند فرآیند مدیریت خود را به شکلی کارآمدتر تجربه کنید.
