برای تحریر دفاتر قانونی، ابتدا دادههای دفتر روزنامه را با نرم افزار حسابداری استخراج کنید. سپس، فایل اکسل استاندارد سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را دانلود کرده و اطلاعات را در آن وارد نمایید. اطمینان حاصل کنید که فایل تکشیت بوده و ترتیب ستونها دقیقاً مطابق قالب است. ستونهای مالی و تاریخ را بررسی و اصلاح کنید؛ مقادیر بدهکار/بستانکار باید در یک ستون باشد و دیگری صفر، و تاریخها در بازه مالی قرار گیرند.
مبالغ را بر حسب میلیون ریال و سلولهای خالی را با صفر پر کنید. در نهایت، فایل را بسته به تعداد ردیف، با فرمت CSV (بیش از ۱۰۰۰ ردیف) یا XLSX (کمتر از ۱۰۰۰ ردیف) ذخیره کنید. برای اطمینان از صحت و دقت کامل مراحل و جلوگیری از هرگونه خطا در ارسال دفاتر، نکات تکمیلی و جزئیات مهمی در ادامه بیان خواهد شد که از دست دادن آنها میتواند روند تحریر دفاتر قانونی شما را با چالش مواجه کند.
برای اطمینان از پذیرش فایل اکسل توسط سامانه، نکات زیر حیاتی هستند:
قالب استاندارد شامل ستونهای زیر است:
مطالعه بیشتر: مهلت ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی ۱۴۰۴
اگر خروجی نرمافزار حسابداری شما با قالب استاندارد مطابقت دارد، برای انتقال دادهها از روش “Paste Special > Values” استفاده کنید. این روش تضمین میکند که فقط مقادیر خام بدون تغییر فرمت در سلولها قرار گیرند و ساختار قالب حفظ شود.
ستونهای مالی (بدهکار/بستانکار): اطمینان حاصل کنید که این ستونها در حالت عددی (Number) قرار دارند، نه متنی (Text). نرمافزارهای حسابداری ممکن است این مقادیر را به صورت متن خروجی دهند. با دابلکلیک روی سلولها یا استفاده از گزینه “Convert to Number” در کنار هشدار زرد رنگ (علامت تعجب)، این فرمت را اصلاح کنید.
فرمت تاریخ: تمام سلولهای تاریخ باید با فرمت YYYY/MM/DD باشند. برای تنظیم این فرمت، محدوده تاریخ را انتخاب کرده، کلیدهای Ctrl + 1 را فشار دهید، سپس در بخش Custom، فرمت yyyy/mm/dd را وارد کنید.
اصل بدهکار/بستانکار: در هر ردیف، فقط یکی از ستونهای بدهکار یا بستانکار باید مقدار داشته باشد و ستون مقابل صفر باشد.
بازه زمانی: تاریخ گردش حساب باید در بازه زمانی دوره مالی مورد نظر (نه قبل از شروع و نه بعد از پایان دوره) قرار گیرد.
برای نمایش مبالغ بر حسب میلیون ریال (حذف شش صفر انتهایی)، پس از اطمینان از عددی بودن ستونها، فرمت سفارشی ,,#,# را در بخش Custom پنجره Format Cells (Ctrl + 1) اعمال کنید. این کار فقط ظاهر اعداد را تغییر میدهد؛ برای اعمال دائمی، از فرمول =TEXT(A2,”#,#”) در ستون کمکی و سپس Paste Special > Values استفاده کنید و در نهایت مجدداً Convert to Number را اعمال نمایید.
تمام سلولهای خالی در فایل اکسل باید با مقدار صفر پر شوند تا فایل شما مورد تایید سامانه قرار گیرد.
بیش از ۱۰۰۰ ردیف: فایل را با فرمت CSV ذخیره کنید.
کمتر از ۱۰۰۰ ردیف: فایل با فرمت XLSX قابل قبول است
مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری یپمانکاری
برای دریافت مقالات بیشتر، میتوانید ایمیل خود را وارد کنید.
آخرین مقالات
محصولات
