یکی از مهم ترین ابزار کار یک حسابدار دفاتر قانونی حسابداری است. یک حسابدار حرفه ای باید به دفاتر حسابداری تسلط کافی داشته باشد. چرا که باید به صورت روزانه اسناد و اطلاعات حسابداری را در این دفاتر ثبت کند. صاحبان کسب و کار‌های بزرگ باید تمامی رویدادهای مالی را در انواع دفتر حسابداری قانونی ثبت و بعد از تأیید مدیریت، آن‌ها را در محل خاصی نگهداری کنند. در ادامه این مطلب درباره دفاتر قانونی حسابداری به طور مفصل شرح داده ایم.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع نرم افزار حسابداری
دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
دفاتر قانونی حسابداری شامل کلیه اطلاعات بدهکاری و بستانکاری اطلاعات مالی شرکت به ترتیب تاریخ وقوع آن ها می باشد. دفاتر قانونی به دو نوع دسته بندی می شوند:
- دفاتر قانونی رسمی
- دفاتر قانونی غیر رسمی یا کمکی
دفاتر قانونی رسمی: دفاتری هستند که طبق قانون حسابداران ملزم به تهیه و تنظیم آن ها می باشند. این نوع دفاتر به دو «دفتر روزنامه» و« دفتر کل» تقسیم می‌شوند.
دفاتر قانونی غیر رسمی یا کمکی: دفاتری هستند که تهیه آن ها الزامی نبوده و برای آسان تر کردن و افزایش دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها نگارش می‌شوند. از معروف ترین دفاتر غیر رسمی «دفتر معین» می باشد.
کاربرد دفاتر قانونی حسابداری
امروزه دفاتر قانونی حسابداری در جهت کاهش اشتباهات حسابداری به ویژه ثبت تکراری یا عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و همچنین چک کردن آن ها بر اساس نیاز می باشد. به طور کلی دفاتر قانونی، تمامی جزئیات مربوط به یک رویداد مالی از جمله تاریخ، مقدار معامله، نام طرف حساب، بدهکاری و بستانکاری را نشان می دهند. این کار باعث می شود دسترسی های بعدی به آن ها راحت شود.
اهمیت دفاتر قانونی حسابداری
یکی ازدلایل اینکه دفاتر قانونی حسابداری از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند این است که این دفاتر وضعیت حساب های یک مجموعه را از نظر بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب به طور واضح منعکس می کنند. این دفاتر همچنین در جهت کاهش اشتباهات در حسابداری به ویژه در زمینه عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و هر گونه خطا کمک می کنند.
یکی دیگر از دلایل اهمیت دفاتر قانونی حسابداری نشان دادن کلیه جزئیات مربوط به رویدادهای مالی در همه ابعاد است. به عبارتی دیگر اطلاعاتی از جمله تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب در دفاتر قانونی مشخص هستند.
انواع دفاتر قانونی حسابداری
دفاتر قانونی حسابداری دارای انواع مختلفی هستند که در ادامه به معرفی هر یک از آن ها پرداخته ایم.
1. دفتر روزنامه
دفتر روزنامه یکی از انواع دفاتر قانونی حسابداری است که برای ارائه صورت های مالیاتی سالانه استفاده می‌شود. در این دفتر تمام معاملات و تراکنش‌های مالی باید به ترتیب تاریخ وقوع ثبت شوند. ساختار این دفتر از چند ستون تشکیل شده است. در هر کدام از این ستون‌ها، شماره سند، تاریخ، مبالغ بدهکاری و بستانکاری و شرح رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ ثبت می‌شوند. به عنوان مثال در ستون شرح رویداد، شرح کوتاهی از رویداد مالی و نام حسابی که بدهکار یا بستانکار است، نوشته می‌شود
مطالعه بیشتر: آشنایی با دفتر روزنامه در حسابداری
2. دفتر روزنامه عمومی
دفتر روزنامه عمومی، دفتر روزنامه ای است که همه رویدادهای مالی و معاملات در آن ثبت می شود.
3. دفتر روزنامه خصوصی
دفتر روزنامه خصوصی دفتر روزنامه ای است که برای یک نوع خاص از رویدادهای مالی در نظر گرفته می شوند.
4. دفتر کل
دفتر کل یکی دیگر از انواع دفاتر قانونی حسابداری است. پیدا کردن نوع خاصی از رویدادهای مالی در شرکت های بزرگ با حجم معاملات بالا به علت تنوع در داده‌های حسابداری دفتر روزنامه، کار دشواری است. این نقص و محدودیت دفتر روزنامه، باعث می شود حسابداران تشویق به استفاده از دفتر کل شوند. در دفتر کل برای هر حساب، صفحه‌ای جداگانه در نظر گرفته می شود. همه عملیات ها و شرح رویدادهای یک حساب، به ترتیب زمان رویداد در یک صفحه جای می‌گیرند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با دفتر کل در حسابداری
نکات مهم تحریر دفتر کل
- هنگام تحریر دفاتر قانونی به ویژه دفتر کل مهم‌ترین نکته ای که باید در نظر بگیرید این است که برای هر یک از حساب‌ها از جمله حساب‌های پرداختنی، دارایی نامشهود و… باید یک صفحه مجزا در نظر بگیرید. ترتیبی که برای نوشتن حساب‌ها در نظر می گیرند به این شکل است که اول دارایی‌ها، بعد بدهی‌ها و در نهایت سرمایه می باشد.
- اگر هنگام تحریر ثبتی اشتباه انجام شد باید با خودکار قرمز روی آن خط بکشید و با خودکار سیاه در بالای ثبت قبلی ثبت جدید را انجام دهید.
- جهت جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی، انتهای حساب را با یک خط مورب ببندید.
- در پایان هر صفحه از دفتر کل باید جمع مانده بدهکار و بستانکار را تعیین کنید.
مطالعه بیشتر: دارایی و بدهی در حسابداری چیست؟
فرق دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟
همان طور که ذکر شد به طور کلی دفاتر قانونی حسابداری محلی برای ثبت کلیه رویدادهای مالی پس از ثبت در اسناد حسابداری می باشند. دفاتر روزنامه و دفاتر کل از این نظر با هم متفاوت هستند که تعداد دفعاتی که اطلاعات باید در آن ها وارد شود و به‌روزرسانی اتفاق بیفتد با هم متفاوت است. علاوه بر این در نوع اطلاعات مالی ثبت شده در هر کدام از این دفاتر تفاوت های دیگری هم دارند که عبارتند از:
- تمام اتفاقات تجاری یک مجموعه به عنوان مثال مطالبات و دیون، معاملات اوراق تجاری، وجوهی که بابت مخارج شخصی برداشت شده و واردات و صادرات تجاری باید در دفتر روزنامه ثبت شود.
- در حالی که اطلاعات جزئی در دفتر کل ثبت نمی‌شود و فقط سرفصل های حسابداری باید در آن ذکر شود. به عنوان مثال جمع بدهکاران، بستانکاران، جمع دارایی، صندوق و سرمایه در دفتر کل ثبت می شود.
دلایل نگهداری دفاتر روزنامه و کل
همانطور که اشاره شد کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که مشغول به کسب و کار هستند باید نسبت به تهیه دفاتر قانونی به ویژه دفتر روزنامه و دفتر کل اقدام کنند. دلیل اصلی آن در واقع می تواند موارد زیر باشد:
- تهیه اسناد و مدارک مورد نیاز که نشان دهنده افزایش و کاهش و یا مانده حساب در هر زمان است.
- تهیه اسناد و مدارکی که اطلاعات جامعی درباره تاریخ معاملات به طور مرتب طبقه بندی شده باشد به طوری که اطلاعات هر معامله در هر زمان قابل دسترس باشد.
- تهیه اسناد و مدارک که بتواند خطاهایی از جمله دوبار ثبت کردن اقلام بدهکار و بستانکار و یا ثبت نکردن در هر معامله را کاهش دهد.
- تهیه اسناد و مدارکی که اطلاعات جامعی از معاملات انجام شده در اختیار بگذارد که شامل تاریخ معامله، مبلغ بدهکار، نام حساب بدهکار، مبلغ بستانکار، نام حساب بستانکار باشد.
مطالعه بیشتر:اهمیت اصل ثبات رویه در حسابداری چیست؟
انواع دفاتر قانونی غیر رسمی حسابداری
در بعضی از کسب و کارها نیاز است که جزئیات و اطلاعات تفضیلی بعضی از فعالیت های مالی تهیه شوند. استخراج این اطلاعات از دفترکل آسان نیست به همین علت از دفاتری که جنبه کمکی دارند استفاده می شود. دفتر معین یکی از دفاتر کمکی می باشد حساب ها در اين دفاتر به دلیل سهولت در مراجعه به صفحات به ترتيب حروف الفبا نگهداري مي شوند.
از دیگر دفتر های قانونی حسابداری البته غیر رسمی که در بسیاری از موسسات و شرکت ها استفاده می شوند دفتر دارایی و دفتر کپیه هستند. از دفاتر معيني که معمولا در موسسات نگهداري مي شوند می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- دفتر معين بانک
- دفتر معين بدهکاران
- دفتر معين اموال
- دفتر معين بستانکاران
مطالعه بیشتر: آشنایی با دفتر معین در حسابداری
دفتر دارایی و دفتر کپیه از دیگر دفاتر قانونی غیر رسمی هستند که در بسیاری از موسسات و شرکت‌ها به کار می‌روند.
- دفتر دارایی
دفتر دارایی در ماده 9 قانون تجارت اینگونه تعریف شده است، دفتری است که تاجر در آن گزارش کل دارایی های منقول و غیر منقول را ثبت می کند. علاوه بر این مطالبات و دیون نیز با جزئیات نگارش می شوند. امروزه استفاده از ترازنامه و ثبت اموال و دارایی های ثابت در نرم افزار، دفتر دارایی کاربرد ویژه ای در حسابداری ندارد.
- دفتر کپیه
دفتر کپیه در ماده 10 قانون تجارت اینگونه تعریف شده است، دفتری است که به ترتیب تاریخ، نامه نگاری‌ها و صورت حساب‌های صادر شده در آن ثبت شده باشد. علتی که استفاده از این دفاتر قانونی غیررسمی را از بین برده است استفاده از سیستم‌های اتوماسیون، نرم افزارها و… می باشد.
چه زمانی باید دفاتر قانونی حسابداری دریافت کنیم؟
همه اشخاص حقوقی و حقیقی بر اساس قانون موظف به تنظیم دفاتر قانون بوده و باید پیش از سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفتر قانونی حسابداری خودشان کنند. البته برخی از کسب و کارها، قبل از شروع سال مالی فقط یک بار اقدام به دریافت دفتر قانون نمی کنند، بلکه در طی سال چند بار پس از اتمام هر دفتر، اقدامات قانونی جهت دریافت آن انجام می‌دهند.
تنظیم دفاتر قانونی
تنظیم دفاتر قانونی (روزنامه و کل) و ارائه آن به اداره دارایی محل فعالیت شرکت جهت رسیدگی به اظهارنامه مالیاتی یکی از وظایف مؤدیان مالیاتی است. هر حسابداری برای نوشتن دفاتر قانونی الزامات و نکاتی تعیین شده است که باید پیش از انجام چرخه حسابداری از اجرای دقیق آن مطمئن شود که آن ” آئین نامه تنظیم دفاتر قانونی” است. این آیین نامه از طرف سازمان امور مالیاتی منتشر شده است. پیشنهاد می‌شود پیش از نوشتن دفاتر قانونی این آئین نامه را مطالعه کنید.
مطالعه بیشتر: آشنایی با شرایط و قوانین بخشودگی جرایم مالیاتی
نکات مهم در این آئین نامه به قرار زیر است:
- قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در دفاتر قانونی روزنامه و کل، این دفاتر باید از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و یا ادارات امور مالیاتی امضا، پلمپ و ثبت شود.
- نوشتن دفاتر با مداد و ابزارهایی که به راحتی قابل محو شدن میباشد ممنوع است.
- برای ثبت رویدادهای مالی در هر سال باید از دفاتر همان سال استفاده کرد. ثبت رویدادهای مالی دو سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
- نوشتن دفاتر به صورت دستی ضروری است.
- در شرکت هایی که از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویدادهای هر روز باید در دفتر روزنامه وارد شود.
- همه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه، حداکثر باید تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل وارد شود.
نکات:
- به تشخیص اداره امور مالیاتی تاخیر در ثبت دفتر اگر به قصد سو استفاده نباشد، تا 15 روز مجاز است.
- تاخیر در ثبت برای شرکت هایی که تازه تاسیس هستند، تا 30 روز از تاریخ تاسیس مجاز است.
یکی از مزایای شرکت‌هایی که از نرم افزار مالی استفاده می‌کنند این است که می‌توانند خلاصه ای از عملیات ماهانه که در نرم افزارهای مالی وارد شده است را تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت کرده و به دفتر کل منتقل کنند.
چه اشتباهاتی که در تحریر دفاتر قانونی اتفاق می‌افتد؟
در ادامه برخی از مهم ترین اشتباهات در نوشتن دفاتر قانونی حسابداری اشاره شده است.
- دریافت نکردن دفاتر قانونی
- مغایرت داشتن بین اطلاعاتی که در دفتر ثبت شده با اطلاعاتی که در نرم افزار حسابداری است.
- تاخیر داشتن بیش از 15 روز(حدمجاز) در ثبت اطلاعات
- رعایت نکردن اصول دفترنویسی
- از قلم انداختن یا ثبت اشتباه در سند حسابداری
چگونه اشتباهات دفاتر قانونی را اصلاح کنیم؟
حسابدارها گاهی اوقات با چند اشتباه رایج در ثبت دفاتر قانونی حسابداری مواجه می‌شوند. در ادامه درباره چگونگی اصلاح اشتباهات در ثبت دفاتر شرح داده ایم.
به عنوان مثال: هنگام ثبت در دفتر روزنامه، اگر مبلغ یا عنوان حساب را اشتباه نوشته و هنوز اطلاعات را به دفتر کل انتقال نداده اید، کافی است بر روی اشتباه مورد نظر با خودکار قرمز خط بکشید و با خودکار دیگری در بالای آن اشتباه مبلغ درست را بنویسید. راه دیگر تصحیح آن این است که یک ثبت اضافی در دفتر کل انجام دهید که موجب خنثی شدن اثر اشتباه مورد نظر شود.
نکته مهمی که باید در نظر داشته باشید این است که با دقت به همه اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی رسیدگی شود. از این جهت که مجبور به پرداخت جرائم توسط ممیزان مالیاتی نشوید.
عواقب خط خوردگی در دفاتر قانونی
همان طور که در بالا اشاره شد جهت رفع برخی از اشتباهات در نگارش دفاتر قانونی حسابداری می توان از خط کشیدن بر روی اعداد و عناوین استفاده کرد. نکته مهمی که باید در نظر داشته باشید این استکه تعداد این خط خوردگی ها نباید بیشتر از حد مجاز باشد. به این علت که تعداد زیاد این خط خوردگی ها می تواند دست مایه ای برای ممیزان مالیاتی جهت بررسی دقیق‌تر شود. در نتیجه این امر باعث رد دفاتر قانونی می شود.
رد دفاتر قانونی زمانی اتفاق می افتد که اطلاعات ثبت شده از نظر کارشناس مالیاتی منطبق نیست و یا الزامات قانونی رعایت نشده است.
در ادامه برخی از دلایلی که موجب رد دفاتر قانونی حسابداری می شوند به طور مختصر اشاره شده است:
- استفاده از دفاتر سال های قبل
- ثبت اطلاعات غیر واقعی
- ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب
- ثبت نکردن یک یا چند فعالیت
- پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
- دفاتر از پلمب خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد
عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی چیست؟
یکی از عواقب تنظیم نکردن دفاتر قانونی، جریمه و به دنبال آن مشکلات دیگر است. اگر می خواهید شامل جریمه و مشکلات بعد آن نشوید باید یک سال قبل از شروع سال مالی جدید برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال مالی اقدام کنید. در برخی موارد دفاتر قانونی قبل از اینکه سال مالی جاری به پایان برسد تمام می شوند. در این شرایط می توان نسبت به دریافت دفاتر جدید اقدام کرد.
امروزه اکثر کسب و کارها از نرم افزار حسابداری در جهت ثبت تراکنش‌‌ها در دفاتر کل و… استفاده می‌کنند که به طور چشمگیری کلیه فعالیت‌های اساسی نگهداری سوابق را ساده تر کرده است. کاربر میتواند به راحتی با کمک نرم افزار دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی ثبت کند
پلمپ دفاتر قانونی
دفاتر قانونی به جز دفاتر دارایی و کپیه باید قبل از اینکه در آن ها اطلاعاتی ثبت شود توسط اداره ثبت امضا شوند. یکی از الزامات ارائه گزارش به سازمان امور مالیاتی پلمپ دفاتر قانونی است. به عبارتی دیگر هزینه هایی که شرکت ها به سازمان امور مالیاتی ارائه می دهند باید بر اساس دفاتر قانونی پلمپ شده باشد. شرکت ها بر اساس نیازی که دارند دفاتر روزنامه و کل را تهیه کرده و سپس آن را پلمپ می کنند تا قابلیت دخل و تصرف در آن ها وجود نداشته باشد.
نکته ای که مهم است در این بین همه شرکت ها باید عملکرد مالی را در این دفاتر ثبت کنند چرا که در صورت درخواست ممیزان مالیاتی باید این دفاتر در اختیار آن ها قرار گیرد. این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است. بدین صورت که اگر شما در یک سال مالی هیچ فعالیتی نداشته باشید باید دفاتر پلمپ شده را به صورت سفید در اختیار ممیزان مالیاتی قرار دهید.
