دفتر کل در حسابداری به جهت تهیه ترازنامه و همچنین تهیه صورت های مالی در شرکت ها و مجموعه های دارای کد اقتصادی تدوین می شود. در واقع دفتر کل همانند دفتر روززنامه و دفتر معین یکی از ابزار های تکمیل فرایند حسابداری است. هر یک از این ابزار ها مکمل یکدیگر اند و بدون آن ها نمی توان امور حسابداری را به صورت کامل و صحیح انجام داد. انجام امور حسابداری از هر روشی که باشد نیازمند این دفاتر هست. در بین روش های مختلف، افرادی که از نرم افزار برای حسابداری استفاده می کنند با چالش های بیشتری در رابطه با تهیه دفتر کل در حسابداری مواجه هستند. اما جالب است بدانید، افرادی که با نرم افزار حسابداری کاوش امور مربوطه را انجام می دهند هیچگونه نگرانی در رابطه با تهیه دفتر روزنامه، دفتر معین و دفتر کل در حسابداری نخواهند داشت.
شرکت نرم افزاری کاوش ، مجموعه ای فعال در زمینه تولید نرم افزار های حسابداری و مدیریتی مختص مشاغل گوناگون متناسب با نیاز های همان شغل است. نرم افزار های حسابداری کاوش قابلیت ها و مزایای بسیار منحصر به فردی دارند که هر نرم افزار را به یک حسابدار حرفه ای تبدیل کرده است و نیاز مجموعه شما به حسابدار را مرتفع خواهد کرد. برای بررسی بیشتر امکانات این نرم افزار ها می توانید به صفحه اصلی وب سایت کاوش مراجعه نمایید و یا برای کسب اطلاعات بیشتر و مشورت با کارشناسان کاوش با ما در باشید.
دفتر کل چیست؟
همانطور که گفته شد تهیه دفتر کل بخشی از سیستم و مراحل حسابداری است و دفتری است که تمامی حساب ها به طور جداگانه، بعد از طبقه بندی در آن ثبت می شود. وجود دفتر کل به این دلیل است که اطلاعات ثبت شده در دفاتر روزنامه طبقه بندی شده نیست و نمی توان از روی آن ها مطالبی همچون مانده حساب ها را بررسی نمود. برای حل این مشکل حسابداران تمامی اطلاعات دفاتر روزنامه را جمع آوری و دسته بندی می کنند و به دفاتر کل منتقل می کنند. در دفتر کل هر حساب صفحه و یا صفحات مخصوص به خود را دارند و تمامی بدهکاری ها و بستانکاری ها در این صفحات ثبت می شوند بنابراین دفتر کل در حسابداری به دفتری گفته می شود که تمام حساب های یک موسسه و یا شرکت و یا مجموعه به تفکیک در آن جمع آوری و نگهداری می شود.
حساب های مختلف
دفتر کل در حسابداری برای هر حساب صفحه و یا صفحات جداگانه ای دارد به این معنا که مثلا برای موجودی کالا ها یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمامی رویداد های مالی مربوط به این حساب به صورت مفصل و به ترتیب پشت سر هم ثبت می شوند و یا به عنوان مثال برای صندوق صفحات جداگانه ای در نظر گرفته می شود و تمام حساب های بستانکار و بدهکار این حساب نیز از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می شود.
نرم افزار دفتر کل چست؟
نرم افزار دفتر کل نقشی اساسی در مدیریت مالی مدرن ایفا می کند و به کسب و کارها و افراد یک پلتفرم دیجیتالی برای ردیابی، ثبت و مدیریت کارآمد تراکنش های مالی ارائه می دهد. اساساً، دفتر کل به عنوان یک سیستم ثبت سوابق دیجیتال یا الکترونیکی عمل می کند که دقت، شفافیت و پاسخگویی را در فعالیت های مالی تضمین می کند.
یکی از وظایف اصلی نرم افزار دفتر کل، نگهداری یک حساب جامع و سازماندهی شده از تمام تراکنش های مالی است. این شامل درآمد، هزینه، دارایی و بدهی است. این نرم افزار با خودکارسازی این فرآیندها احتمال خطای انسانی را کاهش داده و قابلیت اطمینان داده های مالی را افزایش می دهد. این به نوبه خود تولید صورت های مالی دقیق مانند ترازنامه و صورت سود را تسهیل می کند.
علاوه بر دقت، این نرم افزار به افزایش کارایی در گردش مالی کمک می کند. وظایفی مانند ورود داده ها، تطبیق و گزارش دهی را ساده می کند و در زمان و منابع برای کسب و کارها صرفه جویی می کند. بسیاری از راه‌حل‌های این نرم افزار نیز با سایر ابزارها و پلتفرم‌های مالی ادغام می‌شوند و یک اکوسیستم مالی یکپارچه و مرتبط را تقویت می‌کنند.
امنیت یک جنبه حیاتی این نرم افزار است، زیرا با اطلاعات مالی حساس سروکار دارد. رمزگذاری قوی، پروتکل‌های احراز هویت و به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری منظم، عناصر ضروری هستند که از یکپارچگی و محرمانه بودن داده‌های مالی محافظت می‌کنند.
به طور خلاصه، نرم افزار دفتر کل با خودکارسازی ثبت سوابق، اطمینان از صحت، بهبود کارایی و افزایش شفافیت و پاسخگویی مالی کلی، مدیریت مالی را متحول می کند. چه توسط کسب و کارها و چه افراد مورد استفاده قرار گیرد، این نرم افزار تبدیل به ابزاری ضروری در پیمایش پیچیدگی های مالی مدرن شده است.
مطالعه بیشتر: صورت های مالی تلفیقی چیست؟
قانون تجارت و دفتر کل
ماده هشت در قانون تجارت بیانگر آن است که هر تاجر باید تمامی معاملات انجام شده در کسب و کار خود را حداقل ماهی یک بار از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل نماید. دقت داشته باشید که هر نوع معامله ای باید در صفحه مختص به خودش ثبت شود. لازم به ذکر است که اگر از نرم افزار حسابداری کاوش استفاده نمایید نیازی به توجه به این نکات ریز هنگام حسابداری نخواهید داشت، چرا که تمامی این جرئیات در نرم افزار موجود است و تنها کافی است شما مبالغ ورودی را وارد نمایید تا در کسری از ثانیه بقیه کارها انجام شود.
شرایط دفتر کل
دفتر کل در حسابداری باید دارای فضای مناسب و کافی جهت منتقل کردن حساب ها باشد یعنی ستون های طرح شده در این دفاتر باید فضای کافی و مناسب جهت منتقل کردن تمامی حساب ها از دفتر روزنامه را داشته باشد. دفتر کل مناسب، دفتری است که در ستون های خود جایی برای درج شماره سند حسابداری، جایی برای ثبت کردن تاریخ، قسمتی برای شرح حساب ثبت شده، قسمتی جهت ثبت مبلغ بدهکار و قسمتی مجزا جهت ثبت مبلغ بستانکار و همچنین قسمتی جهت ثبت مانده حساب را داشته باشد. به تمامی این موارد اقلام دفتر کل گفته می شود. تصویر زیر نمونه ای از دفتر کل در حسابداری است.
اقلام دفتر کل
همانطور که گفته شد در دفتر حسابداری وجود 8 فاکتور ضروری است. این فاکتور ها تحت عنوان اقلام دفتر کل در حسابداری شناخته می شوند. و در نرم افزار های حسابداری تنها با وارد کردن چند گزینه به صورت خودکار این اقلام ثبت می شود و نیاز به تهیه دفاتر گوناگون نیست. به طور کلی این اقلام شامل موارد زیر است.
نام حساب
نام حساب یکی از اقلام ضروری است که در بالاترین قسمت هر صفحه در دفتر کل نوشته شده است در این قسمت عنوان حسابی که قصد انتقال آن را دارید نوشته می شود.
تاریخ
ذکر تاریخ هنگام ثبت حساب ها در دفتر کل الزامی است و به روز و ماه نوشته می شود. دقت داشته باشید که این تاریخ، تاریخ روزی که حساب به دفتر کل منتقل می شود نیست بلکه همان تاریخی است که حساب رویداد در دفتر روزنامه ثبت شده است.
شماره دفتر روزنامه
ستون دیگری تحت عنوان شماره دفتر روزنامه و یا عطف وجود دارد که در واقع قسمتی است که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه ذکر می شود. ( شماره صفحه ای که رویداد مالی در آن ثبت شده است. ) این قسمت برای ارجاع راحت تر و یافتن سریع تر حساب ها گذاشته شده است.
ستون بدهکار
هر میزان بدهکاری در این ستون ذکر می شود.
ستون بستانکار
هر میزان بستانکاری در این ستون ثبت می شود.
ستون باقی مانده
مانده حساب و یا باقی مانده حساب در این ستون ثبت می شود.
تشخیص
ستونی که تحت عنوان تشخیص شناخته می شود در واقع جهت سرعت بخشیدن به بررسی حساب ها است و در این ستون حساب هایی که در نهایت بدهکار باشند به اختصار “بد” نوشته می شوند و اگر در نهایت حسابی بستانکار تشخیص داده شود به اختصار در این ستون عبارت “بس” نوشته می شود.
دلایل نیاز به دفتر کل در حسابداری
همان طور که در مقالات قبلی اشاره کردیم دسترسی به کلیه اطلاعات حساب‌های وارد شده در دفتر روزنامه امکان پذیر نیست، بنابراین برای رفع این مشکل از دفتر کل استفاده می‌گردد. چرا که ساختار آن به گونه ای است که با انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل، به راحتی می‌توان به اطلاعات مربوط به هر رویداد مالی دسترسی پیدا نمود. در ادامه علت نیاز به این دفتر از دفاتر قانونی در حسابداری را اشاره شده است که عبارتند از:
- وضعیت هر یک از حساب ها از نظر بدهکاری، بستانکاری و مانده حساب را نشان می دهد.
- اشتباهات حسابداری در رابطه با عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آن ها را کاهش می دهد و می توان آن‌ها را مطابق با نیاز چک کرد.
- تمامی جزئیات مربوط به یک رویداد مالی از قبیل تاریخ، مقدار معامله انجام شده، نام طرف معامله، میزان بدهکاری و بستانکاری ا نشان می دهد.
- اطلاعات مالی به ترتیب تاریخ و سهولت دسترسی به اطلاعات طبقه بندی می شوند.
اهمیت دفتر کل در حسابداری
برای هر حساب خاص در دفتر کل یک صفحه اختصاص داده شده است. تمامی رویدادهای مالی مربوط به هر حساب که در دفتر روزنامه ثبت شده است به ترتیب همان تاریخ وقوع رویداد مالی، به صفحه مختص خود در دفتر کل منتقل می شود. این دفتر قانونی را جزو یکی از پراهمیت‌ترین دفاتر قانونی شرکت ها و موسسات در نظر می گیرند. به این علت که تمامی حساب های یک شرکت یا مجموعه اقتصادی به صورت مجزا در این دفتر ذکر شده است.
نحوه انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل برای شرکت ها متفاوت است و مطابق با حجم اطلاعات مجموعه، به صورت هفتگی، ده روز یک بار یا دو هفته یک بار و… می باشد.
مطالعه بیشتر: ده اصل پذیرفته شده حسابداری چیست؟
تشخیص در دفتر کل حسابداری آسان با نرم افزار
ترتیب نوشتن حساب ها
بر طبق قرار داد ترتیب نوشتن حساب ها در دفتر کل به این صورت است که در ابتدا حساب های دارایی ثبت می شود و بعد از آن به ترتیب حساب های بدهی، حساب حقوق صاحبان سهام، حساب های مربوط به فروش و یا درآمد، و در آخر حساب های مربوط به هزینه ثبت می شود.
رایج‌ترین فرم حساب‌های دفتر کل به چه شکلی است؟
رایج‌ترین نوع فرم در دفتر کل، فرم T شکل است. این فرم به چند ستون تقسیم می‌شود که هر کدام وظیفه خاصی دارند. این ستون‌ها عبارتند از: شماره ثبت، تاریخ، شرح عملیات، حساب بدهکار، حساب بستانکار، تشخیص و مانده حساب. با استفاده از این ستون‌ها می‌توان تمام اطلاعات مربوط به هر تراکنش را ثبت و پیگیری کرد.
انتقال اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل، به منظور طبقه‌بندی فعالیت‌های مالی صورت می‌گیرد. در ادامه به نحوه نوشتن دفتر کل اشاره کرده ایم.
عنوان حساب
در بالای صفحات یا کارت‌های هر حساب، نام و شماره حساب مربوطه درج می‌شود.
ستون تاریخ
در این ستون، تاریخ دقیق انجام معامله ثبت می‌شود. یعنی روزی که معامله اتفاق افتاده است، نه روزی که اطلاعات آن به دفتر کل منتقل شده است. این ستون هم مثل ستون تاریخ در دفتر روزنامه اصلی، به دو بخش روز و ماه تقسیم می‌شود. سال را فقط یک بار در بالای هر صفحه یا ابتدای هر ماه می‌نویسیم و ماه را هم فقط در ابتدای هر صفحه یا ماه جدید. اما روز را باید برای هر معامله جداگانه بنویسیم.
ستون شرح
هنگام نوشتن دفتر کل ستون شرح وجود دارد. در این بخش معمولاً توضیحاتی مختصر درباره معاملات نوشته می‌شود. با این حال، برخی از حسابداران فقط به درج عبارت “به شرح دفتر روزنامه” بسنده می‌کنند.
ستون عطف
در این ستون، شماره صفحه دفتر روزنامه برای هر یک از اقلام منتقل‌شده ثبت می‌شود.
ستون مبلغ
در این فرم، دو ستون برای مبالغ وجود دارد: یکی برای مبالغ بدهکار در سمت راست و دیگری برای مبالغ بستانکار در سمت چپ.
نحوه نوشتن دفتر کل
نحوه نوشتن دفتر کل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و حتما باید به حسابدار حرفه ای سپرده شود. شرکت های حسابداری بهترین گزینه جهت تحریر دفاتر قانونی به حساب می آیند. به این علت که شرکت های حسابداری به خاطر تعدد در کار تحریر دفاتر قانونی به نحوه نوشتن دفتر کل تسلط و اشراف کامل دارند. تحریر این دفاتر باید به صورت صحیح انجام شود چرا که بروز اشتباهات و ایرادات سبب رد شدن دفتر قانونی می شود و جرائم سنگین مالیاتی را در بر دارد.
مراحل نحوه نوشتن دفتر کل
نحوه نوشتن دفتر کل به این صورت است که پس از ثبت اطلاعات درج شده در اسناد و مدارک دفتر روزنامه، هر مبلغ مندرج در ستون بدهکار در دفتر روزنامه به طرف بدهکار دفتر کل و هر مبلغ درج شده در ستون بستانکار دفتر روزنامه به طرف بستانکار دفتر کل انتقال می‌یابد. اغلب دفاتر حاوی فرم های چاپ شده وجود دارند که اصطلاحا به آن دفتر کل می‌گویند. مجموع حساب های دفتر کل به ترتیبی که در صورت های مالی منعکس می‌شود، دفتر کل را تشکیل می‌دهد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با دفتر روزنامه در حسابداری
در دفتر کل برای همه حساب ها و سرفصل های حسابداری یک یا چند صفحه اختصاص داده می شود که در صورت ثبت مبادلات با مشکل روبرو نشوند. به هر حساب دفتر کل جهت شناسایی حساب ها شماره ای اختصاص می‌یابد. به عنوان مثال می‌توان برای حساب های دارایی شماره ۱۰ تا ۱۹ و برای حساب‌های بدهی ۲۰ تا ۲۹ برای حساب های حق مالی صاحب سرمایه ۳۰ تا ۳۹ و برای درآمدها ۴۰ تا ۴۹ و برای هزینه‌ها ۵۰ تا ۵۹ اختصاص داد.
نحوه نوشتن دفتر کل در سرفصل حساب های صندوق یا بانک بسیار قابل توجه می‌باشد. چرا که این سرفصل حساب ها در تمامی موسسات و شرکت ها دارای ثبت های بسیار زیادی می‌باشد. بنابراین نمی‌توان برای این سرفصل ها تعداد صفحات کم در نظر گرفت. نکته مهمی که باید در اینجا مد نظر داشت این است که در تجزیه تحلیل ها باید بدانیم که برای هر سرفصل به چه میزانی برگ دفتر کل نیاز می‌باشد.
- ابتدا تاریخ: تاریخ سرفصل در دفتر کل باید همان تاریخ ثبت در دفتر روزنامه باشد.
- ستون شرح: ستون شرح برای نوشتن هر نوع شرح حسابی ضروری می‌باشد. به بیانی دیگر هر توضیحی که ضروری بود را می‌توان در این ستون نوشت.
- ستون بدهکار: ستون بدهکار در نحوه نوشتن دفتر کل به این صورت است که تمام حساب هایی که در ستون بدهکار نوشته شده اند و مربوط به آن سرفصل می‌باشند را طبق دفتر روزنامه به ستون بدهکار انتقال می‌دهیم.
- ستون بستانکار: ستون بستانکار نیز همانند ستون بدهکار می‌باشد. اما این ستون بیانگر اعدادی است که در ستون بستانکار دفتر روزنامه نوشته شده اند.
نمونه دفتر کل پر شده
در بخش‌های قبلی مقاله، به توضیح نحوه نوشتن و ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل شرکت پرداخته شد. اهمیت اصلی در نگارش دفتر کل، تأکید بر ثبت هفتگی رویدادهای مالی است. جهت آشنایی بیشتر متقاضیان با محتوای دفتر کل، امکان دریافت نمونه دفتر کل پر شده شرکت به صورت عکس در این بخش فراهم شده است. این عکس به عنوان یک منبع جامع، افراد را قادر می‌سازد که با مشاهده و مطالعه آن، به درستی با محتوا و ساختار دفتر کل آشنا شوند.
فرق دفتر روزنامه و کل چیست؟
دفتر روزنامه و کل، با توجه به نیازها و ویژگی‌های مختلف، در مورد فراهم کردن و به‌روز نگه داشتن اطلاعات، از هم متمایزند. این دو نوع دفترچه، به جز موارد مالی، تفاوت‌هایی دیگر نیز دارند که اساساً مرتبط با محتوای خود هستند.
همانطور که اشاره شد، دفاتر کل برای تهیه صورت‌های مالی و ترازنامه‌ها به کار می‌روند و از دیدگاه حسابداری بار مالی دارند. هر حساب در دفتر روزنامه دارای یک برگه و صفحه خاص است.
فرق دفتر روزنامه و کل این است که در دفتر روزنامه، تمام رویدادهای تجاری یک مجموعه ثبت می‌شود؛ به عنوان نمونه، مطالبات و بدهی‌ها، معاملات اوراق بهادار، وجوهی که برای مصارف شخصی برداشت می‌شود و واردات و صادرات تجاری. در تضاد با این، در دفتر کل، جزئیات موردی ثبت نمی‌شود و فقط سرفصل‌های حسابداری به آن دخالت دارد. به عنوان مثال، جمع بدهکاران، بستانکاران، دارایی‌ها، صندوق و سرمایه در دفتر کل گزارش می‌شود.
در دفتر روزنامه، همه فعالیت‌های مالی یک شرکت و تمام معاملات آن به ترتیب زمانی و به صورت مرتب ثبت می‌شوند. دفتر کل و دفتر روزنامه به عنوان دفاتر اساسی و حقوقی در گروه دفاتر حسابداری به یکدیگر متصل هستند. دفاتر دیگر مانند دفتر تامین به عنوان دفاتر غیررسمی یا کمکی شناخته می‌شوند. به همین دلیل، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، فرآیند کاری یک شرکت را بسیار ساده‌تر می‌کند.
دفتر روزنامه در واقع یک دفتر است که تمام عملیات مالی یک شرکت در آن ثبت می‌شود. طبق قوانین و مقررات تجارتی ایران، ثبت این عملیات باید روز به روز انجام شود و به طور کلی، جمع واردات و صادرات شرکت نیز در این دفتر ثبت می‌شود.
مطالعه بیشتر: دفاتر حسابداری چیست؟
در چه صورت دفتر کل ممکن است رد شود؟
دفاتر قانونی از جمله دفتر کل در صورتی که با الزامات قانونی مطابقت نداشته و فاقد موارد قانونی تعیین شده باشد ممکن است مورد تایید و پذیرش کارشناس مالی قرار نگیرد که اصطلاحا به آن ” رد دفاتر” می گویند. از جمله مواردی که ممکن است باعث رد شدن این دفتر قانونی شود می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- استفاده کردن از دفاتر سال های قبل
- ثبت اطلاعات غیر واقعی و غلط
- عدم ثبت فعالیت و اطلاعات مربوط به دیگر شعب شرکت مربوطه
- ثبت نکردن یک یا چند فعالیت
- تراشیده شدن، محو شدن و مخدوش شدن و پاک شدن مندرجات دفتر
- خارج شدن دفتر از پلمپ و فاقد یک یا چند برگ بودن
- سفید گذاشتن بیش از حد یا تمام صفحات دفتر
جریمه‌های مربوط به دفاتر کل در حسابداری
عدم ارائه دفاتر قانونی، جریمه آن معادل با 20 درصد مالیات است، در صورتی که دفاتر قانونی رد شوند، جریمه آن معادل با 10 درصد مالیات را شامل خواهد شد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری پیمانکاری کاوش
تهیه دفتر کل در نرم افزار حسابداری
هنگامی که شما در از نرم افزار حسابداری کاوش فردا استفاده نمایید برای تهیه تمامی دفاتر مربوط به حسابداری از جمله دفتر کل نیازی به تخصص نداشته و تنها کافی است حساب ها بعد از انجام در نرم افزار ثبت شود. پس از ثبت حساب ها به صورت خودکار در دفاتر روزنامه دفتر معین و دفتر کل ثبت می شوند و نیاز به محاسبات پیچیده چندین و چند باره نخواهد بود. به همین دلیل است که امروزه استفاده از این نرم افزار ها چنین فراگیر شده است.
سخن آخر
تکنولوژی همیشه جامع را به سمت سرعت و پیچیدگی کمتر پیش خواهد برد و همین موضوع به انسان کمک می کند تا با صرف وقت در حوزه های تخصصی به موفقیت های بیشتر و بهتری برسد. امروزه استفاده از نرم افزار های حسابداری کمک بزرگی به صرفه جویی در وقت و هزینه کرده است. ما در این مقاله به تعریف دفتر کل در حسابداری پرداخته و جایگزینی خوب برای ثبت حساب ها به جای ثبت دستی در دفاتر مختلف حسابداری معرفی نمودیم. جهت سفارش نرم افزار های کاربردی کاوش با ما در تماس باشید.
