یکی از پایه های اساسی یک کسب و کار در معامله های تجاری، فاکتور فروش است. این فاکتور با توجه به خرید انجام شده توسط فروشنده به خریدار عرضه می‌شود. در مشخصات فاکتور فروش، اطلاعاتی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، تاریخ خرید، نوع کالا یا خدمت، قیمت واحد، قیمت کلی، توافق‌های دوطرفه و موارد مشابه ارائه می‌شود.
در این مطلب از سایت کاوش فردا، به بررسی و مشخصات فاکتور فروش کالا پرداخته ایم. همچنین، انواع فاکتور فروش و چگونگی تهیه و ویژگی‌های آن را مورد بررسی قرار خواهیم داد. پس تا انتهای مقاله با ما همراه باشید تا اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب کنید.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع نرم افزار حسابداری
فاکتور فروش چیست؟
گاهی ممکن است برای شما سوال ایجاد شود که مشخصات فاکتور فروش چیست؟ معنای فاکتور در لغت سررسید و صورت حساب است. فاکتور در واقع یک سند تجاری است که توسط فروشنده به خریدار داده می شود. در این فاکتور باید اطلاعات دقیقی از جمله مشخصات دو طرف معامله، نوع کالا، خدمات یا سرویس، آدرس فروشگاه، قیمت دقیق و شرایط معامله در آن ذکر شود.
فاکتور فروش در برخی از کسب و کارها نقش گارانتی محصول را ایفا می‌کند تا امکان بازگشت محصول به فروشنده وجود داشته باشد. نوشتن و چاپ فاکتور فروش می‌تواند به صورت دستی یا با استفاده از نرم‌افزار صورت گیرد. چاپ فاکتور فروش با نام و لوگوی برند شما، به شدت به رسمیت و اعتبار کسب و کار شما افزوده و از نظر تبلیغاتی نیز یک اقدام بسیار مؤثر است.
مطالعه بیشتر: راهنمای صدور فاکتور فروش در نرم افزار حسابداری کاوش
انواع فاکتور های فروش
قبل از اینکه به بررسی مشخصات فاکتور فروش بپردازیم ابتدا به انوع مختلف فاکتورهای فروش اشاره کرده ایم. تقسیم بندی فاکتورهای فروش بر اساس رسمیت، چاپ، و طراحی آن‌ها متغیر است و در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.
1-انواع فاکتور فروش از نظر رسمیت
فاکتورهای فروش از نظر رسمیت به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم می شوند. فاکتورهای رسمی به عنوان وسیله‌ای برای مشاغلی استفاده می شوند که ملزم به ارائه یک نسخه از فاکتورهای خود به اداره مالیات هستند. مشخصات فاکتور فروش رسمی باید شامل مهر و امضای فروشنده باشند و اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده باید به طور کامل در آن ها ثبت شود.
در واقع، این فاکتورها طبق مقررات وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم و تأیید می شوند. در مورد فاکتورهای غیررسمی، حضور مهر و امضای فروشنده الزامی نیست و این نوع فاکتورها به صورت خاص برای اطلاع مشتریان تهیه می‌شوند. این نوع فاکتورها عمدتاً در مشاغل کوچک مانند فروشگاه ها یا سوپرمارکت ها مورد استفاده قرار می گیرد. در این مورد، مالیاتی به نام “مالیات فاکتور فروش” وجود ندارد.
مطالعه بیشتر: فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست؟
2-انواع فاکتور فروش از نظر نوع چاپ
در چاپ یک فاکتور، عواملی مانند نوع کاغذ، تعداد برگه‌ها، ابعاد کاغذ، وجود کاربن، رنگ فاکتور، و موارد مشابه مورد توجه قرار می‌گیرد. از مشخصات فاکتور فروش رسمی این است که دارای سه برگه هستند، در حالی که فاکتورهای غیررسمی دو برگه دارند.
3-انواع فاکتور فروش کالا از نظر نوع طراحی
تفاوت طراحی بین انواع فاکتور خرید در وجود سربرگ یا عدم وجود آن نهفته است. برگه فاکتور بدون سربرگ به طور معمول در فروشگاه‌های لوازم التحریر و لوازم اداری به مشتریان عرضه می‌شود، در حالی که مشخصات فاکتور فروش سربرگ دار به صورت شخصی و بر اساس نیاز و سلیقه هر کسب و کار طراحی می شوند.
نحوه تهیه فاکتور فروش
برای تهیه و چاپ مختلف انواع فاکتور فروش کالا، بهترین روش استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری است. با استفاده از این نرم‌افزارها، می‌توانید به راحتی انواع فاکتورهای فروش را تولید کنید، از جمله فاکتورهای فروشگاهی، فاکتورهای رسمی، فاکتورهای خرید، پیش‌فاکتورها، فاکتورهای غیررسمی، فاکتورهای انبارداری، فاکتورهای شخصی، و غیره.
مشخصات فاکتور فروش
در مشخصات فاکتور فروش باید اطلاعاتی از جمله اطلاعات کامل حقیقی و حقوقی دو طرف معامله شامل کد اقتصادی، کدملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و… ثبت شود.
از دیگر مشخصاتی که در فاکتور فروش باید ثبت شود این است که باید نوع محصولات و خدماتی که ارائه شده‌اند، با اعلام تعداد و قیمت و شرایط معامله، از جمله روش‌های پرداخت (نقدی یا غیرنقدی)، به دقت شرح داده می‌شوند.
همچنین فاکتور باید حاوی مهر و امضای هم خریدار و هم فروشنده باشد و نباید دارای هیچ خط خوردگی یا تغییری باشد.
شماره سریال فاکتور باید با توجه به تاریخ و شماره، بدون توجه به ترتیب زمانی، تنظیم شود.
یکی دیگر از مهم ترین مشخصات فاکتور فروش این است که فاکتور رسمی فروش باید با نمونه فاکتور سازمان امور مالیاتی مطابقت داشته باشد.
در صورتی که محصول شما مشمول مالیات و عوارض بر ارزش افزوده باشد، وارد کردن این مبالغ در فاکتور فروش بسیار حیاتی است.
از مهم ترین مشخصات فاکتور فروش شماره سریال آن می باشد، که باید به روش چاپ افست با رنگ قرمز و برجستگی کم در بالا و از سمت چپ فاکتور قرار گیرد. این شماره سریال ها تحت نظر سازمان امور دارایی نظارت می شوند. در صورتی که فاکتورها با استفاده از صندوق فروش چاپ شوند، شماره سریال به صورت اتوماتیک تولید می‌شود.
قالب مناسب فاکتور فروش چیست؟
علاوه بر مشخصات فاکتور فروش که در بالا اشاره شد در بالای فاکتور به عنوان سربرگ، اطلاعات کسب و کار باید ذکر شود. (فاکتور سربرگ دار)
در قسمت بعدی یعنی در زیر اطلاعات کسب و کار، ریز جزئیات صورت حساب مشتری باید وارد شود.
در کنار صورت حساب مشتری، شماره فاکتور، تاریخ صدور، و موعد پرداخت فاکتور را وارد کنید.
در فاکتور، لیستی از خدماتی که به مشتری ارائه داده‌اید به همراه توضیح کوتاه، هزینه، و مبلغ را بیان کنید.
در پایان فاکتور، مجموع مبلغ پرداختی و مالیات‌ها را ذکر کنید.
فاکتور فروش برای کدام کسب و کارها ضروری است؟
هدف اصلی در صدور فاکتور فروش کالا، ثبت تاریخچه فروش است. این ابزاری برای رصد تاریخ فروش کالاها، مقدار پول دریافتی، و هر بدهی معوق ارائه می‌دهد.
فاکتور یک ابزار ارزشمند برای اهداف حسابداری است. همچنین قادر است رصد کند که کدام کارمندان فروش مسئولیت محصولات خاصی را بر عهده دارند و اقلامی را که به مشتریان فروخته‌اند ردیابی کند.
ارائه فاکتور فروش برای تمام کسب و کارهای کوچک و بزرگ، در صورتی که مشمول نظام مالیاتی باشند، ضروری است. در غیر این صورت، خودداری از صدور فاکتور ممکن است منجر به پیشامدهای جرمی جدی برای آن کسب و کار شود.
فاکتور فروش در پیمانکاری به پیمانکاران ابزارهای مالی و مدیریتی ارزشمندی ارائه می‌دهند که در مدیریت مالی بهبود و کنترل هزینه‌ها و درآمد، تصمیم‌گیری استراتژیک و ایجاد ارتباطات مؤثر با مشتریان و سایر ارتباط‌های تجاری تأثیرگذار هستند.
مطالعه بیشتر: بررسی امکانات کاملترین نرم افزار حسابداری پیمانکاری
طبق ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده:
همه افراد و واحدهای تجاری مشمول نظام مالیاتی که به عرضه کالا و خدمات مشغول هستند، موظف به صدور فاکتور صادر شده طبق قوانین نظام صنفی خود می باشند. مشخصات فاکتور فروش باید شامل اطلاعات مشخصات طرفین معامله و جزئیات کالا و خدمات معامله شده باشد.
این صورت حساب ها ممکن است به صورت دستی و با جزئیات دست‌نویسی شوند یا به صورت مستقیم از نرم‌افزارهای صندوق فروش چاپ خواهند شد.
نحوه خرید فاکتور رسمی
در هنگامی که قصد خرید یک فاکتور رسمی را دارید، باید بدانید که مهم‌ترین موضوع در آن زمان توجه به قیمت فاکتور است. چرا که عوامل زیادی در قیمت فاکتور تاثیرگذار هستند. یکی از این عوامل حجم فاکتور است. هر چه حجم فاکتور رسمی بیشتر باشد، قیمت آن نیز بیشتر خواهد بود. عوامل دیگری نیز اثر گذار هستند، از جمله نوع و دسته‌بندی کالا یا خدمات و همچنین سقف معاملات است.
در صورت صدور فاکتور رسمی چه قوانین حقوقی باید رعایت شود؟
همانطور که اشاره شد، صدور فاکتور رسمی برای ارائه به اداره مالیات امری ضروری است. هر کسب و کاری، چه کوچک و چه بزرگ، مکلف به ارائه کامل مشخصات فاکتور فروش رسمی به مشتری است و در صورت امتناع از این کار، ممکن است مورد پرداخت جریمه قرار گیرد. در این فرآیند، باید قوانین مرتبط با صدور فاکتور رسمی را رعایت کرد. بدون رعایت این قوانین، فاکتور رسمی اعتباری نخواهد داشت و این قوانین به طور کامل توضیح داده می‌شوند.
در هنگام آماده‌سازی مشخصات فاکتور فروش رسمی، عامل بسیار مهمی که باید به آن توجه داشته باشید، شماره سریال فاکتور است. در یک موسسه یا شرکت، شماره و سریال فاکتورهای صادر شده باید به ترتیب و متوالی باشد. این امر به دلیل اهمیت برای ممیزی از سوی اداره مالیات بسیار حیاتی است.
ثبت تاریخ دقیق روزی که فاکتور رسمی صادر شده است، یک عامل مهم دیگری است که باید به آن توجه داشته باشید. این تاریخ نشان‌دهنده روزی است که معامله انجام شده و فاکتور صادر شده است.
در مشخصات فاکتور فروش رسمی، باید مشخصات طرفین معامله شامل نام و نام خانوادگی (برای اشخاص حقیقی) و نام شرکت (برای اشخاص حقوقی)، شماره شناسنامه یا شماره ملی (برای اشخاص حقیقی) و اطلاعات دیگری از جمله آدرس، کد پستی، شماره اقتصادی و شماره ملی شرکت (برای اشخاص حقوقی) ثبت شود.
پس از اینکه اطلاعات اولیه ثبت شد، باید نام دقیق کالاها و خدماتی که به فروش رسیده به طور کامل ذکر شود و در صورت پیچیدگی کالا مورد معامله، توضیحی دقیق آن ذکر شود. همچنین، قیمت واحد و قیمت کل به همراه نحوه پرداخت در مشخصات فاکتور باید ثبت گردد. هر دو طرف معامله مکلف به مهر و امضا روی فاکتور رسمی هستند.
پس از صدور فاکتور رسمی، این فاکتورها در پایان سال مالی به اداره امور مالیاتی ارائه می‌شوند. سپس، برای مراحل تایید واقعی یا صوری بودن آن ها، به کارشناسان ارسال می‌شوند.
