حسابداران و دفترداران، دانش مالی مهمی را جهت پیگیری الگوهای مخارج، سرمایه گذاری ها و پرداخت مالیات به کسب و کارها ارائه می دهند. انواع ثبت حسابداری بر پیگیری این اطلاعات و اطمینان از یافتن و استفاده آسان از آن برای برنامه ریزی کسب و کار تمرکز دارد. درک ثبت در حسابداری ممکن است به شما کمک کند تا نیازهای مالی خود را بهتر درک کنید و هزینه های بیش از حد را در شرکت خود به حداقل برسانید. در این مقاله، انواع ثبت حسابداری را مورد بحث قرار داده ایم که به جزئیات اسناد منبع مختلف حسابداری می‌پردازد.
ثبت در حسابداری چیست؟
انواع ثبت حسابداری به پیگیری امور مالی یک کسب و کار با استفاده از منابع داده های مختلف اشاره دارد که عوامل مالی مختلف را می سنجند. به عنوان مثال، شرکت ها ممکن است هر معامله تجاری را دنبال کنند، از جمله خرید تجهیزات جدید، فروش محصول، هزینه های خدمات و هزینه های حقوق و دستمزد. سپس این مشاغل از سوابق و ثبت حسابداری برای پیگیری فیزیکی و دیجیتالی این اطلاعات استفاده می کنند. و در نهایت حسابداران هنگام تهیه صورت های مالی، مدیریت پرداخت های مالیاتی و ارائه پیش بینی هزینه های عملیاتی از این ثبت ها جهت ارائه به مدیران اجرایی استفاده می کنند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع و امکانات نرم افزار حسابداری
چرا ثبت سندهای حسابداری و رویدادهای مالی اهمیت زیادی دارد؟
- پیگیری هزینه های یک کسب و کار: سوابق و انواع ثبت حسابداری دقیق هزینه های شرکت را پیگیری و به اندازه گیری جریان نقدی آن کمک می کند. همچنین این اطلاعات به شرکت‌ها کمک می‌کند تا مواردی مانند ارتقاء و توسعه را برنامه‌ریزی کنند و با یافتن بخشی که ممکن است یک شرکت بیش از حد خرج کند، کارایی مخارج را بهبود می‌بخشد.
- پیش‌بینی درآمد بالقوه یک شرکت: حسابداران ممکن است از سوابق و ثبت های حسابداری برای پیش‌بینی سود بالقوه یک شرکت در طول یک ماه، سه ماهه و سال استفاده کنند. هنگام انجام این کار، آن ها ممکن است از اطلاعاتی مانند سطوح سود گذشته، هزینه های شرکت و پیش بینی های فروش استفاده کنند.
- برنامه ریزی برای ارتقاء و تغییرات کسب و کار: مدیران تجاری ممکن است هنگام برنامه ریزی ارتقاء و تغییرات کسب و کار از سوابق و انواع ثبت حسابداری توسط حسابداران استفاده می کنند. به عنوان مثال، آن ها ممکن است بودجه خود را با هزینه بالقوه مقایسه کنند تا تصمیم بگیرند که آیا این گزینه برای آن ها منطقی است یا خیر.
- بهبود آمادگی مالیاتی: مشاغل از سوابق و ثبت های حسابداری دقیق برای تهیه مالیات های سه ماهه و سالانه خود استفاده می کنند. ثبت اطلاعات به بهبود دقت مالیاتی کمک می‌کند و ممکن است به شرکت‌ها کمک کند پرداخت های غیرضروری مالیات را به حداقل برسانند.
مطالعه بیشتر: حسابداری کالای امانی چیست | راهنمای جامع ثبت سند کالای امانی
هدف از ثبت حسابداری چیست؟
یکی از اهداف انواع ثبت حسابداری این است که ثبت هر نوع سند خصوصا اسناد حسابداری موجب ایجاد نظم و انضباط شود. چرا که با گذشت زمان اسناد دچار بی نظمی و یا فراموشی می شوند. ثبت اسناد حسابداری در زمان اولیه از این اتفاق جلوگیری می کند. از دیگر اهداف ثبت های حسابدای می توان به وجود مدرک معتبر در واحدهای مالی اشاره کرد که در زمان های مختلف قابل استناد می شوند. نگهداری اسناد جلوی ضرر های احتمالی در آینده را خواهد گرفت.
انواع ثبت های حسابداری
به طور کلی انواع ثبت حسابداری به 6 دسته اصلی تقسیم بندی می شوند. ثبت های پرکاربرد هم در این 6 دسته قرار می گیرند. این 6 دسته شامل موارد زیر است:
- ثبت های حسابداری شرکت های خدماتی
- ثبت های حسابداری شرکت های بازرگانی
- ثبت های حسابداری شرکت های تولیدی و صنعتی
- ثبت های حسابداری شرکت های پیمانکاری
- ثبت های حسابداری شرکت های دولتی
- شرکت های واردکننده یا اعتبارات اسنادی
مهم ترین ثبت های حسابداری
هدف از انواع ثبت حسابداری این است که اسناد مالی موجب نظم و ترتیب بخشیدن به امور مالی سازمان می شود.
1. ثبت اسناد خرید و فروش و معاملات مالی
ثبت اسناد معاملات مالی از مهم ترین انواع ثبت حسابداری می باشد. این نوع ثبت ها بر اساس تاثیری که معاملات بر معادله حسابداری می گذارند مورد آنالیز قرار گرفته و در دفتر روزنامه ثبت می شوند.
- نکته: ضروری است بدانید که در هنگام ثبت اسناد رویداد مالی، در ستون عطف روزنامه چیزی ننویسید، به این علت که در زمان انتقال اطلاعات حساب به دفتر کل، در ستون عطف شماره حساب در نرم افزار حسابداری ثبت می شود.
- حساب های مختلف که با اسناد خرید و فروش در ارتباط است عبارتند از:
- حساب خرید: ماهیت حساب بدهکار- همیشه در سند حساب بدهکار است.
- حساب برگشت از خرید و تخفیفات: ماهیت آن بستانکار- همیشه در سند بستانکار است.
- حساب فروش کالا: ماهیت آن بستانکار- همیشه در سند بستانکار است.
- حساب برگشت از فروش و تخفیفات: ماهیت آن بدهکار- در اسناد نیز بدهکار است.
2. تنظیم صورت های مالی و ارائه گزارشات صورت های مالی:
تهیه و تنظیم صورت های مالی از جمله مهم ترین انواع ثبت حسابداری است. این نوع ثبت ها موجب می شود بهتر بتوان داده های مالی را مورد بررسی قرار داد و همچنین مدیران راحت تر می توانند برای امور مالی تصمیم گیری کنند.
مطالعه بیشتر: دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
3. ثبت سند بستن حساب های موقت و تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه
یکی از مهم ترین و پرکاربردترین انواع ثبت حسابداری است که در پایان سال مالی انجام می شود. از جمله می توان به ثبت سند بستن حساب های موقت و تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه اشاره کرد.
4. ثبت حسابداری پیمانکاری
کارکرد شرکت های پیمانکاری به صورت ماهیانه در قالب صورتحساب به کارفرما ارائه و طی مراحلی که از طرف کارفرما تعیین می‌شود صورت وضعیت صادر می‌شود.
انواع ثبت حسابداری شرکت های پیمانکاری به صورت زیر است:
- شرکت در مناقصه و خرید اسناد مناقصه
- قبولی در مناقصه
- دریافت وام از کارفرما
- انجام هزینه در پروژه
- دریافت وام
مطالعه بیشتر: نحوه حسابداری شرکت پیمانکاری به چه صورت است؟
انواع ثبت های حسابداری در شرکت‌ها
تمام ثبت های حسابداری در یک شرکت به یک اندازه اهمیت دارند و هر یک نقش حیاتی در تعیین وضعیت مالی سازمان ایفا می‌کند. این ثبت‌ها از انواع ثبت های حسابداری نه تنها برای محاسبه دقیق بدهی مالیاتی ضروری هستند، بلکه مبنای تهیه گزارش‌های مالی دقیق و قابل اتکا نیز محسوب می‌شوند. در نهایت، این گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات آگاهانه‌ای برای آینده شرکت اتخاذ کنند و از این رو، دقت و جامعیت در ثبت اطلاعات مالی از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است.
انواع ثبت های حسابداری مربوط به هزینه پلمب دفاتر
طبق قوانین تجاری، شرکت‌ها موظف‌اند هر ساله نسبت به پلمپ دفاتر سال آینده اقدام کنند. این فرایند که به درخواست خود شرکت انجام می‌شود، مستلزم پرداخت هزینه‌ای تحت عنوان هزینه پلمپ دفاتر است. این هزینه به عنوان بخشی از هزینه‌های اداری و تشکیلاتی شرکت محسوب شده و به شرح زیر در دفاتر ثبت می‌شود:
- هزینه‌های اداری و سازمانی / سایر هزینه‌های اداری / هزینه‌های ثبت و حقوقی (بدهکار) ****
- بانک (بستانکار) ****
ثبت افزایش سرمایه در حسابداری چگونه انجام می‌شود؟
پس از اینکه یک شرکت مجوز افزایش سرمایه را طبق قوانین دریافت کرد، باید اقدام به ثبت افزایش سرمایه در حسابداری کند. به طور کلی، افزایش سرمایه شرکت از منابع مختلف ممکن است و به شرح زیر است:
- افزایش سرمایه از محل جاری شرکا
- افزایش سرمایه از محل مطالبات وصول‌شده و سرمایه‌گذاری نقدی
- افزایش سرمایه از محل تجدید ارزیابی
به عنوان مثال، نحوه ثبت حسابداری افزایش سرمایه از محل مطالبات حال شده به شکل زیر انجام می‌شود:
- جاری شرکا (بدهکار) ****
- سرمایه (بستانکار) ****
مطالعه بیشتر: هزینه عملیاتی چیست؟ تعریف به همراه مثال
دفاتر حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی
تمام رویدادها و اسناد مالی یک کسب‌وکار در دفاتر ثبت های حسابداری ثبت می‌شوند. این دفاتر به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند: دفاتر رسمی (قانونی) و دفاتر غیررسمی (کمکی). دفاتر رسمی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است و برای ثبت روزانه کلیه تراکنش‌های مالی به کار می‌روند. هر یک از این دفاتر، ساختار و قوانین ثبت مشخصی دارند و اطلاعات را به شیوه‌ای خاص ثبت می‌کنند. دفاتر غیررسمی نیز برای تسهیل فرآیند حسابداری و نگهداری بهتر از حساب‌ها استفاده می‌شوند.
دفتر کل به عنوان خلاصه‌ای از اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه عمل می‌کند و برای دسته‌بندی و جمع‌بندی رویدادهای مالی به کار می‌رود. از سوی دیگر، دفاتر غیر رسمی، به منظور تسهیل و بهبود فرآیند حسابداری ایجاد می‌شوند و برخلاف دفاتر کل و روزنامه که الزامی قانونی دارند، تهیه آن‌ها اجباری نیست.
آموزش ثبت سند حسابداری
وقتی پاسخ پرسش سند حسابداری چیست را دریافت کردیم، زمان مناسبی برای آشنایی با فرآیند ثبت سند حسابداری فرا رسیده است. برای ثبت یک سند حسابداری، باید مراحلی را طی کنیم که هر یک از این مراحل به شرح زیر است:
1- تهیه مستندات و ایجاد تعریف رویداد مالی.
پس از رویدادهای مالی، برای ایجاد سند حسابداری، اسناد ثابت‌کننده رویدادهای مالی به سند پیوست می‌شوند. اسناد پیوست شده باید قابلیت اثبات داشته و با توضیحات رویداد همخوانی داشته باشند.
رویدادهای مالی بسته به نوع فعالیت شرکت متغیر هستند، لذا نرم‌افزار حسابداری باید دارای تمامی فیلدهای مورد نیاز باشد. به عنوان مثال، برای شرکت‌های خدماتی، نرم‌افزار حسابداری باید با نرم‌افزار حسابداری شرکت‌های تولیدی متفاوت باشد زیرا رویدادهای مالی آن‌ها متفاوت است.
2- مرور دقیق رویدادهای مالی.
در دفاتر حسابداری، بخش‌های مختلفی وجود دارد که از طریق جزئیات رویدادهای مالی، می‌توان مشخص کرد که رویداد مالی مورد نظر باید در کدام بخش ثبت شود. برای جلوگیری از خطاها در گزارش‌ها، جزئیات رویدادهای مالی بررسی می‌شوند.
3. چاپ سند تایید شده
پس از تهیه سند حسابداری، باید آن را چاپ کرده و اسناد مثبته را به آن اضافه کنیم. پس از تایید افراد مختص، سند رسمیت خواهد یافت.
4. بررسی و تایید اسناد
پس از چاپ و تکمیل مراحل اسناد، جهت بررسی و کنترل فصول انتخاب شده و همچنین اسناد مثبته، سند به مراجع بالاتر ارسال می‌شود. پس از تایید افراد مجاز، سند امضاء می‌شود و به این ترتیب مبلغ سند تایید می‌شود.
مطالعه بیشتر: انواع سند در حسابداری
نحوه ثبت های حسابداری سند وام های بانکی
وام بانکی به عنوان یک بدهی برای شرکت در دفاتر حسابداری ثبت می‌شود؛ بنابراین، لازم است از سرفصل حساب‌های پرداختنی استفاده شود. این وام‌ها معمولاً بار مالی قابل توجهی برای شرکت‌ها دارند و از سرفصل “وام بانکی” برای ثبت این تراکنش مالی استفاده خواهد شد.
فرض کنید شرکت شما تسهیلاتی به ارزش ۳ میلیارد ریال با نرخ سود ۱۰ درصد و بازپرداخت ۳۶ ماهه از بانک دریافت کرده است. پس از دریافت این وام، علاوه بر ثبت اولیه در دفاتر مالی، باید مراحل ثبت حسابداری برای پرداخت اقساط ماهانه نیز انجام شود. با توجه به نرخ سود و مدت زمان بازپرداخت، مبلغ کل بازپرداخت به ۳ میلیارد و ۳۰۰ میلیون ریال می‌رسد. با تقسیم این مبلغ بر تعداد ماه‌های بازپرداخت، مبلغ دقیق هر قسط ماهانه مشخص می‌شود. بنابراین، در پایان هر ماه، هنگام پرداخت قسط، باید ثبت حسابداری متناسب با آن انجام شود.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع حساب های پرداختنی و دریافتنی
و در آخر…
انواع ثبت حسابداری به نوعی از اصول حسابداری محسوب می شوند. دانش ثبت اسناد حسابداری به صورتی است که حتی حسابداران مبتدی باید از آن ها آگاه و از سواد کافی برای انجام این امور برخوردار باشند. ذکر این نکته ضروری است که ثبت های حسابداری اهمیت بالایی در صحت اسناد مالی داشته و به همین علت این کار توسط حسابداران خبره و با تجربه انجام می شود.
