پیش دریافت و پیش پرداخت در حسابداری به دریافت وجه قبل از ارائه خدمات و پرداخت وجه پیش از دریافت کالا یا خدمت گفته می‌شود. ثبت دقیق این موارد اهمیت زیادی در شفافیت گزارش‌های مالی، رعایت استانداردهای حسابداری و جلوگیری از خطاهای مالیاتی دارد. در حساب‌ها، پیش‌پرداخت به عنوان دارایی و پیش‌دریافت به عنوان بدهی ثبت می‌شود و مدیریت صحیح آن‌ها در پایان هر دوره مالی برای حفظ سلامت مالی شرکت ضروری است.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری، این روند را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند؛ با امکاناتی مانند ثبت خودکار، هشدار زمان سررسید و گزارش‌گیری دقیق، می‌توان این موارد را با دقت بالا و حداقل خطا کنترل کرد.
چرا پیش دریافت و پیش پرداخت مهم اند؟
در پایان هر سال مالی، یکی از اشتباهات رایج حسابداران، ثبت نادرست پیش‌پرداخت‌ها و پیش‌دریافت‌هاست. برای نمونه، اگر مبلغی برای اجاره چند ماه پرداخت شود ولی همه آن به‌عنوان هزینه همان ماه ثبت گردد، سود واقعی شرکت به‌درستی نمایش داده نمی‌شود. این خطا می‌تواند بر گزارش های مالی و حتی مالیات شرکت اثر بگذارد. در این مقاله، به زبان ساده با مفاهیم پیش‌پرداخت و پیش‌دریافت آشنا می‌شویم و نحوه ثبت درست آن‌ها در نرم افزار حسابداری را مرور می‌کنیم.
مطالعه بیشتر: انواع حساب های پرداختنی و دریافتنی
تعریف ساده، دقیق و مقایسه‌ای پیش‌دریافت و پیش‌پرداخت
| مفهوم | تعریف | مثال ساده | ماهیت حسابداری |
| پیش‌پرداخت | پرداختی قبل از دریافت کالا یا خدمات | اجاره پرداخت‌شده برای آینده | دارایی جاری |
| پیش‌دریافت | دریافت پول قبل از ارائه کالا یا خدمات | دریافت بیعانه از مشتری برای پروژه | بدهی جاری |
چرا ماهیت حسابداری پیش‌دریافت و پیش‌پرداخت مهم است؟
در نرم‌افزارهای حسابداری، پیش‌پرداخت به‌عنوان دارایی موقت ثبت شده و به‌مرور زمان به هزینه واقعی تبدیل می‌شود. در مقابل، پیش‌دریافت به‌عنوان بدهی موقت ثبت می‌شود و پس از انجام خدمت به درآمد تبدیل می‌گردد.
انواع پیش‌پرداخت و پیش‌دریافت + مثال‌های واقعی
- پیش‌پرداخت فروشگاهی: خرید عمده کالا از تأمین‌کننده
- پیش‌پرداخت خدماتی: پرداخت چند ماهه به مشاور
- پیش‌دریافت پروژه‌ای: دریافت بیعانه برای طراحی سایت
- پیش‌دریافت پیمانکاری: دریافت ۲۰٪ مبلغ پروژه پیش از شروع
مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری
ثبت حسابداری پیش‌پرداخت و پیش‌دریافت
ثبت پیش‌پرداخت:
| پیش‌پرداخت اجاره | بدهکار | ۶۰,۰۰۰,۰۰۰ |
| بانک | بستانکار | ۶۰,۰۰۰,۰۰۰ |
ثبت پیش‌دریافت:
| بانک | بدهکار | ۴۰,۰۰۰,۰۰۰ |
| پیش‌دریافت فروش | بستانکار | ۴۰,۰۰۰,۰۰۰ |
تفاوت پیش‌پرداخت، پیش‌دریافت، مساعده و علی‌الحساب
| نوع حساب | گیرنده وجه | هدف پرداخت | نحوه تسویه حساب |
| پیش‌پرداخت | تأمین‌کننده | بابت خرید خدمت/کالا | پس از دریافت خدمات |
| پیش‌دریافت | از مشتری | فروش خدمت/کالا | پس از تحویل خدمات |
| مساعده | به کارمند | نیاز شخصی | از حقوق ماه‌های آینده کسر می‌گردد |
| علی‌الحساب | به کارمند یا پیمانکار | بابت کار انجام‌شده ناقص | در پایان دوره یا قرارداد تسویه می‌شود |
پیش‌پرداخت‌ها و پیش‌دریافت‌ها در نرم‌افزار حسابداری
در نرم‌افزار حسابداری کاوش، ثبت پیش‌پرداخت‌ها و پیش‌دریافت‌ها به شکل خودکار انجام می‌شود. کاربران می‌توانند اطلاعاتی مانند تاریخ سررسید، نام مشتری، پروژه مرتبط و موضوع پرداخت یا دریافت را وارد کنند. همچنین امکاناتی برای گزارش‌گیری، ویرایش اسناد و دریافت هشدارهای مربوط به سررسید نیز در دسترس است.
مطالعه بیشتر: راهنمای جامع ماهیت حساب ها در حسابداری
چک‌لیست پایان ماه یا سال مالی
- مرور و بررسی مانده پیش‌پرداخت‌ها
- بررسی پیش‌دریافت‌هایی که هنوز تحقق پیدا نکرده‌اند
- اصلاح و مرتب‌سازی حساب‌هایی که شامل چند نوع عملیات هستند
- اطمینان از هماهنگی بین درآمدها و هزینه‌ها بر اساس اصل تحقق درآمد
مطالعه بیشتر: زمان و نحوه بستن حساب های مالی
جمع‌بندی و پاسخ به ۵ سؤال پرتکرار پیش دریافت و پیش پرداخت در حسابداری
در این بخش، به چند سؤال مهم و رایجی که درباره پیش‌پرداخت‌ها و پیش‌دریافت‌ها مطرح می‌شود، پاسخ می‌دهیم:
۱. آیا پیش‌پرداخت همیشه به‌عنوان دارایی شناخته می‌شود؟
بله، تا زمانی که کالا یا خدمتی تحویل نگرفته‌اید، پیش‌پرداخت به‌عنوان دارایی در نظر گرفته می‌شود.
۲. پیش‌دریافت در کدام بخش صورت‌های مالی ثبت می‌شود؟
در بخش بدهی‌های جاری قرار می‌گیرد، چون نشان‌دهنده تعهدی است که شرکت باید در آینده انجام دهد.
۳. پیش‌پرداخت چطور به هزینه تبدیل می‌شود؟
وقتی زمان بگذرد یا کالا و خدمت تحویل داده شود، پیش‌پرداخت به هزینه واقعی تبدیل می‌شود.
۴. آیا امکان ثبت خودکار این موارد در نرم‌افزار حسابداری وجود دارد؟
بله، بیشتر نرم‌افزارهای حرفه‌ای حسابداری این قابلیت را دارند.
۵. تفاوت بین علی‌الحساب و پیش‌پرداخت چیست؟
علی‌الحساب معمولاً برای مبالغی است که دقیق مشخص نیست بابت چه چیزی پرداخت شده، اما پیش‌پرداخت به‌طور مشخص برای یک خدمت یا کالا ثبت می‌شود.
