امروزه که حملات سایبری و افشای اطلاعات مالی بیشتر از هر زمان دیگری اتفاق می افتد، استفاده از یک نرم افزار حسابداری امن دیگر موضوعی انتخابی نیست؛ بلکه به یکی از ضرورت های مهم برای هر کسب و کار تبدیل شده است. در این مطلب، خیلی ساده و روشن توضیح می دهیم امنیت در نرم افزار حسابداری دقیقاً یعنی چی، چه تهدیدهایی ممکن است اطلاعات مالی شما را به خطر بیندازند و چطور می توان جلوی آن ها را گرفت. اگر امنیت اطلاعات مالی برایتان اهمیت دارد، خواندن این مطلب می تواند دید خوبی به شما بدهد.
امنیت در نرم افزار حسابداری یعنی چه؟
امنیت در نرم افزار حسابداری یعنی استفاده از روشها و فناوریهایی که کمک میکنند اطلاعات مالی یک کسبوکار یا سازمان، از خطراتی مثل دسترسی بدون اجازه، سرقت، حذف یا تغییر در امان بمانند. این اطلاعات مالی، یکی از مهمترین داراییهای هر مجموعهاند و به همین دلیل، حفظ امنیتشان اهمیت زیادی دارد.
چرا امنیت اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری حیاتی است؟
اطلاعات مالی، مثل جزئیات تراکنشها، صورتحسابها، حقوق کارکنان و بدهیها، از بخشهای مهم و حساس هر کسبوکار هستند. در صورتی که این اطلاعات به دست افراد نادرست یا خرابکار برسد، ممکن است آسیبهای جدی و گاهی جبرانناپذیری از نظر مالی، قانونی یا اعتباری به شرکت وارد شود. از طرفی، برخی کسبوکارها بر اساس قوانین موجود، وظیفه دارند که از اطلاعات مشتریان و مسائل مالیاتی بهدرستی محافظت کنند.
خطرات احتمالی در نرم افزارهای حسابداری ناامن
اگر نرمافزار حسابداری شما امنیت کافی نداشته باشد، ممکن است مشکلات زیادی به وجود بیاید. مثلاً:
- هکرها میتوانند به اطلاعات شما دسترسی پیدا کنند.
- افراد داخل سازمان ممکن است بدون اجازه وارد سیستم شوند.
- ویروسها و برنامههای مخرب میتوانند سیستم را آلوده کنند.
- دادهها ممکن است بدون اینکه رد و نشانهای از خود باقی بگذارند، حذف یا تغییر کنند.
- باجافزارها ممکن است اطلاعات شما را قفل کنند و برای بازگرداندن آن پول درخواست کنند.
مطالعه بیشتر: نرم افزار حسابداری آنلاین یا آفلاین؟ کدام برای شما بهتر است و چرا؟
ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری امن چیست؟
نرمافزار حسابداری امن باید:
- از رمزنگاری اطلاعات استفاده کند
- ورود دو مرحلهای داشته باشد
- گزارش کامل از فعالیت کاربران ارائه دهد
- نسخههای پشتیبان (بکآپ) منظم تهیه کند
- امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران داشته باشد
نقش رمزنگاری و احراز هویت در امنیت حسابداری
رمزنگاری باعث میشود اطلاعات در هنگام انتقال یا ذخیرهسازی تنها با کلید مخصوص قابل خواندن باشند. این فناوری نقش مهمی در جلوگیری از بسیاری از حملات سایبری دارد. همچنین، احراز هویت دو مرحلهای یکی از روشهای مؤثر برای حفاظت از حسابهای کاربری در برابر دسترسی غیرمجاز است.
امنیت در نرم افزار حسابداری ابری (Cloud-Based): خوب یا بد؟
نرمافزارهای ابری از لحاظ امنیتی مزایا و معایبی دارند:
مزایا:
- پشتیبان گیری خودکار
- به روزرسانی دائمی امنیتی
- دسترسی از هر مکان و دستگاهی
معایب:
- نیاز به اتصال پایدار اینترنت
- احتمال حمله به سرورهای مرکزی شرکت میزبان
- در صورتی که از شرکت های معتبر استفاده شود و پروتکل های امنیتی رعایت شده باشد، استفاده از نرم افزار حسابداری ابری کاملاً قابل اطمینان است.
مطالعه بیشتر: نقد و بررسی نرم افزار حسابداری آنلاین رایگان
تفاوت نرم افزار حسابداری امن و ناامن از نگاه فنی
نرمافزار ناامن ممکن است:
- بدون رمز عبور نصب شود
- دادهها را بدون رمزنگاری ذخیره کند
- فاقد گزارشگیری فعالیتها باشد
در حالیکه نرمافزار امن:
- از معماری امن توسعهیافته استفاده میکند
- بهطور منظم بهروزرسانی میشود
- روی دیتابیسهای محافظتشده اجرا میشود
اشتباهات رایجی که امنیت نرم افزار حسابداری را تهدید میکنند
بسیاری از کاربران ناخواسته باعث کاهش امنیت نرم افزار خود میشوند، از جمله:
- استفاده از رمزهای عبور ساده یا تکراری
- به روزرسانی نکردن نرمافزار
- اشتراکگذاری نام کاربری و رمز با دیگران
- نصب نرم افزار روی سیستم های آلوده یا ناامن
مطالعه بیشتر: آیا حسابداری دستی هنوز کاربرد دارد؟ | بررسی مزایا و معایب
بررسی معیارهای انتخاب یک نرم افزار حسابداری با امنیت بالا
اگر به دنبال خرید یا استفاده از نرم افزار حسابداری هستید، این موارد را بررسی کنید:
- شرکت تولیدکننده چه سابقه ای در زمینه امنیت دارد؟
- آیا گواهینامه های امنیتی معتبر دارد؟
- آیا امکان تعیین سطوح دسترسی کاربران وجود دارد؟
- آیا گزارش گیری فعالیت ها فراهم است؟
چه اقداماتی برای افزایش امنیت در نرم افزار حسابداری باید انجام داد؟
برای افزایش امنیت، اقدامات زیر توصیه میشود:
- تغییر دوره ای رمز عبور
- فعالسازی احراز هویت دو مرحلهای
- محدود کردن دسترسی کاربران بر اساس نقش
- گرفتن بکآپ روزانه از اطلاعات
- نصب آنتیویروس معتبر و بهروزرسانی سیستمعامل
نقش کاربران در حفظ امنیت داده های حسابداری
حتی نرمافزارهای بسیار امن هم اگر کاربران به درستی از آن ها استفاده نکنند، ممکن است دچار مشکل شوند. آموزش کاربران درباره نکات امنیتی، انتخاب پسوردهای قوی و توجه در نحوه به اشتراکگذاری فایلها، نقش مهمی در حفظ امنیت ایفا میکند.
چکلیست نهایی: آیا نرمافزار حسابداری شما امن است؟
برای ارزیابی امنیت فعلی نرمافزار خود، به این سوالات پاسخ دهید:
- آیا نرمافزار شما بهروز است؟
- آیا رمز عبور قوی و اختصاصی دارید؟
- آیا از اطلاعاتتان بکآپ گرفته میشود؟
- آیا سطوح دسترسی تعریف شدهاند؟
- آیا فعالیت کاربران ثبت و قابل پیگیری است؟
اگر به دنبال نرم افزاری برای حسابداری هستید که امنیت اطلاعات مالی شما را به خوبی حفظ کند، نرمافزار حسابداری کاوش با امکاناتی مثل رمزنگاری پیشرفته، احراز هویت دو مرحلهای و پشتیبانی ابری، گزینهای مطمئن برای شماست.
همین الان میتوانید نسخهی دمو را دریافت کنید و با خیال راحت مدیریت امور مالی خود را به دست بگیرید.
مطالعه بیشتر: دریافت دمو رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری
جمعبندی
امنیت در نرم افزار حسابداری مسئله ای است که نمی توان به راحتی از آن گذشت. حتی یک اشتباه کوچک ممکن است خسارت بزرگی ایجاد کند. بنابراین، با انتخاب نرم افزاری که امنیت بالایی دارد و رعایت نکات فنی و و رفتاری، می توانید اطلاعات مالی را به خوبی محافظت کنید.
