فاکتور رسمی و غیر رسمی

انجام معاملات در سطوح مختلف نیازمند صدور انواع فاکتور، اعم از فاکتور رسمی و غیر رسمی است. هر یک از این فاکتور ها کارکرد خود را دارند اما لازم است بدانید، فاکتوری که سندیت قانونی دارد فاکتور رسمی است و این فاکتور نیازمند اطلاعات و شرایط ویژه ای است که در این مقاله از مجموعه مقالات کاوش مفصلا شرح داده خواهد شد. کارشناسان مجموعه نرم افزاری و حسابداری کاوش در این مقاله خواهند گفت که فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست، هر یک برای چه موقعیتی مناسب است و ویژگی های یک فاکتور رسمی استاندارد چیست؟

مقدمه

فاکتور رسمی و غیر رسمی در واقع همان فاکتور فروش هستند که در تمامی معاملات رد و بدل می شوند. فاکتور رسمی فاکتور فروشی معتبر از نظر سازمان امور مالیات کشور است و در تمامی معاملات بدون در نظر گرفتن مقیاس آن قابل استفاده است. برخی بر این باور اند که فاکتور رسمی مناسب کسب و کار های بزرگ و معاملات سنگین است. این در حالی است که این باوری غلط است. خریدار در هر حالتی می تواند از فروشنده تقاضای فاکتور رسمی نماید و فروشنده متقابلا ملزم به صدور فاکتور رسمی مطابق با استاندارد های ذکر شده از سوی سازمان امور دارایی کشور است.

فاکتور رسمی چیست

متداول ترین سوالی که هنگام تقاضای صدور فاکتور، از سوی فروشندگان مطرح می شود سوال “فاکتور رسمی یا غیر رسمی؟” است. عموما خریداران فرق بین این دو را نمی دانند و اینطور مواقع سر در گم می شوند. این در حالی است که تمامی اعضا درگیر در معامله باید از این جزئیات مطلع باشند. بر طبق ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده تمامی واحد های تجاری که مودی مالیاتی نیز هستند موظف اند به خریداران فاکتور رسمی ارائه بدهند و هرگونه امتناع از ارائه فاکتور رسمی فروشنده را متحمل جرائم مالیاتی سنگین خواهد کرد. فاکتور رسمی در واقع سندی حسابداری است که اطلاعات طرفین قرارداد در آن ذکر شده است و به مهر و امضا طرفین می رسد.

ویژگی های فاکتور رسمی استاندارد

فاکتور رسمی تحت عنوان صورت حساب فروش کالا و خدمات نیز شناخته می شود و ویژگی های عمومی و اختصاصی مخصوص به خود را دارد. به عنوان مثال ویژگی های مربوط به کاغذ و اندازه آن، ویژگی عمومی فاکتور رسمی است و وجود کد اقتصادی، شناسه اقتصادی، چاپ آفست … ویژگی های اختصاصی است که باید برای ارائه فاکتور رسمی آن ها را در نظر گرفت.

کاغذ فاکتور رسمی

انتخاب اندازه سند به عهده فروشنده ارائه دهنده است. کاغذ فاکتور رسمی می تواند A4 و یا A5 باشد. مدل کاغذ نیز به انتخاب فروشنده یا ارائه دهنده خدمت، برای استفاده در پرینتر میتواند 80 گرمی و برای نوشتار دستی 60 گرمی باشد.

چاپ فاکتور رسمی

این موضوع در فاکتور رسمی و غیر رسمی ذکر می شود اما لازم است تاکید شود که در فاکتور رسمی می بایست توضیح کالا و خدمات مورد معامله به همراه تعداد و قیمت واحد که تحت عنوان “فی” نیز شناخته می شود، به صورت کامل ذکر شود. قصور در هر یک، فاکتور را فاقد اعتبار خواهد کرد و تبعاتی برای هر دو طرف معامله در پی خواهد داشت.

نحوه وارد کردن اطلاعات در فاکتور رسمی

اطلاعاتی که باید در فاکتور رسمی ذکر شود شامل اطلاعات خریدار و فروشنده می باشد. این اطلاعات برای هر فروش و هر فرد مجزا تعریف خواهد شد. به عنوان مثال باید کد اقتصادی هر یک از طرفین معامله و همچنین شناسه و یا کد ملی طرفین ، کد پستی و آدرس هر دو طرف، شماره ثبت و دیگر مشخصات به صورت کامل ذکر شود.

ذکر نوع کالا و خدمات

تایید طرفین معامله

طرفین قرارداد با مطالعه مفاد فاکتور برای تایید، قسمت پایانی فاکتور را مهر و امضا می کنند. دقت کنید که مهر و امضا باید بدون خط خوردگی باشد.

چرا باید فاکتور رسمی بگیریم؟

فاکتورهای رسمی به دلایل مختلفی ضروری هستند که به برخی از آن‌ها در ادامه اشاره خواهیم کرد.

کسب اطمینان

با دریافت فاکتور رسمی، از ثبت و تأیید صحت معامله مطمئن می‌شوید. این امر به شما کمک می‌کند تا از بروز تبانی یا تقلب در تراکنش‌ها جلوگیری کنید.

قانونی بودن

در بسیاری از کشورها، دریافت و صدور فاکتور رسمی برای فعالیت‌های تجاری الزامی است. علاوه بر موارد ذکر شده، در بسیاری از مشاغل و خدماتی که ارائه می‌کنیم، ارائه فاکتور رسمی یک الزام قانونی است. این فاکتور نه تنها به عنوان مدرکی برای پرداخت هزینه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، بلکه در مواردی مانند درخواست تسهیلات مالی، کسر مالیات، و پیگیری‌های حقوقی نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، برای اطمینان از انجام صحیح امور مالی و قانونی، توصیه می‌شود همواره فاکتور رسمی دریافت کنید.

رسیدگی به امور مالیاتی و حسابداری

فاکتورهای رسمی اطلاعات مالی مهمی نظیر جمع فروش، مالیات و جزئیات دیگر تراکنش‌ها را در اختیار شما و مراجع مالیاتی قرار می‌دهند. این داده‌ها به شما در مدیریت هزینه‌ها، ارزیابی درآمد و بهبود مدیریت مالی کمک می‌کنند.

ابزار مذاکره

فاکتورهای رسمی می‌توانند در مذاکرات قراردادهای آینده و تبادل اطلاعات تجاری به شما کمک کنند. این اطلاعات می‌توانند نقش مهمی در ایجاد اعتماد و تعامل مؤثر با مشتریان ایفا کنند.

چگونه می‌توانیم از اعتبار فاکتور رسمی اطمینان حاصل کنیم؟

اگر از تأمین‌کننده‌ای دیگر درخواست صدور فاکتور رسمی دارید، پس از دریافت فاکتور باید حتماً از اعتبار آن اطمینان حاصل کنید. در ادامه، نکات لازم برای تشخیص اعتبار فاکتور رسمی را ذکر خواهیم کرد.

ارزیابی صحت و دقت داده‌ها
بررسی شماره و تاریخ فاکتور
اعتبارسنجی امضا و مهر
بررسی نسخه دیجیتال
وجود شماره سریال در فاکتورهای رسمی
بررسی مالیات، عوارض و تخفیف‌ها

مطالعه بیشتر: حسابداری مدیریت چیست؟

فاکتور غیر رسمی چیست؟

از بین انواع فاکتور رسمی و غیر رسمی نوبت به معرفی فاکتور غیر رسمی رسیده است. از آن جهت عنوان غیر رسمی به این فاکتور اطلاق می شود که این نوع فاکتور سندیت قانونی ندارد و توسط ممیزین مالیاتی مورد تایید نیست. لذا طرفین معامله ای که هر دو کد اقتصادی دارند و مودی مالیاتی محسوب می شوند می بایست از فاکتور رسمی استفاده کنند. گاهی برخی از افراد برای رهایی از پر کردن اطلاعات و یا عدم دسترسی به شرایط ارائه فاکتور رسمی، از صدور آن سر باز می زنند اما این در حالی است که اگر از یک نرم افزار حسابداری که قابلیت صدور فاکتور رسمی داشته باشد استفاده کنید، در هر مکان و هر زمانی می توانید به مشتریان خود فاکتور رسمی ارائه دهید.

فاکتور صوری

فاکتور صوری روشی غیر قانونی است که برخی از آن برای دور زدن مالیات و فاکتور سازی استفاده می کنند. این افراد قافل از آن اند که ممیزین مالیاتی برای جلوگیری از این اتفاق بررسی های لازم را به عمل خواهند آورد.

بررسی ممیزین مالیاتی

ممیزین مالیاتی هنگام بررسی حساب های مالی، برای جلوگیری از فرار مالیاتی و فاکتور سازی های صوری اقداماتی انجام می دهد که از جمله آن ها می توان به کنترل شناسه ملی خریدار و فروشنده، کنترل اعتبار ارزش افزوده، کنترل نوع فعالیت صادر کننده خدمات و تطبیق آن با خدمات و کالای ذکر شده در فاکتور، بررسی مستنداتی از قبیل بارنامه، بررسی مستندات پرداخت نظیر چک ها فیش واریزی اشاره نمود.

صدور فاکتور رسمی به صورت آنی

در حسابداری سنتی صدور فاکتور رسمی و غیر رسمی به صورت آنی و بدون حضور مسئولین مربوطه امکان پذیر نبود، لذا همین امر موجب تعویق در دریافت و ارائه فاکتور رسمی و غیر رسمی می شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزار ها نگرانی کسب و کار ها برای صدور فاکتور رسمی از بین رفته است. به عنوان مثال نرم افزار های حسابداری و مدیریتی کاوش علاوه بر امکانات اختصاصی و مورد نیاز کسب و کار شما امکان صدور آنی فاکتور رسمی را به شما خواهد داد. برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون این نرم افزار ها و امکانات منحصر به فرد آن ها با کارشناسان مجموعه نرم افزاری کاوش در باشید.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات و انواع نرم افزارهای حسابداری

صدور فاکتور رسمی معتبر

صدور فاکتور رسمی معتبر یک جنبه حیاتی از تراکنش های مالی برای مشاغل است و نقشی حیاتی در رعایت مقررات ایفا می کند. فاکتور رسمی یک سند تجاری است که جزئیات یک معامله را مشخص می کند و به عنوان مدرکی برای فروش کالا یا خدمات عمل می کند. در ادامه عناصر کلیدی وجود دارد که باید هنگام صدور فاکتور رسمی اصل و معتبر در نظر گرفته شود:

اطلاعات تماس: شامل مشخصات کامل فروشنده و خریدار، مانند نام، آدرس و شماره تماس.
شماره و تاریخ فاکتور: یک شماره فاکتور منحصر به فرد اختصاص دهید و تاریخ صدور را به وضوح ذکر کنید. این به سازماندهی سوابق و ردیابی تراکنش ها کمک می کند.
شرح کالا یا خدمات: شرح مفصلی از کالا یا خدمات فروخته شده ارائه دهید که شامل مقدار، قیمت واحد و هر گونه مالیات قابل اعمال می شود.
مبلغ کل: مبلغ کل بدهی، از جمله هرگونه مالیات یا تخفیف را به وضوح بیان کنید. از دقت در محاسبات اطمینان حاصل کنید تا از اختلافات جلوگیری شود.
شرایط پرداخت: یکی از مشخصات صدور فاکتور رسمی معتبر شرایط پرداخت است. شرایط پرداخت از جمله تاریخ سررسید، روش‌های پرداخت پذیرفته شده و جریمه‌های تأخیر پرداخت را مشخص کنید.
اطلاعات مالیاتی: برای مطابقت با مقررات مالیاتی، جزئیات مالیاتی مربوطه، مانند شماره مالیات بر ارزش افزوده را درج کنید. اطمینان حاصل کنید که نرخ ها و مبالغ مالیاتی دقیق هستند.
جزئیات ثبت کسب و کار: نمایش جزئیات قانونی و رسمی کسب و کار، مانند شماره ثبت و هرگونه اطلاعات مجوز مورد نیاز در حوزه قضایی.
شرایط و ضوابط: هرگونه شرایط و ضوابط خاص مربوط به فروش، از جمله ضمانت‌ها، سیاست‌های بازگشت، یا سایر اطلاعات مرتبط را مشخص کنید.

صدور فاکتور رسمی معتبر نه تنها تراکنش های مالی روان را تسهیل می کند، بلکه شفافیت و حرفه ای بودن را در معاملات تجاری نشان می دهد. برای کسب‌وکارها ضروری است که از تغییرات در مقررات آگاه باشند تا شیوه‌های صورت‌حساب خود را مطابق با آن تطبیق دهند و یک سیستم ثبت سوابق مالی قابل اعتماد را حفظ کنند.

مطالعه بیشتر: راهنمای جامع مشخصات فاکتور فروش

نحوه تهیه صدور فاکتور رسمی معتبر

اکنون با رواج وسیع نرم ‌افزارهای حسابداری، فرآیند صدور فاکتور رسمی معتبر به یک کار ساده تبدیل شده است. این به دلیل این است که از طریق سامانه حسابداری، قابلیت صدور و چاپ فاکتورهای فروش به صورت خودکار فراهم شده است.

به طور کلی، با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای حسابداری، قابلیت سریع و آسان صدور انواع فاکتورها از جمله فاکتور فروشگاهی، فاکتور رسمی، فاکتور شرکتی، صورتحساب الکترونیکی، پیش‌فاکتورها، فاکتورهای غیر رسمی، فاکتورهای انبار، فاکتورهای شخصی و فاکتورهای نمایشی فراهم می‌شود.

همان‌ طور که در بخش قبل این مقاله ذکر شد، در حال حاضر لازم است صورتحساب‌های خود را به صورت الکترونیکی صادر کرده و آن ها را به سامانه مؤدیان ارسال نمایید، تا اداره امور مالیاتی به اسناد مالی شما دسترسی پیدا کند.

مطالعه بیشتر: مهم ترین نکاتی که باید درباره سامانه مودیان مالیاتی بدانید

صدور فاکتور رسمی معتبر برای چه افرادی ضروری است؟

سؤال متداول اول مرتبط با ضرورت صدور فاکتور رسمی برای افراد حقیقی و حقوقی مطرح است. برخی اعتقاد دارند که صدور فاکتور رسمی تنها برای شرکت ‌ها و سازمان‌ های بزرگ لازم است، در حالی که این اعتقاد در مورد الزامات صدور فاکتور رسمی اشتباه است.

تمام واحدهای اقتصادی، از کوچکترین تا بزرگترین، که تحت نظام مالیات بر ارزش افزوده قرار دارند، موظف به ارائه فاکتور رسمی به مشتریان خود هستند.

چه مخاطبانی محصول یا خدمت شما افراد حقیقی باشند یا بنگاه‌های اقتصادی، و همچنین اینکه محصول یا خدمت شما هزینه کم یا زیادی داشته باشد، اهمیتی ندارد. در هر حالت، اگر تحت نظام مالیات بر ارزش افزوده قرار دارید، ملزم به ارائه فاکتور رسمی به مشتریان خود هستید.

در صورت انجام ندادن ارائه فاکتور استاندارد، جرم محسوب شده و براساس مقررات با مجموعه خاطی برخورد خواهد شد. اهمیت دیگر این است که صدور فاکتور رسمی معتبر نه تنها برای فروش کالاهای ملموس ضروری است، بلکه برای ارائه خدمات نیز ضروری می‌باشد.

خرید و فروش فاکتور رسمی

خرید و فروش فاکتور رسمی یک روش رایج در بخش های مختلف تجاری است که اغلب برای انعطاف پذیری مالی و مزایای استراتژیک استفاده می شود. یک فاکتور رسمی به عنوان یک سند قانونی که جزئیات معامله بین خریدار و فروشنده را شرح می دهد و یک تفکیک جامع از کالاها یا خدمات ارائه شده، مقادیر، قیمت ها و شرایط پرداخت را ارائه می دهد.

در سناریوهای خاصی، کسب و کارها ممکن است در خرید و فروش فاکتور رسمی برای بهینه سازی جریان نقدی خود شرکت کنند. فروشندگانی که ممکن است به وجوه فوری نیاز داشته باشند، می توانند فاکتورهای خود را به موسسات مالی یا شرکت های فاکتورینگ با نرخ تخفیفی بفروشند. این به آن ها اجازه می دهد تا مبلغی یکجا از پول نقد دریافت کنند و نیازهای نقدینگی کوتاه مدت را برطرف کنند. از طرف دیگر، خریداران این فاکتورها، اغلب سرمایه گذاران یا نهادهای تامین مالی تخصصی، با دریافت کل مبلغ فاکتور در زمان سررسید، سود خواهند برد.

علاوه بر این، پلتفرم‌های تجارت فاکتور و بازارهای دیجیتال برای تسهیل خرید و فروش فاکتور رسمی پدید آمده‌اند و فرآیندی کارآمدتر و شفاف‌تر را ارائه می‌کنند. این پلتفرم‌ها کسب‌وکارها را قادر می‌سازند تا با خریداران یا فروشندگان بالقوه ارتباط برقرار کنند و از تبادل یکپارچه و امن فاکتورها اطمینان حاصل کنند.

در حالی که این عمل می تواند برای هر دو طرف درگیر سودمند باشد، برای اطمینان از انطباق با قوانین مالیاتی و سایر مقررات مالی، بسیار مهم است که چشم انداز نظارتی را به دقت دنبال کنید. مانند هر تراکنش مالی، شفافیت و ارتباطات شفاف برای ایجاد اعتماد بین خریداران و فروشندگان در بازار برای فاکتورهای رسمی بسیار مهم است.

مطالعه بیشتر: انواع حساب های پرداختنی و دریافتنی

نکات مهم در خرید و فروش فاکتور رسمی

استفاده از فاکتور رسمی یکی از جنبه‌های اساسی و حیاتی در خرید و فروش محصولات یا خدمات است که به آن باید توجه شود. این سند حقوقی، جزئیات مربوط به محصولات یا خدماتی که فروخته شده‌اند را به صورت دقیق شرح می‌دهد، همچنین اطلاعاتی از قبیل قیمت، مالیات، تاریخ فروش و مشخصات فروشنده و خریدار را نیز در بر می‌گیرد. در ادامه، به برخی از نکات اساسی مربوط به خرید و فروش فاکتور رسمی پرداخته خواهد شد.

هنگام خرید و فروش، باید به یک نکته اساسی توجه کرد که فاکتور باید به دقت و کاملیت کامل صادر شود، حاوی تمامی جزئیات و اطلاعات مرتبط با معامله. این موارد باعث اطمینان خریدار در خصوص محصول یا خدماتی که دریافت می‌کند، می‌شود.

همچنین، ضروری است که مقادیر دقیق قیمت محصول یا خدمات همراه با مالیات‌ها و هزینه‌های دیگری که در فاکتور اعمال شده‌اند، به دقت ذکر گردد. این اطلاعات به خریدار این امکان را می‌دهد که مجموع کل هزینه‌ها را محاسبه کرده و از صحت محاسبات اطمینان حاصل کند.

از دیگر نکات مهم خرید و فروش فاکتور رسمی این است که تاریخ فروش باید در فاکتور مشخص شود. این اطلاعات به خریدار و فروشنده کمک می‌کند تا زمان معامله را تعیین کنند و در صورت لزوم به آن ارجاع کنند.
همچنین، لازم است که تاریخ فروش در فاکتور وارد شود. این اطلاعات به خریدار و فروشنده کمک می‌کند تا زمان انجام معامله را مشخص کرده و در صورت نیاز به آن مراجعه کنند.

بطور کلی، صادر کردن یک فاکتور رسمی به عنوان یک سند حقوقی بسیار اساسی است که به هر دو طرف اعتماد و اطمینان می‌بخشد که معامله به درستی و با رعایت قوانین انجام گرفته است.

مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع هزینه ها در حسابداری

سخن آخر

با پیشرفت علم و تکنولوژی در زمینه های مختلفی همچون حسابداری، بسیاری از مشکلات گذشته مودیان بر طرف شده است. صدور فاکتور رسمی و غیر رسمی عضو جدایی ناپذیر کسب و کار ها از گذشته تا به امروز است که در طی زمان برای صدور آن از ابزار های گوناگون استفاده می شده است. در این مقاله از مجموعه مقالات کاوش به تعریف ویژگی های فاکتور رسمی و غیر رسمی پرداخته شد. برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون مسائل مختلف حسابداری به بخش مقالات وب سایت کاوش مراجعه نمایید.