در ازای فروش خدمات و یا کالا به صورت نسیه و اعتباری، حساب های دریافتنی و در نقطه مقابل آن برای خریدار کالا و خدمات حساب پرداختنی ایجاد شده است. یا به بیانی دیگر حسابهای دریافتنی نشان دهنده مطالبات واحد تجاری از اشخاص و شرکت ها است که این حساب ها ممکن است از فروش کالا یا ارائه خدمات، پرداخت مساعده، پرداخت وام یا مواردی از این قبیل ایجاد شده باشد. ماهیت این نوع حساب ها به این صورت است که چون حساب دریافتنی جز دارایی‌های واحد اقتصادی است و دارایی ها نیز ماهیت بدهکار دارند پس می توان گفت که ماهیت این نوع حساب ها هم بدهکار میباشد. در این مقاله از سایت کاوش فردا به انواع حساب های دریافتنی در حسابداری پرداخته ایم. تا پایان همراه ما باشید.
مقدمه
زمانی که درآمدها و هزینه ها در تعادل سالم باقی می مانند، شرکت می تواند فرصت های رشد را غنیمت شمرده و روابط با مشتریان و تامین کنندگان در وضعیت مثبت باقی نگه دارند. دفتر حسابهای پرداختنی یک شرکت (AP) بدهی‌های کوتاه‌مدت آن را فهرست می‌کند برای مثال تعهدات مربوط به اقلام خریداری‌شده از تامین‌کنندگان. حساب های دریافتنی (AR) وجوهی هستند که شرکت انتظار دارد از مشتریان و شرکا دریافت کند. AR به عنوان دارایی جاری در ترازنامه فهرست شده است. وام دهندگان و سرمایه گذاران بالقوه به AP و AR نگاه می کنند تا سلامت مالی شرکت را بسنجند. درآمد مهم است و همچنین هزینه های محتاطانه برای رشد کسب و کار و حفظ مشتریان اهمیت دارد. سوء مدیریت هر دو طرف معادله می تواند بر اعتبار شما و در نهایت ثبات کسب و کار شما تأثیر منفی بگذارد.
انواع ماهیت حساب ها
قبل از اینکه به ماهیت حساب های حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی اشاره کنیم، ابتدا به بررسی انواع ماهیت حساب ها پرداخته ایم. در حسابداری، به طور کلی چهار نوع ماهیت وجود دارد:
- ماهیت بدهکار
- ماهیت بستانکار
- ماهیت خنثی
- ماهیت دوگانه
هر یک از این ۴ مورد ویژگی‌های منحصر به فردی دارند. برای تشخیص ماهیت هر حساب، باید به مواردی که به آن ها اشاره می‌شود توجه کنیم.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات و انواع نرم افزارهای حسابداری
1-ماهیت بدهکار در حسابداری
در قسمت راست، دارایی‌ها ثبت می‌شوند، به این معنی که هر چیزی که به عنوان دارایی یک موسسه یا شرکت شناخته می‌شود، در زیرمجموعه دارایی‌ها قرار می‌گیرد. این شامل مواردی مانند موجودی نقدی، حسابهای بانکی، حساب های دریافتنی، موجودی کالا، دارایی‌های ثابت، هزینه‌ها و هزینه‌های تمام شده است.
بخش دارایی‌ها و هزینه‌ها و همه حساب‌هایی که در زیرمجموعه آنها قرار می‌گیرند، ماهیت بدهکار دارند. به عبارت دیگر، حساب‌هایی که ارزش آن ها به عنوان گیرنده ماهیت بدهکار است، در این بخش قرار دارند.
در حسابهای با ماهیت بدهکار، افزایش موجودی در سمت راست یا ستون بدهکار ثبت می‌شود و کاهش موجودی در سمت چپ یا ستون بستانکار به نمایش گذاشته می‌شود. بنابراین، وقتی یک حساب ماهیت بدهکار دارد، افزایش در موجودی آن باعث بدهکار شدن و کاهش در موجودی آن باعث بستانکار شدن آن می‌شود.
2-ماهیت بستانکار در حسابداری
در مقابل حساب‌هایی با ماهیت بدهکار، حسابهای بستانکار که شامل حسابهای بدهی، سرمایه، پیش‌دریافت، حقوق صاحبان سهام و درآمد می‌شوند، ارزشی را نشان می‌دهند و ماهیتی کاملاً متفاوت دارند. در این حساب‌ها، هر زمان که موجودی افزایش یابد، به عنوان بستانکار ثبت می‌شود و هر زمان که کاهش یابد، به عنوان بدهکار ثبت می‌شود. همچنین، باید توجه داشت که مانده این حساب‌ها باید بستانکار باشد.
3-ماهیت خنثی حسابداری
برخلاف حساب های دریافتنی و پرداختنی که ماهیت بدهکار یا بستانکار دارند، حسابهای فاقد ماهیت که در اصطلاح حسابداری به آنها حسابهای خنثی نیز گفته می‌شود، صرفاً جنبه تعهدی دارند و در ترازنامه یا صورت سود و زیان منعکس نمی‌شوند. این حساب‌ها با وجود عدم ثبت در صورت‌های مالی، برای ثبت رویدادهای انتقالی و اطلاعات تکمیلی در فرایند حسابداری حائز اهمیت هستند. به عبارتی، این حساب‌ها صرفاً برای ایجاد و حفظ تعادل در معادله حسابداری (دوگانگی حسابداری) به کار می‌روند و تغییرات در آنها به عنوان رویداد مالی تلقی نمی‌شود.
به عنوان مثال، ماهیت حسابهای انتظامی در این دسته قرار دارد و خنثی است. برای تشخیص ماهیت حسابهای خنثی باید به سه ویژگی زیر توجه کرد:
- با هیچ حساب مالی مرتبط نیستند.
- در گزارش‌های مالی نمایش داده نمی‌شوند، البته ممکن است گاهی برای ارائه آمار استفاده شوند. (حتما بخوانید: تفاوت مدیریت مالی و حسابداری)
- در حسابهای دریافتی یا پرداختی به صورت مشابه ثبت می‌شوند.
4-ماهیت دوگانه حسابداری
برخلاف حسابهای قبلی که باید هرکدام در محل مشخصی (در سمت چپ یا راست ترازنامه و سایر صورت‌های حسابداری) قرار گیرند، برخی حساب‌ها ماهیت دوگانه دارند.
این حساب‌ها می‌توانند در طرف راست یا چپ معادلات حسابداری قرار گیرند. همچنین، در پایان سال که حسابداران به مانده‌گیری حساب‌ها می‌پردازند، مانده این حساب‌ها می‌تواند هم بدهکار و هم بستانکار باشد. به عنوان نمونه، حساب جاری شرکا در حسابداری دوگانه ماهیتی متنوع دارد. حساب‌هایی که افزایش یا کاهش را در هر دو سمت بدهکار و بستانکار ثبت می‌کنند، حساب‌هایی با ماهیت دوگانه هستند.
حساب های دریافتنی (AR) چیست؟
حسابهای دریافتنی (AR) موجودی پولی است که به یک شرکت کالاها یا خدماتی تحویل داده یا استفاده می‌شود اما هنوز توسط مشتریان پرداخت نشده است. حساب دریافتنی در ترازنامه به عنوان دارایی جاری درج می شود که نشان دهنده پول ناشی از یک شرکت در کوتاه مدت است. AR هر مقدار پولی است که مشتریان برای خریدهای اعتباری بدهکار هستند. زمانی AR ایجاد می شود که یک شرکت به خریدار اجازه می دهد کالا یا خدمات خود را به صورت اعتباری خریداری کند. همچنین قدرت AR یک شرکت را می‌توان با نسبت گردش حسابهای دریافتنی یا روزهای فروش معوق تحلیل کرد.
مطالعه بیشتر: حسابهای مشکوک الوصول چیست ؟
درک حساب های دریافتنی
حساب های دریافتنی به صورتحساب معوقی که یک شرکت دارد یا پولی که مشتریان به شرکت بدهکار هستند اشاره دارد. این عبارت به حساب هایی اشاره دارد که یک کسب و کار حق دریافت آن را دارد. چرا که به ازای آن محصول یا خدماتی را ارائه کرده است. AR یا دریافتنی ها نشان دهنده یک خط اعتباری است که توسط یک شرکت تمدید شده است و معمولاً دارای شرایطی است که مستلزم پرداخت در یک دوره زمانی نسبتاً کوتاه است. معمولاً از چند روز تا یک سال مالی یا تقویم متغیر است.
شرکت ها حساب های دریافتنی را به عنوان دارایی در ترازنامه خود ثبت می کنند. زیرا مشتری تعهد قانونی برای پرداخت بدهی دارد. علاوه بر این، همان طور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم AR دارایی های جاری هستند، به این معنی که مانده حساب در یک سال یا کمتر، از بدهکار سررسید می شود. اگر شرکتی مطالبات داشته باشد، به این معنی است که فروش نسیه انجام داده است اما هنوز پول را از خریدار دریافت نکرده است. در اصل، این شرکت یک IOU کوتاه مدت از مشتری خود پذیرفته است.
حساب های دریافتنی در مقابل حساب های پرداختنی
زمانی که یک شرکت به تامین کنندگان یا طرف های دیگر بدهی داشته باشد، حساب های پرداختنی می گویند. حساب های پرداختنی برعکس حساب های دریافتنی است. برای درک بهتر، تصور کنید که شرکت A فرش های شرکت B را تمیز می کند و صورت حسابی برای خدمات ارسال می کند. شرکت B به آنها بدهکار است، بنابراین فاکتور را در ستون حساب های پرداختنی خود ثبت می کند. شرکت A منتظر دریافت وجه است، بنابراین صورت حساب را در ستون حساب های دریافتنی خود ثبت می کند.
مطالعه بیشتر: تعریف مفاهیم کلیدی در حسابداری
ماهیت حساب پرداختنی در مقابل بدهی های تجاری
اگرچه برخی افراد از عبارات «حساب های پرداختنی» و «پرداختنی های تجاری» به جای یکدیگر استفاده می کنند، این عبارات به موقعیت های مشابه اما کمی متفاوت اشاره دارد. بدهی های تجاری، پولی را تشکیل می دهد که یک شرکت به فروشندگان خود برای کالاهای مرتبط با موجودی، مانند لوازم تجاری یا موادی که بخشی از موجودی هستند، بدهکار است. حساب های پرداختنی شامل کلیه تعهدات کوتاه مدت شرکت می باشد.
به عنوان مثال، اگر یک رستوران به یک شرکت مواد غذایی یا نوشیدنی بدهکار باشد، آن اقلام بخشی از موجودی کالا و در نتیجه بخشی از بدهی های تجاری آن است. این در حالی است که تعهدات نسبت به سایر شرکت ها مانند شرکت تمیزکننده لباس کارکنان رستوران در دسته حساب های پرداختنی قرار می گیرد. هر دوی این دسته بندی ها در دسته بندی گسترده تر حساب های پرداختنی قرار می گیرند و بسیاری از شرکت ها هر دو را تحت عنوان حساب های پرداختنی ترکیب می کنند.
مزایای حساب های دریافتنی
حساب های دریافتنی یک جنبه مهم از تحلیل بنیادی کسب و کار است. AR یک دارایی جاری است، بنابراین نقدینگی یا توانایی شرکت برای پوشش تعهدات کوتاه‌مدت بدون جریان‌های نقدی اضافی را اندازه‌گیری می کند. تحلیلگران بنیادی اغلب حساب دریافتنی را در چارچوب گردش مالی ارزیابی می کنند، که به عنوان نسبت گردش حساب دریافتنی نیز شناخته شده و تعداد دفعاتی را که یک شرکت در مانده حساب دریافتنی خود در طول یک دوره حسابداری جمع آوری کرده است، اندازه گیری می کند. تجزیه و تحلیل بیشتر شامل تجزیه و تحلیل معوقه فروش روز است که میانگین دوره جمع آوری موجودی مطالبات شرکت را در یک دوره مشخص اندازه گیری می کند.
تفاوت های کلیدی حساب های پرداختنی در مقابل حساب های دریافتنی
برای هر فروش یا خرید، کسب و کار شما فاکتور صادر یا دریافت می کند. اگر کالا یا خدماتی را ارائه کرده‌اید، تیم مالی مبلغی را که انتظار دارید در حسابهای دریافتنی دریافت شود، یادداشت می‌کند. اگر فاکتور را پرداخت می کنید، مبلغ را در حساب های پرداختنی یادداشت می کنید. AR یک دارایی در نظر گرفته می‌شود. زیرا روی دریافت آن پول در بازه زمانی تعیین‌شده در زمان شروع فروش حساب می‌کنید. AP یک بدهی در نظر گرفته می شود. زیرا باید آن مبلغ را در یک جدول زمانی مشخص پرداخت کنید.
از منظر رهبری، این دو وظیفه باید کاملاً از هم جدا باقی بمانند و در دست بخش‌ها یا پرسنل مختلف باشند. در واقع، مؤسسه آمریکایی CPA، تفکیک وظایف را یک اصل اساسی حسابداری و کنترل داخلی ضروری برای هر کسب و کار می داند، در درجه اول برای کاهش خطر تقلب.
از نظر حساب های پرداختنی و حساب های دریافتنی، مدیران مالی باید اطمینان حاصل کنند که شخص مسئول پرداخت صورت حساب ها نیز نمی تواند فاکتورها را وارد کند. در واقع، برخی از شرکت‌ها انتخاب می‌کنند که یکی از اعضای تیم AR دریافت پرداخت‌های مشتری را یادداشت کند و دیگری آن پرداخت‌ها را به دفتر کل ارسال کند، و در سمت AP، یکی از اعضای تیم ممکن است فاکتورها را تأیید کند و دیگری شروع به پرداخت کند.
حسابرسان از روش‌های مختلفی برای ارزیابی اثربخشی حفاظت حسابهای پرداختنی و دریافتنی استفاده می‌کنند. زمانی که حسابرسان AP را آزمایش می کنند، معمولاً به دنبال نمونه هایی از خطاهای کمی یا در برخی موارد رفتار غیراخلاقی از سوی فروشنده می گردند. به عنوان مثال، ممکن است تأمین‌کننده به اشتباه یا عمداً برای محصولاتی که تحویل داده است، صورتحساب بیشتری دریافت کرده باشد.
برای حساب های دریافتنی، حسابرسان به حساب هایی که بیش از 120 روز سررسید هستند نگاه می کنند. در آن مرحله، شرکت ها ممکن است نیاز به تعدیل انتظارات داشته باشند. اگر رهبران تشخیص دهند که مشتری نمی تواند یا نمی خواهد پرداخت کند، امور مالی باید پول را از AR بگیرد و آن را به عنوان هزینه در نظر بگیرد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری پیمانکاری
تفاوت پیش پرداخت و حساب دریافتنی
پیش پرداخت و حساب دریافتنی دو عبارت مالی هستند که در معاملات تجاری و مالی به کار می‌روند. تفاوت پیش پرداخت و حساب دریافتنی آن ها در زمان پرداخت یا دریافت و چگونگی انجام آن می باشد.
پیش پرداخت:
توضیح: پیش پرداخت به مبلغی اشاره دارد که یک شرکت یا فرد به صورت پیش از ارائه خدمات یا تحویل کالا به مشتری دریافت می کند. به عبارت دیگر، این مبلغ پرداخت می‌شود تا در آینده خدمات یا محصولات مورد نظر ارائه شود.
مثال: اگر یک شخص یا شرکت قبل از ارائه خدمات یا ارسال محصول، یک مبلغ را از مشتری دریافت کند، این مبلغ به عنوان پیش پرداخت در دفتر حسابداری ثبت می‌شود.
حساب دریافتنی:
توضیح: حساب دریافتنی به یک تعهد مالی اشاره دارد که در آینده به شما پرداخت می‌شود. این انتظار پرداخت معمولاً در اثر انجام خدمات، فروش کالا یا انجام یک تعهد مالی دیگر ایجاد می‌شود.
مثال: برای مثال، شرکتی که یک محصول یا خدمات را به مشتری ارائه کرده است، یک حساب دریافتنی ایجاد می‌کند تا مبلغ مربوط به فاکتور یا قرارداد را از مشتری دریافت کند.
در کل تفاوت پیش پرداخت و حساب دریافتنی این است که پیش پرداخت نشان‌دهنده پرداخت از قبل مشتری است، در حالی که حساب دریافتنی به تعهد مشتری برای پرداخت در آینده اشاره دارد.
هر دو مفهوم نقش مهمی در معاملات تجاری و مالی دارند و به عنوان ابزارهای مالی جهت مدیریت درآمد و هزینه‌ها استفاده می‌شوند.
مطالعه بیشتر: حسابداری نقدی چیست؟
ماهیت حساب های دریافتنی و پرداختنی در حسابداری
در معادله حسابداری اصلی، به طور کلی دارایی‌ها در سمت راست و بدهی‌ها و سرمایه در سمت چپ قرار دارند.
دارایی = بدهی + سرمایه
برای تشخیص ماهیت حساب های بدهکار و بستانکار، می‌توان اظهار کرد که حساب هایی که در سمت راست معادله حسابداری قرار دارند، معمولاً “حساب با ماهیت بدهکار” نامیده می شوند. به عنوان مثال، حساب هایی مانند موجودی نقد و بانک، حساب های دریافتنی، موجودی کالا، دارایی های ثابت، هزینه ها و بهای تمام شده از این دسته حساب ها هستند.
حساب هایی که در سمت چپ معادله حسابداری قرار دارند، عمدتاً با عنوان “حساب با ماهیت بستانکار” شناخته می شوند. به عنوان نمونه، حساب های پرداختنی، تسهیلات، سرمایه، درآمد و فروش از جمله حساب های این دسته هستند.
هر فعالیت مؤثری ممکن است به افزایش یا کاهش حساب ها در معادله حسابداری اصلی منجر شود. نحوه ثبت این افزایش یا کاهش در هر حساب نیز از توجه به ماهیت حساب های دریافتنی و پرداختنی وابسته است.
اضافه شدن به مقادیر حساب های بدهکار، در ستون بدهکار ثبت می‌شود و کاهش در مقادیر حساب های بدهکار در ستون بستانکار ثبت می‌شود. به زبان ساده‌تر، افزایش هر دارایی در سمت راست حساب (بدهکار) ثبت و کاهش هر دارایی در سمت چپ حساب (بستانکار) تأثیر خواهد داشت.
ماهیت حساب های دریافتنی و پرداختنی با توجه به موارد اشاره شده در بالا می توان گفت که ماهیت حساب های پرداختنی یا ماهیت حساب سرمایه، بستانکار و ماهیت حساب پرداختنی، بدهکار است.
ماهیت حساب دریافتنی
حساب های دریافتنی، نشانگر مطالبات واحد تجاری نسبت به اشخاص و شرکت ها هستند. این حساب ممکن است از فروش کالا یا ارائه خدمات، پرداخت مساعده، پرداخت وام یا موارد مشابه ایجاد شود. با توجه به اینکه حساب های دریافتنی به عنوان یکی از دارایی‌های واحد اقتصادی محسوب می شوند و دارایی ها ماهیت بدهکار دارند، بنابراین ماهیت حساب های دریافتنی نیز بدهکار می باشد.
ماهیت حساب پرداختنی
حساب پرداختنی نشان دهنده بدهی ها و تعهدات مالی است که یک شرکت یا فرد نسبت به دیگران دارد و موظف به پرداخت آن ها در آینده است. این حساب به عنوان یک بخش اساسی از سیستم حسابداری کسب و کارها و سازمان‌ها وارد می شود.
مطالعه بیشتر: بدهکار و بستانکار در حسابداری
یک مثال از ماهیت حساب های دریافتنی و پرداختنی
شرکت X، مواد اولیه به ارزش ۳۰۰ میلیون ریال را به شرکت Y فروخته است با این شرط که مهلت پرداخت صورت حساب را ۳۰ روز محاسبه نماید.
شرکت X بابت فروش انجام شده، سند حساب دریافتنی به مبلغ ۳۰۰ میلیون را بدهکار و حساب فروش را بستانکار می‌نماید.
بابت خرید انجام شده، شرکت Y حساب موجودی کالا را به مبلغ ۳۰۰ میلیون ریال بدهکار و حساب پرداختنی را بستانکار می‌کند.
وقتی که پرداخت پس از ۳۰ روز صورت می‌گیرد:
- شرکت X حساب صندوق را بدهکار و ماهیت حساب دریافتنی را بستانکار می‌نماید.
- حساب پرداختنی را شرکت Y بدهکار می‌کند و حساب صندوق را بستانکار می‌نماید.
در هنگام فروش، باید دانست که:
- شرکت فروشنده، اسناد حساب دریافتنی را برای فروش و دارایی گزارش می‌دهد.
- شرکت خریدار، اسناد حساب پرداختنی را برای خرید و بدهی گزارش می‌دهد.
هنگام پرداخت بدهی، باید دانست که:
- شرکت فروشنده موجودی نقدی خود را افزایش می‌دهد و حساب دریافتنی آن کاهش می‌یابد.
- شرکت خریدار موجودی نقدی خود را کاهش می‌دهد و حساب پرداختنی آن نیز کاهش می‌یابد.
مطالعه بیشتر: مهم ترین نکاتی که باید درباره سامانه مودیان مالیاتی بدانید
مطالبات چه تفاوتی با حساب های پرداختنی دارد؟
مطالبات دارایی هایی هستند که شرکت برای خدمات ارائه شده به عنوان پول بدهکار به خود ثبت می کند. از سوی دیگر، حساب های پرداختنی نشان دهنده پولی است که شرکت به طرف های دیگر بدهکار است. به عنوان مثال، پرداخت های بدهکار به طلبکاران یا تامین کنندگان. مطالبات پرداختنی به عنوان بدهی ثبت می شود.
