تنخواه گردان | اهمیت و نحوه ثبت در نرم افزار حسابداری

با افزایش اندازه و گسترش شرکت‌ ها و سازمان ‌ها در چند دهه گذشته، فعالیت‌های آن‌ها به صورت چند برابر افزایش یافت. هر یک از این فعالیت‌ها نیازمند هزینه‌های جزئی و کلانی بود که در نهایت به هزینه‌های چندانی منجر می‌شد. در چنین شرایطی، مدیریت هزینه‌ها به یک مسئله اساسی برای انواع مختلف مجموعه‌ها تبدیل شد. به علاوه، برای پرداخت این هزینه‌ها، نیاز به اجرای فرآیندهای اداری وجود داشت که باعث هدر رفتن زمان زیادی از منابع مجموعه می‌شد.

به عنوان یک نمونه، برای خرید ملزومات اداری نیاز به پرداخت هزینه برای محصول وجود داشت و همچنین باید هزینه‌های جداگانه‌ای برای حمل و نقل این موارد پرداخت می‌شد. اجرای فرآیند اداری برای پرداخت هر یک از این هزینه‌ها زمان و انرژی زیادی از کارکنان واحد مالی و سایر واحدها می‌طلبید. راه حلی که برای این مشکل ارائه شد، استفاده از تنخواه گردان حسابداری بود.

در این مقاله، جزئیات مختلفی درباره انواع تنخواه‌ گردان، اهداف، ماهیت حساب و روش انجام فرآیند آن در نرم‌افزار حسابداری کاوش فردا برای شما تشریح می‌شود.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزارهای حسابداری

تنخواه چیست؟

تنخواه به معنای وجه نقدی است که توسط واحد مالی شرکت به کارکنان دیگر اعطا می‌شود. به عبارت دیگر، این وجه نقد در یک دوره زمانی کوتاه مانند یک روز یا چند روزه در دسترس پرسنل شرکت، از جمله مدیران، تحصیل‌داران و دیگر اعضای تیم قرار می‌گیرد. هدف از این تنخواه این است که افراد بتوانند مخارج کمی که در روند عادی شرکت پیش می‌آید را به سادگی تامین کنند. به عنوان مثال، یک تحصیل‌دار ممکن است مسئولیت داشته باشد که به صورت روزانه یا هفتگی بسته‌هایی را از طریق پست ارسال کند.

به منظور افزایش سرعت انجام این فرآیند و تسهیل پرداخت هزینه‌های مرتبط بدون نیاز به دریافت تأیید از واحد مالی، مبلغی به عنوان تنخواه از سوی حسابدار شرکت به تحصیلدار اختصاص می‌یابد. این مقدار تنخواه، بر اساس تخمینی که حسابدار و تنخواه‌دار از هزینه‌ها دارند، مشخص می‌شود.

تنخواه گردان حسابداری چیست؟

حساب تنخواه‌ گردان حسابداری (imprest account fund) یک مبلغ نقدی است که برای تسهیل در انجام امور روزمره و پرداخت هزینه ‌های جزئی شرکت ‌ها و موسسات نگهداری می ‌شود.

این مبلغ نقد، به شکل تنخواه یا همان تنخواه‌گردان به یکی از اعضای پرسنل شرکت اختصاص می‌یابد. این فرد، که معمولاً به عنوان مسئول خرید در شرکت یا مؤسسه مرتبط عمل می‌کند، موظف است تمامی اسناد تأیید پرداخت را به شکل رسید، فاکتور یا قبض مربوطه نزد خود نگه دارد.

حتی اگر مبلغ پرداختی بسیار اندک باشد، فرد مربوطه باید تمام اسناد مرتبط با آن را نگه دارد. این اقدام به دلیل این است که در پایان دوره مالی، این هزینه‌های جزئی که در تعداد زیاد انجام می‌شوند، با یکدیگر جمع‌آوری شده و ممکن است هزینه کل قابل توجهی را تشکیل دهد. تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه پرداخت می‌شوند، باید با اسناد واضح و رسمی به حسابداری مجموعه ارائه شوند و این اسناد باید زمان پرداخت و مبلغ هزینه را نیز دربرگیرد.

پس از ثبت و تحویل رسیدهای تنخواه به حسابداری، ضروری است که مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه این رسیدها را امضا کنند. بهتر است این اسناد در بخش حساب تنخواه در بایگانی شرکت نگهداری شوند. حائز اهمیت است که تنخواه در حسابی مناسب قرار گیرد که با ثبت حسابداری شرکتی هماهنگ باشد.

تنخواه‌دار باید فردی معتمد و صادق باشد و ترجیحاً توسط هیئت مدیره مجموعه تایید شده باشد. یک نکته حیاتی درباره تنخواه این است که منابع مالی موجود در حساب تنخواه باید صرفاً برای امورات مالی مربوط به شرکت شود و به هیچ وجه برای منافع شخصی استفاده نشود. عمدتاً در موسسات و شرکت‌های بزرگ، شغل تنخواه‌دار به عنوان یک شغل بسیار حیاتی و حساس مشاهده می‌شود.

استفاده از سیستم حسابداری کاوش فردا به شما این امکان را می‌دهد که عملیات پایان سال مالی را با بستن خودکار حساب‌های سود و زیان و صدور سند اختتامیه و افتتاحیه، به راحتی و سادگی انجام دهید.

نرم افزار حسابداری کاوش فردا به شما کمک می کند که:

• انواع کدینگ‌های پیش‌فرض برای بخش‌های بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری را وارد کنید.
• دفاتر قانونی را به سادگی ترین شیوه ممکن ثبت کنید.
• عملیات پایان سال مالی را به صورت خودکار و به صورت حجیم اجرا کنید.
• گزارش گردش حساب و مانده حساب در تمام سطوح را با جزئیات دلخواه ثبت کنید.
• پیوست ضمائم را به اسناد حسابداری اضافه کنید

مطالعه بیشتر: حسابداری شرکتی چیست؟ 

اهداف تنخواه حسابداری

اهداف اصلی در ایجاد حساب تنخواه گردان به شامل این سه مورد می‌شود:

پرداخت هزینه‌ها با سرعت و سهولت بیشتر: با بهره‌گیری از تنخواه، امکان دارد هزینه‌های فوری و جزئی شرکت با دقت بیشتر و به سرعت پرداخت شوند. به علاوه، در شرایطی که دسترسی به امکانات بانکی جهت پرداخت هزینه‌های مهم و ضروری ممکن نباشد، می‌توان از تنخواه بهره‌مند شده و این هزینه‌ها را پرداخت نمود.

کاهش حجم عملیات حسابداری: به کارگیری تنخواه منجر به کاهش حجم فرآیندهای پرداخت و در نتیجه، کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می‌شود. زمانی که پرداخت‌ها به صورت مستقیم به حساب‌های بانکی یا صندوق شرکت انجام شود، سرعت پرداخت کاهش می‌یابد و این ممکن است عملیات حسابداری را طولانی‌تر و پیچیده‌تر کند. اما استفاده از تنخواه برای پرداخت بخشی از هزینه‌ها به اندازه‌ای از این فشار کاسته و فرآیندها را ساده‌تر نماید.

مدیریت و کنترل وجوه نقد مجموعه: کنترل بر وجود نقد برای هزینه‌های جزئی و نقدی شرکت امری حیاتی است که با بهره‌گیری از حساب تنخواه گردان، به طریقی بسیار سهل و موثر انجام می‌شود.

انواع تنخواه گردان

فردی که مسئولیت انجام امور تنخواه را برعهده دارد به عنوان “تنخواه‌دار” شناخته می‌ شود. وظایف این تنخواه ‌دار بر اساس سیاست‌ های داخلی هر شرکت به چند دسته مختلف تقسیم می ‌شود. تنخواه گردان متغیر، ثابت، نقدی، تعهدی، اصلی و فرعی از جمله انواع مهم آن هستند. در ادامه، توضیح کوتاهی درباره این انواع ارائه خواهیم داد.

تنخواه گردان ثابت

این نوع تنخواه به این ترتیب عمل می‌کند که با توجه به نیازهای ماهانه شرکت، با تصویب مدیر امور مالی، مقدار معینی به عنوان تنخواه برای پوشش هزینه‌های شرکت در حساب تنخواه دار قرار می‌گیرد. مسئول تنخواه نیاز دارد خریدهای مرتبط با نیازهای شرکت را در یک بازه زمانی معین به بخش حسابداری تحویل دهد. البته، در پایان هر ماه یا دوره مالی، وظیفه دارد صورت خلاصه پرداخت‌های ماه گذشته را ارائه کند. نکته مهم این است که زمانی که تنخواه ثابت به کارکنان شرکت اختصاص می‌یابد، هیچ هزینه‌ای به جز هزینه‌های معین شده نباید از این حساب تنخواه انجام شود.

تنخواه گردان متغیر

در روش تنخواه متغیر، یک سقف مشخص برای مبلغ تنخواه تعیین می‌شود. این مبلغ، که توسط مدیران مجموعه مشخص می‌شود، برای پوشش هزینه‌ها و خریدها در حساب تنخواه دار قرار می‌گیرد. در پایان هر دوره، تنخواه‌دار نیز موظف است رسیدها و اسناد رسمی هزینه‌ها را با مبلغ باقیمانده تنخواه، به اندازه مبلغ تنخواه اولیه، به حسابداری تحویل دهد.

ثبت تنخواه گردان

برای اطمینان از نظارت کامل بر فرآیند اختصاص تنخواه و ثبت آن، لازم است به اصول ثبت تنخواه دار پایبند باشید. ثبت تنخواه گردان به دو صورت موقت و دائم انجام می‌شود.

روش متغیر یا موقت

در روش موقت، تنخواه به شکل موقت (عمدتاً زمان کمتر از یک ماه) در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد. در هنگام دریافت وجه توسط تنخواه‌دار، باید حساب تنخواه گردان به عنوان بدهکار و حساب صندوق به عنوان بستانکار ثبت گردد. به عنوان مثال، اگر دو میلیون تومان به تنخواه‌دار پرداخت شود، برای ثبت این رویداد، ثبت زیر باید انجام شود:

در مراحل پیشرفته، چند حالت ممکن است رخ دهد. حالت اول این است که کل مبلغ تنخواه گردان توسط فرد دریافت کننده آن هزینه شده باشد. این واقعه به شکل زیر ثبت می‌شود:

البته، لازم است توجه داشته باشید که تمامی این ثبت‌ها باید با توجه به اسناد و ضمائمی انجام شود که تنخواه‌دار آن‌ها را به واحد مالی ارسال می‌کند.

روش ثابت

همان‌گونه که در بخش قبل این مقاله بیان شد، تنخواه ثابت به این صورت است که یک مبلغ معین و ثابت به صورت منظم در اختیار یکی از کارکنان قرار می‌گیرد و در صورت خرج شدن بخشی از آن، تنخواه دقیقاً به مقدار ثابت قبلی شارژ خواهد شد. در ادامه با ارائه یک نمونه، نحوه ثبت تنخواه در روش ثابت را توضیح می‌دهیم. برای ثبت تنخواه گردان در روش دائمی، باید هزینه‌ها را در حساب بدهکار و بانک را در حساب بستانکار ثبت کنید.

همانطور که توجه داشتید، در روش متغیر یا همان موقت ثبت تنخواه گردان باید حساب تنخواه دار را بستانکار کنید و در روش ثابت یا همان دائمی، حساب موجودی نقد یا بانک به عنوان بستانکار ثبت می‌شود.

ترمیم تنخواه گردان چیست؟

فرآیند ثبت تنخواه در چهار مرحله اجرا می‌شود و یکی از این مراحل، مرحله ترمیم تنخواه است.

1. ایجاد حساب
2. ثبت هزینه‌ها
3. ترمیم حساب
4. بستن حساب

توجه: در روش ثبت تنخواه به صورت ثابت، این دو مرحله با یکدیگر ترکیب می‌شود. برای ثبت سند ترمیم تنخواه، این اطلاعات در اسناد حسابداری ثبت می‌گردد:

ویژگی‌های حساب تنخواه گردان چیست؟

ماهیت حساب تنخواه دار به این صورت است که این حساب از نظر ماهیت شباهت زیادی به صندوق دارد و بدهکار محسوب می‌شود. افزایش بدهکاری این حساب منجر به افزایش مبلغ آن می‌شود، و با بستانکار شدن، مبلغ حساب تنخواه کاهش می‌یابد. برای ثبت حسابداری حساب تنخواه و اجرای عملیات مالی، از یکی از روش‌های تنخواه، به صورت ثابت یا متغیر، باید استفاده کرد. در حال حاضر با بهره‌گیری از نرم‌افزار حسابداری کاوش فردا، می‌توان به سرعت و بدون هیچ مشکلی عملیات مالی و ثبت‌های حسابداری مرتبط با تنخواه را انجام داد.

مطالعه بیشتر: بدهکار و بستانکار در حسابداری

اهمیت تنخواه در پیمانکاری

تنخواه گردان یک جزء اساسی در حوزه پیمانکاری است که نقش بسیار مهمی در مدیریت مالی پروژه‌ها دارد. این نظام به پیمانکاران اجازه می‌دهد که هزینه‌ها و درآمدهای پروژه را با دقت نظارت کرده و اطمینان حاصل کنند که منابع مالی بهینه استفاده می‌شوند. تنخواه دار با تعیین و پایش هزینه‌ها، زمانبندی و کیفیت کارها، به بهبود عملکرد و اجتناب از افترا به اهداف پروژه کمک می‌کند. این سیستم به پیمانکاران این امکان را می‌دهد که از نقاط ضعف و اختلالات در مدیریت مالی جلوگیری کرده و به تصمیمات درست و به موقع دست پیدا کنند. به طور کلی، تنخواه در پیمانکاری نقش حیاتی در تضمین موفقیت پروژه‌ها با ایجاد شفافیت و کنترل مالی فراهم می‌کند.

مطالعه بیشتر: ثبت تنخواه در نرم افزار حسابداری پیمانکاری

تفاوت تنخواه گردان با صندوق

حساب تنخواه گردان، در ابعاد بسیاری از سایر حساب‌ها، به صورت ویژه به صندوق شباهت دارد. اما اختلاف حساب تنخواه دار با حساب صندوق در چه نقاط است؟

اولاً باید توجه داشته باشیم که هر پرداختی که از طریق حساب صندوق انجام می‌شود، باید به صورت روزانه ثبت گردد. اما در مورد پرداخت‌های انجام شده از طریق حساب تنخواه، آنها باید در زمان واریز هزینه‌ها ثبت گردد. همچنین، پرداخت‌های حساب تنخواه معمولاً برای هزینه‌های مشخصی صورت می‌گیرند، در حالی‌که پرداخت‌های صندوق معمولاً به محدودیت خاصی تحت نمی‌شوند.