چگونه حسابرسی عملیاتی به کسب و کارها سود می رساند

حسابرسی عملیاتی یک فرآیند است که توسط یک شرکت حسابرسی انجام می‌شود تا فرآیندها و رویه‌های جاری یک شرکت را ارزیابی کند. هدف اصلی این نوع حسابرسی، شناسایی مناطقی است که شرکت می‌تواند عملیات خود را بهبود بخشد. این به شرکت این امکان را می‌دهد که تغییراتی ایجاد کند که فرآیندهایش را کارآمدتر یا سازنده‌تر کند. به عبارت دیگر، حسابرسی عملیاتی به شرکت کمک می‌کند تا فرآیندها و رویه‌هایش را مورد بررسی دقیق‌تری قرار داده و نقاط ضعف و قوت آن‌ها را شناسایی کند. این نوع ارزیابی می‌تواند به شرکت کمک کند تا عملکرد خود را بهبود بخشیده و به بهترین شکل ممکن اهداف سازمانی خود را دنبال کند.

مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع نرم افزارهای حسابداری

حسابرسی عملیاتی چیست؟

حسابرسی عملیاتی به دقیق‌ترین شکل ممکن روند و فعالیت‌های یک سازمان را مورد بررسی قرار می‌دهد. این نوع حسابرسی به عنوان یک فرآیند کامل و جامع محسوب می‌شود که فراتر از مجموعه اطلاعات مالی و مالیاتی سازمان می‌رود و به طور جداگانه به بررسی فرآیندها، رویه‌ها، و سیستم‌های مورد استفاده در سازمان می‌پردازد.

هدف اصلی این نوع حسابرسی یافتن مناطقی است که نیاز به بهبود دارند تا سازمان را به عملکرد بهتر و کارآمدتر برساند. این بهبودها ممکن است شامل بهینه‌سازی فرآیندها، استفاده از تکنولوژی‌های جدید، بهبود سیستم‌های مدیریت، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، و تسهیل انطباق با استانداردها و قوانین باشد.

به طور کلی، حسابرسی عملیاتی به شرکت کمک می‌کند تا بهبودهای لازم را در فرآیندها و رویه‌های خود ایجاد کرده و بهترین عملکرد ممکن را به دست آورد تا به اهداف سازمانی خود برسد.

مطالعه بیشتر: حسابرسی داخلی چیست؟

فرآیند حسابرسی عملیاتی چیست؟

فرآیند حسابرسی عملیاتی شامل مراحل زیر است:

1-حسابرس را تعیین کنید

به طور معمول، یک شرکت، حسابرسی عملیاتی را به صورت داخلی انجام می دهد. آن ها ممکن است یک حسابرس داخلی یا تیم حسابرسی داشته باشند که وظیفه آن ها مدیریت حسابرسی داخلی یا عملیاتی است. برخی شرکت‌ها ممکن است توانایی انجام حسابرسی عملیاتی را داخلی نداشته باشند، مثلاً به دلیل عدم دسترسی به دانش یا تجربه کافی در این زمینه. در این صورت، آن ها ممکن است تصمیم بگیرند تا یک متخصص حسابرسی خارجی یا یک شرکت حسابرسی خارجی را برای انجام حسابرسی عملیاتی استخدام کنند.

2-فرآیند حسابرسی را برنامه ریزی کنید

حسابرس باید با مدیران مربوطه جهت بحث و برنامه ریزی روش حسابرسی خود جلسه ای برگزار کند. در حین این بحث، حسابرس به دانشی از فعالیت‌های کسب و کار و هر نگرانی محتملی دست می‌یابد. سپس می‌توانند مناطقی را که احتمال بهبود فرآیندها دارند، شناسایی کنند و چالش‌های مرتبط را مطرح کنند تا در طول فرآیند حسابرسی بر روی آن‌ها تمرکز کنند. از طریق این گفتگو، حسابرس محدوده و زمان‌بندی حسابرسی را نیز مشخص می‌کند.

در مرحله بعد، آن ها می توانند شروع به ایجاد اهداف و استراتژی های حسابرسی کنند. این اهداف ممکن است در زمینه‌های مختلفی متمرکز شوند، اما باید تمامی آن‌ها به حمایت از نیازها و اهداف کلی سازمان همسو شوند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است بر روی فرآیندهای مرتبط با استخدام تمرکز کند و حسابرس و مدیران باید اهدافی را برای دستیابی به این فرآیندها تعیین کنند. سپس، حسابرس از این اهداف برای ارزیابی رویه‌های جاری شرکت استفاده می‌کند.

3-ممیزی را انجام دهید

حسابرس باید فرآیندها و رویه‌های موجود را ارزیابی کند تا تعیین کند که آیا آن ها به اهداف تعیین‌شده قبلی در فرآیند حسابرسی دست می‌یابند یا خیر. آن ها با مدیران و کارکنان بحث و گفتگو می‌کنند تا بررسی کنند که آیا فرآیندها و رویه‌ها به‌طور موثر انجام می‌شوند و انتظارات مطرح شده را برآورده می‌کنند یا خیر. حسابرس همچنین ممکن است کارکنان را در حین اجرای این روش ها و بررسی هر مرحله مشاهده کند.

زمانی که حسابرس فرآیندها یا رویه ها را درک و بررسی کرد، می تواند آزمون هایی را برای ارزیابی آن ها ایجاد کند. از طریق این آزمون‌ها، حسابرس می‌تواند عوامل خاصی را پیدا کند که نیاز به بهبود دارند و راه‌حل‌هایی را ایجاد و آزمایش کند که به دستیابی به اهداف آنها کمک کند. یک فرآیند ایده‌آل بدون مشکل عمل می‌کند و به شرکت اجازه می‌دهد که کار را به روشی موثر و با بهره‌وری زمانی انجام دهد.

مطالعه بیشتر: نحوه ثبت کدینگ حسابداری پیمانکاری

4-گزارش یافته های حسابرسی

حسابرس، گزارشی درباره یافته‌های خود تنظیم می‌کند. بر اساس این گزارش، حسابرس ممکن است یک برنامه اجرایی را برای کمک به شرکت در اعمال تغییرات لازم پیش‌نویس کند. این توصیه‌ها را با مدیران مربوطه مورد بررسی قرار می‌دهند و اطمینان حاصل می‌شود که تیم مدیریت یافته‌ها و راه‌حل‌ها را درک کرده‌اند. ممکن است مدیریت موافقت کند که همه پیشنهادات را اجرایی کند یا درباره‌ی اینکه چرا برخی تغییرات ممکن است امکان پذیر نباشد بحث کند.

5-پیگیری انجام دهید

پس از اتمام فعالیت‌های حسابرسی، حسابرس یک جلسه پیگیری با تیم مدیریت و کارکنان مربوطه برگزار می‌کند. این جلسه معمولاً حدود شش ماه پس از اتمام حسابرسی برگزار می‌شود. هدف این جلسه پیگیری ارائه نتایج نهایی حسابرسی، بررسی پیشرفت اقدامات اصلاحی و بهبود‌های پیشنهادی، و اطمینان از اجرای صحیح تغییرات و اصلاحات موردنیاز است. این جلسه می‌تواند فرصتی برای بررسی وضعیت عملیاتی شرکت و ارتباط بیشتر بین حسابرس و تیم مدیریت فراهم کند.

در طول پیگیری، تغییرات ایجاد شده در فرآیندها را مورد بحث قرار می دهند و نتایج آن ها را ارزیابی می کنند. آن‌ها این نتایج را با اهدافی که در حسابرسی مشخص شده‌اند اندازه‌گیری می‌کنند و تعیین می‌کنند که آیا این نتایج با آن اهداف همخوانی دارند یا به سمت دستیابی به آن‌ها پیشرفتی داشته‌اند.

مطالعه بیشتر: تفاوت حسابداری و حسابرسی چیست؟

انواع حسابرسی عملیاتی

حسابرسی عملیاتی بر روی فرآیندها و رویه‌های تجاری یک شرکت تمرکز دارد و از این طریق ممکن است با حسابرسی‌های دیگری که بر روی جنبه‌های مالی، مالیاتی، یا حقوقی شرکت تمرکز دارند، همپوشانی داشته باشد. به عنوان مثال:

حسابرسی دپارتمان: به معنای بررسی و ارزیابی فرآیندها و رویه‌های مختلف در یک شرکت است که به تعداد دپارتمان‌های مختلف اعمال می‌شود. هر دپارتمان در یک شرکت معمولاً از فرآیندها و رویه‌های مختلفی برای دستیابی به اهداف خود استفاده می‌کند. حسابرسی دپارتمان به این شرایط توجه می‌کند و فرآیندها را ارزیابی می‌کند تا راه‌هایی برای بهبود آنها پیدا کند. همچنین، می‌تواند عملکرد و موجودیت منابع موجود در هر دپارتمان و کارایی آنها را در اجرای فرآیندها بررسی کند. به عنوان مثال، حسابرسی عملیاتی ممکن است بخش‌های مختص‌ به دپارتمان منابع انسانی، بازاریابی یا فناوری اطلاعات را بررسی و ارزیابی کند.

ممیزی‌های تحقیقی: در صورت کشف یا شکّ به وقوع خطا یا نقض امنیتی در یک شرکت، ممکن است برای تعیین علت آن، حسابرسی تحقیقاتی انجام دهد. در این نوع ممیزی، آنها ممکن است فرآیندهای انجام شده توسط یک کارمند یا بخش را ارزیابی کنند. حسابرس ممکن است پیشنهادهایی برای بهبود این فرآیندها یا رویه‌های مرتبط ارائه دهد تا اطمینان حاصل شود که موضوع در آینده تکرار نمی‌شود.

حسابرسی انطباق: به بررسی می‌پردازد که آیا یک شرکت از قوانین و مقررات خارجی مربوطه، همراه با سیاست‌های داخلی، پیروی می‌کند یا خیر. در این نوع حسابرسی، حسابرس فرآیندها و رویه‌های فعلی را بررسی می‌کند تا اطمینان حاصل کند که استانداردها یا مقررات لازم مرتبط با صنعت سازمان را رعایت می‌کنند.
یک شرکت همچنین ممکن است قوانینی برای رفتار داشته باشد که همه کارکنان از آن پیروی می کنند، بنابراین حسابرسی ممکن است مطابق با فرآیندهای استخدام و اخراج کارکنان را بررسی کند.

مطالعه بیشتر: آموزش استانداردهای حسابداری و حسابرسی

مزایای حسابرسی عملیاتی

از جمله انجام مزایای متعددی که حسابرسی عملیاتی در یک سازمان می‌تواند را به همراه داشته باشد، عبارتند از:

شناسایی فرصت‌ها و ریسک‌ها توسط حسابرسی انجام می‌شود.

عملیات یک کسب و کار ممکن است به آرامی پیش برود، اما حسابرسی می‌تواند زمینه‌های بهبود را شناسایی کند. این تغییرات می‌تواند باعث بهبود سرعت، کاهش هزینه یا اعمال روش‌های دیگری که از سودآوری و اهداف تجاری حمایت می‌کنند، شود.

از طریق حسابرسی، مدیران ممکن است خطرات یا مسائلی را در فرآیندهای خود کشف کنند که قبلاً آگاه نبودند. حسابرس به شناسایی این ریسک‌ها کمک می‌کند و راهکارهایی برای حل آن‌ها ارائه می‌دهد. با دانش کارکنان از ریسک‌های مرتبط با کسب و کار، می‌توانند ریسک‌های آینده را بهتر شناسایی و ارزیابی کنند.

حسابرسی می تواند اثربخشی کسب و کار را بهبود بخشد

حسابرسی عملیاتی نیازمند بررسی دقیقی از فرآیندها و رویه‌های مربوط به عملیات تجاری است، با هدف اطمینان از اجرای موثر و کارآمد فرآیندها. بنابراین، هر تغییری که در این راستا اتخاذ شود، بهبود عملکرد و سودآوری شرکت را به همراه دارد. گاهی اوقات، یک حسابرس ممکن است حوزه ای از کسب و کار را که کارآمد است شناسایی کند و از آن به عنوان مثالی برای کمک به افزایش کارایی تیم دیگر استفاده کند.

ممیزی می‌تواند دیدگاه‌های جدید یا موضوعی را ارائه کند.

مدیران را می‌توان با کمک حسابرس، به دست آوردن دیدگاه جدیدی نسبت به عملیات تجاری خود یاری داد در صورتی که حسابرس بررسی منظمی با فرآیندها یا رویه‌های شناسایی‌شده نداشته باشد، ممکن است بینش‌هایی ارائه دهد که ممکن است شخصی که به طور منظم آن‌ها را انجام می‌دهد، نبیند.

ارزیابی از فرآیندها بر اساس اهداف تجاری، یک روش موثر و عینی برای ارزیابی است. در واقع، مهم نیست که حسابرس این روش را دوست دارد یا نه؛ بلکه مهم این است که آیا این روش، اهداف مورد نیاز را به‌درستی برآورده می‌کند یا نه. به عبارت دیگر، ارزیابی باید بر اساس استانداردهای تجاری و نیازهای شرکت صورت گیرد تا به نتایج مفیدی منجر شود.

حسابرسی می تواند انگیزه ایجاد کند

در طول یک حسابرسی، حسابرس و مدیریت، اهدافی را برای دستیابی به آن ها توسعه می دهند. این جمله بیان می‌کند که اهدافی که به بهبود عملکرد کسب و کار کمک می‌کنند، شامل بهبود فرآیندها و رویه‌های خاص است. مدیران می‌توانند از این اهداف برای افزایش انگیزه کارکنان استفاده کنند، به این صورت که استانداردهایی را برای انجام کار به آن‌ها ارائه دهند. این استانداردها می‌توانند به عنوان راهنمایی برای کارکنان عمل کنند و به آن‌ها کمک کنند تا به بهترین عملکرد ممکن برسند. این اهداف همچنین دستورالعمل‌های روشنی را برای کارمندان ارائه می‌کنند و تضمین می‌کنند که آن ها انتظارات کارفرمای خود را درک می‌کنند و می‌دانند که کار خوب چیست.

مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری

معایب حسابرسی عملیاتی

هدف حسابرسی عملیاتی ارتقاء فرآیندها و رویه‌های داخلی یک شرکت است، اما این فرآیند ممکن است با برخی معایب همراه باشد. با این حال، به دلیل مزایایی که از بهبودهای انجام شده به دست می‌آید، این معایب ممکن است در طولانی‌مدت اهمیتی نداشته باشند. برخی از این معایب ممکن است شامل مواردی مانند:

ممیزی ممکن است نیاز به ایجاد تغییرات داشته باشد

این جمله بیان می‌کند که بهبود فرآیندها و رویه‌های یک شرکت اغلب نیازمند تغییر عناصر مختلف آنها است. کارمندان ممکن است زمانی نیاز داشته باشند تا خود را با این تغییرات سازگار کنند و به آنها تطبیق پیدا کنند تا با راحتی بیشتری فعالیت کنند. برخی از این تغییرات حتی ممکن است نیازمند آموزش کارکنان درباره نحوه انجام فرآیندهای جدید و بهبود یافته باشد. به طور خلاصه، بهبود فرآیندها ممکن است نیازمند تغییرات در ساختار و فرآیندهای کاری باشد که کارکنان باید با آنها آشنا شوند و در این زمینه آموزش داده شوند.

حسابرسی با هزینه های پولی همراه است

همانند سایر حسابرسی‌ها، حسابرسی عملیاتی هزینه‌هایی را برای سازمان به دنبال دارد. در حالی که معمولاً توسط یک حسابرس داخلی اداره می شود، یک شرکت ممکن است گاهی اوقات یک حسابرس خارجی را استخدام کند که برای خدمات آن ها حق الزحمه دریافت می کند. اجرای این بهبودها یا آموزش کارکنان بر روی آن ها می تواند هزینه هایی را به شرکت اضافه کند.

حسابرسی می‌تواند بر بهره‌وری تأثیرگذار باشد.

ممیزی عملیاتی می‌تواند بر بهره‌وری کارکنان شرکت تأثیرگذار باشد. اگر حسابرس داخلی به طور معمول وظایف دیگری را در شرکت انجام دهد، انجام حسابرسی آن ها را در طول مدت آن از این مسئولیت ها سلب می کند. به طور مشابه، کارکنانی که بخش یا حوزه تجاری آن ها در حال حسابرسی است، باید زمانی را صرف کار با حسابرس و بررسی فرآیندها و رویه‌های آن ها کنند. انجام این کار ممکن است توانمندی پیشروی در پروژه‌های آن‌ها را کند کند یا زمان آن‌ها را از مسئولیت‌های روزمره بگیرد. فرآیندهای برجسته برای بهبود ممکن است با توقف انجام هر گونه تغییر مورد نیاز توسط شرکت متوقف شوند.

ممیزی می تواند زمان بر باشد

بررسی عملیات تجاری یک شرکت توسط حسابرس ممکن است زمان زیادی طول بکشد. آن ها باید هر مرحله از فرآیندهایی را که ممیزی می کنند بررسی کرده، و هر چه فرآیندها پیچیده تر باشند، زمان بیشتری نیاز است. پیاده‌سازی راه‌حل‌ها یا بهبودها ممکن است زمان بسیاری را اشغال کند. شرکت ممکن است بخواهد آزمایش‌هایی انجام دهد تا اطمینان حاصل کند که این تغییرات در فرآیندها واقعاً موثر هستند. اگر کارمندان برای یادگیری نحوه انجام این فرآیندهای جدید نیاز به آموزش داشته باشند، این می‌تواند زمان زیادی از وظایف روزانه آنها را به خود اختصاص دهد.

حسابرسی عملیاتی چه تفاوتی با حسابرسی داخلی دارد؟

حسابرسی عملیاتی مشابه حسابرسی داخلی عمل می کند. چون یک حسابرس داخلی وظیفه بررسی فرآیندهای داخلی را دارد، اگرچه هر دو به فرآیندهای داخلی توجه می‌کنند، اما تفاوت‌هایی بین آن دو وجود دارد. به طور معمول، وقتی یک کسب و کار با مشکلاتی در فرآیندها و رویه‌های خود مواجه می‌شود، حسابرسی داخلی بررسی و برطرف‌سازی این مشکلات را انجام می‌دهد. این حسابرسی داخلی به بررسی خطاها و اشتباهات می‌پردازد و سپس شرکت می‌تواند بر روی بهبود فرآیندهای خود تمرکز کند تا از تکرار خطاها جلوگیری کند. ارزیابی موفقیت حسابرسی داخلی به وسیله مشاهده اینکه آیا فرآیند بدون اشتباه و کامل می‌شود انجام می‌شود.

حسابرسی عملیاتی از حسابرسی معمولی متفاوت است، زیرا تمرکز آن بر بهبود عملکرد عملیات تجاری شرکت است. این نوع حسابرسی به دنبال شناسایی پتانسیل‌های بهبود در فرآیندهای عملیاتی است و تمایل دارد بر روی عواملی مانند اثربخشی و کارایی این فرآیندها تمرکز کند. به جای انجام حسابرسی به دلیل وقوع یک موضوع خاص، حسابرسی عملیاتی به حوزه‌های تجاری که ممکن است از بهبود فرآیندها بهره‌مند شوند، توجه می‌کند و آنها را بررسی می‌کند.

ممیزی عملیاتی یک فرآیند، با بررسی اینکه آیا یک کار بدون اشتباه انجام شده است و آیا استانداردهای شرکت در زمینه کارایی مرتبط با هزینه، زمان و منابع مورد استفاده برآورده شده‌اند، انجام می‌شود.