ثبت انواع سند در حسابداری موضوع بسیار حائز اهمیتی است؛ چرا که پایه و اساس حسابداری بر حسب اسناد پایدار است و بدون اسناد تمامی اظهاراتی که در بخش حسابداری هر مجموعه ای بیان می شود قابل استناد نیست و نمی توان به آن ها اتکایی داشت. تاکید اداره مالیات و دارایی نیز بر همین اساس است و بدون سند مجموعه ها متحمل جرایم بسیار سنگین خواهند شد. یکی از معضلاتی که امروزه مجموعه های اقتصادی بزرگ و کوچک با آن دست به گریبان هستند، نگهداری و ثبت تمامی اسناد حسابداری بی کم و کاست است. راه حل این مشکل استفاده از نرم افزارهای حسابداری کاوش است. چرا که این نرم افزار به صورت هوشمند کاری که یک انسان باید با پیچیدگی های خاص خود انجام دهد را با سرعت و دقت بالایی انجام می دهد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزاهای حسابداری
مجموعه نرم افزاری حسابداری کاوش مطابق با چالش ها و نیازهای هر کسب و کار نرم افزاری ویژه طراحی نموده است و با استفاده از نرم افزارهای حسابداری بخش بزرگی از نگرانی های شما، در رابطه با امور حسابداری را مرتفع می نماید. با این نرم افزارها نه تنها امور حسابداری بلکه بخشی از امور مدیریتی نیز قابل انجام است. به عنوان مثال با استفاده از نرم افزار حسابداری پیمانکاری کاوش می توانید پروژه های مختلفی تعریف کنید و برای هر پروژه به صورت جدا امور مدیریتی و حسابداری تعریف نمایید و در نهایت به صورت خروجی اکسل گزارشات مورد نظر خود را دریافت نمایید. برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزارهای حسابداری و مدیریتی مجموعه کاوش می توانید با کارشناسان خبره ما حاصل فرمایید.
مقدمه
حسابداری یکی از کلیدی ترین و حساس ترین بخش های هر مجموعه فعال است. برای مدیریت امور حسابداری به صورت دقیق و منظم لازم است که فرد مسئول امور حسابداری که حسابدار خوانده می شود، تمامی رویداد های مالی آن مجموعه را به صورت کامل ثبت نماید. ثبت تمامی رویداد های مالی در سند حسابداری انجام می گیرد که توضیح پیرامون آن، موضوع مورد بحث این مقاله از مجموعه مقالات کاوش است.
تعریف سند حسابداری
اسناد حسابداری به جهت ثبت رویداد های مالی به وجود می آیند، رویداد های مالی که در آن ها حداقل یک بدهکار و یک بستانکار وجود داشته باشد و تاریخ وقوع رویداد آن ها مشخص باشد. انواع دفاتر حسابداری اعم از دفتر روزنامه، دفتر معین، دفتر کل و همچنین کلیه فاکتور های خرید و فروش، گزارش های فصلی و سالانه و… همگی از جمله اسناد حسابداری محسوب می شوند که کلیه رویداد های آن ها در سند حسابداری ثبت می شود. سند حسابداری بر حسب نوع به دو دسته تقسیم بندی می شوند، که در ادامه توضیح بیشتر ارائه خواهیم کرد.
مطالعه بیشتر: دفتر معین چیست و چه کاربردی در نرم افزار حسابداری دارد ؟
انواع سند در حسابداری
همان طور که در معرفی سند حسابداری بیان شد. سند های حسابداری انواعی دارند. انواع سند در حسابداری به دو دسته سند حسابداری دستی و سند حسابداری کامپیوتری تقسیم بندی می شوند.
- سند حسابداری دستی
- سند حسابداری کامپیوتری
سند حسابداری دستی
سند های حسابداری دستی به این صورت است که فرمت آن ها دستی است، به این معنا که اپراتور و یا همان حسابداری مجموعه اطلاعات مالی را به صورت دستی در سند وارد می کنند. این در حالی است که امروزه این روش مرسوم نیست و تحت عنوان روش سنتی از آن یاد می شود.
سند حسابداری کامپیوتری
سند های کامپیوتری یکی دیگر از انواع سند در حسابداری بر شمرده می شوند که بر طبق گزارش حسابدارن دقت عمل و سرعت ثبت و استفاده از اطلاعات این نوع از سندها بسیار بالاتر از روش ثبت سند به شیوه دستی است. افرادی می توانند از این روش استفاده نمایند که از نرم افزارهای حسابداری پیشرفته نظیر نرم افزارهای حسابداری کاوش استفاده نمایند. نحوه ثبت سند به شیوه کامپیوتری به این صورت است که اپراتور با استفاده از فرم خام که توسط کامپیوتر نمایش داده می شود اطلاعات را وارد سند می نماید و در ادامه می تواند هر گزارشی که مد نظر دارد را به صورت سیستمی با استفاده از اطلاعاتی که وارد کرده است دریافت نماید.
مشخصات سند استاندارد
انواع سند در حسابداری باید دارای مشخصه های زیر باشد تا سندی استاندارد بر شمرده شود.
سند استاندارد باید شماره داشته باشد، ذکر تاریخ دقیق وقوع رویداد در سند بسیار حائز اهمیت است چرا که سند حسابداری بدون تاریخ دارای ارزش نمی باشد و بررسی مجدد در صورت نیاز را بسیار سخت و گاهی غیر ممکن خواهد کرد. هر برگه در حسابداری باید عنوان داشته باشد که در اینجا عنوان سند حسابداری است.
ستونی با عنوان شرح که نام حساب در آن ذکر می شود، ستونی تحت عنوان جزء که که گردش حساب های معین و یا حساب های جزء در آن ذکر می شود، ستون بدهکار و ستون بستانکار و ستونی تحت عنوان ردیف جمع مبالغ، محلی برای ثبت مشخصات فردی که فرم را تکمیل نموده است و همچنین محلی برای ثبت نام فردی فردی که فرم را تایید نموده است، همگی از اجزا مهم انواع سند در حسابداری هستند، که حسابدار و یا اپراتور باید هنگام تهیه آن به همه این موارد دقت داشته باشد.
انواع سند در حسابداری براساس تعداد آرتیکل
انواع سند در حسابداری دسته بندی دیگری نیز دارد که با توجه به ردیف های ثبت شده صورت می گیرد. هر سند حسابداری دارای ردیف هایی است که این ردیف ها نشانگر بدهکار یا بستانکار بودن حساب مورد نظر است. این ردیف ها در حسابداری اصطلاحا آرتیکل نامیده می شوند. بسته به تعداد آرتیکل ها دو نوع سند ساده و مرکب خواهیم داشت که در ادامه به توضیح هر یک خواهیم پرداخت.
سند ساده
سند ساده ساختار پیچیده ای ندارد از دو آرتیکل تشکیل می شود. یک آرتیکل تشکیل دهنده بخش بدهکار و آرتیکل دیگر تشکیل دهنده بخش بستانکار است.
سند مرکب
سند مرکب نوع دیگری از انواع سند در حسابداری است که آرتیکل های آن از دو مورد بیشتر است با توجه به نمونه هایی که در ذیل می بینید بهتر می توانید تفاوت این دو نوع از انواع سند در حسابداری را درک کنید و به تفاوت سند مرکب و ساده پی ببرید.
سخن آخر
تهیه و نگهداری انواع سند در حسابداری فرآیندی تخصصی، زمانبر و هزینه بر است که می توان بر همه این چالش ها با استفاده از نرم افزار حسابداری فائق آمد. لذا پیشنهاد می شود در اسرع وقت با استفاده از دانش کارشناسان مجموعه نرم افزاری کاوش پیرامون نرم افزار حسابداری تخصصی کسب کار خود تحقیق کنید و در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنید.
