یکی از مفاهیم اصلی در دنیای حسابداری و مدیریت امور مالی کسب و کارها که از اهمیت زیادی برای بررسی وضعیت کسب و کارها برخوردار است، تراز آزمایشی می باشد. تهیه و ارائه گزارش های مالی مهمی از جمله ترازنامه و اظهارنامه مالیاتی از مهم ترین وظایف بخش حسابداری است. هدف از تهیه گزارش های مالی کمک به تصمیم گیری مدیران و صاحبان کسب و کارها است. چرا که ارائه این گزارش ها در طول دوره مالی، تصویری دقیق و روشن از وضعیت کسب و کار و فعالیت های اقتصادی انجام شده را می دهد.
اطلاعات استخراج شده از گزارشات مالی، اساس تصمیم گیری به شمار می روند. از مهارت های مهم حسابدار دقت بالا در ثبت اطلاعات مالی کسب و کار و تسلط به اصول و استانداردهای حسابداری است. این نوع تراز از جهت های مختلفی با ترازنامه تفاوت دارد که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت. در این مقاله با ما همراه باشید تا با تراز آزمایشی و نکات مهم مربوط به آن آشنا شویم.
مقدمه
برخلاف تصور افراد، تراز آزمایشی با ترازنامه متفاوت است و گزارشات ارائه شده هر کدام کاربردهای متفاوتی دارد. ترازنامه از مهم ترین گزارش ها در حسابداری محسوب شده که به عنوان صورت مالی معرفی می شود. اما این نوع تراز در گروه صورت های مالی قرار نمی گیرد و فقط برای اطمینان از صحت ثبت داده ها در دفاتر روزنامه و نرم افزار حسابداری، تدوین می‌شود. اگر به طور منظم با تهیه ترازهای آزمایشی از صحت دفاتر خود مطمئن شوید خطاهای احتمالی را خیلی سریع شناسایی خواهید کرد.
- خواندن این مقاله را به مدیران مالی شرکت ها، حسابداران و دانشجویان رشته حسابداری توصیه می شود.
تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی (Trial Balance) گزارشی است که موجودی تمام حساب های دفتر کل یک شرکت را در یک مقطع زمانی مشخص فهرست می کند. حساب های منعکس شده در تراز آزمایشی مربوط به تمام اقلام اصلی حسابداری، از جمله دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه ها، سود و زیان است. اساساً برای شناسایی مانده بدهی ها و بستانکارها از معاملات ثبت شده در دفتر کل در یک مقطع زمانی خاص استفاده می شود. هدف کلی از تهیه این نوع تراز این است که اطمینان حاصل شود که ورودی های سیستم حسابداری یک شرکت از نظر ریاضی درست هستند.
انوع تراز آزمایشی
تراز آزمایشی دو ستونی، چهار ستونی، شش ستونی، هشت ستونی و ده ستونی از مهم ترین انواع ترازهای آزمایشی هستند که با توجه به هدف استفاده در انواع مختلف تهیه می شوند.
- تراز آزمایشی دو ستونی: این تراز جزو ساده ترین و کاربردی ترین انواع تراز آزمایشی است. در این تراز دو ستون وجود دارد که ستون اول مربوط به حساب بدهکار و ستون دوم مربوط به حساب بستانکار است و در آن ها مانده حساب‌ها ثبت می‌شود که در نهایت باید جمع ستون‌های مانده بدهکار و بستانکار در تراز و توازن باشند.
- تراز آزمایشی چهار ستونی: کاربرد این تراز بیشتر از تراز دو ستونی است و اهمیت بیشتری دارد. در این تراز دو ستون به منظور مانده حساب و دو ستون دیگر نیز برای گردش حساب وجود دارد.
- تراز آزمایشی شش ستونی: تراز شش ستونی در آن دو ستون دیگر نیز برای نشان دادن گردش حساب پیش از دوره و گردش حساب طی دوره اضافه می شود. این تراز بر خلاف دیگر ترازها در یک بازه زمانی مشخص تهیه می شود.
- تراز آزمایشی هشت ستونی: از لحاظ ساختاری تراز هشت ستونی همانند تراز آزمایشی شش ستونی است با این تفاوت که دو ستون نسبت به تراز قبلی بیشتر دارد. در این تراز، دو ستون با هدف گزارش مانده ابتدای دوره مالی اضافه شده می شود.
- تراز ده ستونی: در تراز ده ستونی، دو ستون دیگر به منظور نمایش گردش حساب کل به تراز هشت ستونی اضافه می شود.
- تراز سلسله مراتبی: این نوع تراز یکی از انوع تراز آزمایشی است در جهت نمایش سطوح پایین تر حساب ها استفاده می شود.
صورت مالی چیست؟
شما پیش از درک کامل تراز آزمایشی بایستی بدانید که صورت مالی چیست. به مجموعه ای از داده های مالی یک سازمان یا یک شرکت که شامل اطلاعاتی همچون سود و زیان، درآمد، ترازنامه و جریان‌های نقدی می باشند صورت های مالی گفته می شود. بر طبق اصول حسابداری، صورت های مالی گزارش هایی هستند که به مشخص شدن وضعیت مالی سازمان ها یا شرکت ها در یک بازه زمانی کمک می کند.
ارائه اطلاعات و داده های مالی طبقه بندی شده در مورد وضعیت و عملکرد مالی شرکت، به نحوی که مدیران مشاغل از آن برای اتخاذ تصمیمات مهم اقتصادی استفاده کنند از اهداف تهیه صورت های مالی می باشد. صورت های مالی با توجه به اصول حسابداری در شرکت ها توسط حسابدار یا نرم افزار حسابداری محاسبه می شوند.
ترازنامه چیست؟
بسیاری از افراد ترازنامه را با تراز آزمایشی یکسان در نظر می گیرند که این کار بسیار اشتباه است. ترازنامه یک نوع صورت مالی است که بر طبق اصول حسابداری محاسبه می شود. وضعیت مالی یک سازمان یا یک شرکت در طول یک دوره مالی خاص به وسیله ترازنامه مشخص می شود. ترازنامه سه بخش مهم دارایی، بدهی و سرمایه دارد. انعکاس اطلاعات ترازنامه مشخص می کند ارزش کل حقوق و بدهی های شرکت باید با ارزش دارایی های شرکت برابر باشد. سرمایه گذاران، وام دهندگان و تامین کنندگان در جهت ارزیابی و بررسی اعتبار یک سازمان یا شرکت به اطلاعات ترازنامه مراجعه می کنند. چرا که ترازنامه تصویری کلی از وضعیت مالی شرکت ارائه می دهد.
تفاوت تراز آزمایشی با ترازنامه
به طور کلی تراز آزمایشی و ترازنامه تفاوت‌های زیر را با هم دارند. این تفاوت ها عبارتند از:
- ترازنامه یکی از صورت های مالی است. اما ترازهای آزمایشی جزو صورت های مالی محسوب نمی شود. می توان گفت که این مورد مهم ترین تفاوت تراز آزمایشی با تراز مالی می باشد.
- ترازهای آزمایشی فقط برای اهداف داخلی استفاده می شود اما ترازنامه برای اهداف داخلی و خارجی کاربرد دارد.
- ترازنامه باید توسط حسابرس هر شرکت امضا شود. اما ترازهای آزمایشی نیازی به مجوز حسابرس ندارد.
- یکی دیگر از تفاوت های تراز آزمایشی با ترازنامه در این مسئله است که ترازنامه تنها برای پایان یک سال مالی تنظیم شود اما ترازهای آزمایشی به منظور پایان یک دوره‌ی یک ماهه، سه ماهه و حتی یک سال تنظیم می شود.
- دفتر کل شرکت برای ترازهای آزمایشی به عنوان یک منبع مهم عمل می کند.
- در ترازنامه هر شرکت، هر حساب به دارایی، بدهی و حقوق سهام‌داران تقسیم می شود اما در ترازهای آزمایشی هر شرکت، حساب‌ها به مانده بدهی و اعتبار تقسیم می‌شوند.
خطاهای غیرقابل کشف در تراز آزمایشی
تراز آزمایشی می تواند عدم دقت ریاضی دفتر کل را ردیابی کند. با این حال، تعدادی خطا وجود دارد که توسط این گزارش قابل شناسایی نیست:
- خطای حذف: تراکنش وارد سیستم نشده است.
- خطای ورودی اصلی: تراکنش دو بار که شامل مبالغ اشتباه از هر دو طرف است وارد شده است.
- خطای برگشت: زمانی که یک تراکنش دوبار با مبالغ صحیح وارد شده است، اما حسابی که باید بدهکار شود بستانکار می شود و حسابی که باید بستانکار شود بدهکار می شود.
- خطای اصلی: معامله وارد شده اصول اساسی حسابداری را نقض می کند. به عنوان مثال، مبلغ وارد شده صحیح است و سمت مناسب انتخاب شده است، اما نوع حساب اشتباه بود (به عنوان مثال، حساب هزینه به جای حساب بدهی).
- خطای کمیسیون: مبلغ تراکنش صحیح است، اما حساب بدهکار یا بستانکار اشتباه است. این نوع خطا مشابه خطای اصلی است که در بالا توضیح داده شد، اما خطای کمیسیون معمولاً نتیجه نظارت است، در حالی که خطای اصلی نتیجه عدم آگاهی از اصول حسابداری است.
ترازنامه در نرم افزار حسابداری
امروزه انجام فعالیت های حسابداری عمدتا به صورت هوشمند و نرم‌افزاری انجام می شوند. ترازنامه در نرم افزار حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است. نرم افزار حسابداری کاوش فردا یکی از بهترین ابزارهایی است که می تواند در این زمینه به شما کمک کند. با استفاده از این نرم افزار هوشمند امکان گم شدن و از دست رفتن اسناد و مدارک حسابداری وجود نخواهد داشت و همچنین می توان به انجام کارها سرعت بخشید و خطا و اشتباه را کاهش داد. با استفاده از این نرم افزار حسابداری شما می‌توانید در پایان دوره‌های مالی ترازنامه شرکت خود را تنظیم کنید.
در نرم افزار حسابداری کاوش، سرفصل‌های کل می توانند در زیر مجموعه سرگروه هایی از نوع دارایی، بدهی و سرمایه قرار گیرند، که این انتخاب، موقعیت هر سرفصل را در گزارش ترازنامه مشخص می کند. به منظور کسب اطلاع از امکانات ویژه نرم افزارهای تخصصی کاوش فردا می توانید با کارشناسان این مجموعه تماس حاصل فرمایید.
سخن پایانی
در این مقاله به تعریف این دو مولفه تراز آزمایشی و ترازنامه پرداختیم. این دو از مفاهیم ضروری در علم حسابداری هستند که دانستن تفاوت های آن ها برای مدیران شرکت ها و همچنین افرادی که امور حسابداری را انجام می‌دهند ضروری است. در حال حاضر تهیه این صورت‌های مالی و گزارشات مالی با استفاده از نرم افزارهای حسابداری هوشمند راحت شده است که استفاده از آن ها مزایای بسیار زیادی دارد.
