مدیریت هزینه ها فرآیند برنامه ریزی و کنترل بودجه یک کسب و کار است. بسیاری از کسب و کارها و شرکت هایی هستند که با نحوه مدیریت کردن هزینه و برنامه ریزی برای بودجه خود مشکل دارند. عدم کنترل بر روی هزینه ها در دراز مدت باعث ایجاد خسارت های بزرگ و زیان آور برای کسب و کار می‌شود. وجود یک سیستم مدیریت هزینه خوب به سازمان ها این امکان را می دهد که بودجه را بهتر برآورد و تخصیص دهند. مدیریت هزینه شکلی از حسابداری مدیریت است که به کسب و کار اجازه می دهد تا هزینه های قریب الوقوع را پیش بینی کند و به کاهش احتمال گذر از بودجه کمک کند.
در این مقاله از سایت کاوش فردا به راه کارها و تکنیک های مدیریت هزینه ها و تعریف آن می پردازیم. اگر شما هم جزو آن دسته از کسب و کارهایی هستید که از مدیریت نادرست هزینه رنج می برید تا پایان این مقاله همراه ما باشید. چرا که کارشناسان ما راه کارها و تکنیک های ساده و قابل دسترسی ارائه داده اند.
مطالعه بیشتر: بررسی امکانات انواع نرم افزارهای حسابداری
بسیاری از کسب و کارها از تاکتیک مدیریت هزینه ها برای پروژه های خاص و همچنین برای مدل کسب و کار استفاده می‌کنند. هنگام اعمال آن در یک پروژه، هزینه های مورد انتظار در حالی که پروژه هنوز در دوره برنامه ریزی است محاسبه می شود و از قبل تایید شده است. در طول پروژه، تمام هزینه ها ثبت و نظارت می شوند تا از مطابقت با برنامه مدیریت هزینه اطمینان حاصل شود. پس از اتمام پروژه، هزینه های پیش بینی شده و هزینه های واقعی را می توان مقایسه و تجزیه و تحلیل کرد و به پیش بینی ها و بودجه های مدیریت هزینه آینده کمک کرد.
مدیریت هزینه چیست؟
مدیریت هزینه ها بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت یک کسب و کار است که بر اساس برآوردها کار می کند. در مدیریت هزینه فعالیت های مختلفی از جمله جمع آوری داده ها، تجزیه و تحلیل داده ها و مکانیسم ها، ارزیابی فرآیند و گزارش رویدادها انجام می شود تا تصمیم گیرنده بتواند بودجه مورد نیاز سازمان را برنامه ریزی و کنترل کند و از این طریق مدیران کسب و کارها را قادر می سازد تا تصمیم بگیرند که آیا پروژه می تواند در زمان تعیین شده و در محدوده بودجه از قبل تعیین شده به اتمام برسد یا خیر.
قبل از پرداختن به موضوع “مدیریت هزینه ها”، نگاهی اجمالی به “هزینه چیست” داریم. در حال حاضر، “هزینه” چیزی نیست جز معیاری (از نظر پول) از تلاش ها، مواد، منابع، زمان مصرف شده (ساعت ها یا روزها یا هفته ها یا ماه ها)، ریسک و فرصت در تولید یا تحویل یک محصول از بین رفته است. هدف فرآیند، مدیریت کاهش هزینه ها نیست، بلکه کاهش هزینه تنها تا مرحله ای است که کیفیت محصول با مشکل مواجه نشود.
مطالعه بیشتر: حسابداری مدیریتی چیست ؟
تکنیک های مدیریت هزینه
از جمله تکنیک مدیریت هزینه ها می توان به موارد زیر اشاره کرد؛
- کنترل هزینه
- تحلیل پاراتو
- کاهش هزینه
- هزینه یابی هدف
- تحلیل یا مهندسی زنجیره ارزش
عوامل موثر بر مدیریت هزینه
از جمله عوامل موثر بر مدیریت هزینه ها می توان به رشد فناوری اطلاعات، رقابت جهانی و کلی داخلی، رشد بخش های خدماتی و تولیدی، رشد رقابت پذیری جهانی، رشد بخش خدمات، تئوری محدودیت ها که در شناسایی منابع بحرانی استفاده می شود، تمرکز بر مشتری، تحقیق و توسعه محصولات جدید اشاره کرد.
مطالعه بیشتر: سامانه مودیان مالیاتی
تفاوت بین مدیریت هزینه و کنترل هزینه
در این بخش با ذکر مثال درک تفاوت مدیریت هزینه ها و کنترل هزینه ها را برای شما راحت تر خواهیم کرد. بین “دستور دادن به یک تیم” و “رهبری یک تیم” تفاوت هایی وجود دارد. تفاوت این دو عبارت در نحوه انجام کارها توسط هر تیم است. نوع مشابهی از تفاوت در مدیریت هزینه در مقابل کنترل هزینه به وجود می آید. به نظر می رسد که هر دو مترادف یکدیگر هستند در صورتی که مترادف نبوده و بین مدیریت هزینه و کنترل هزینه تفاوت وجود دارد.
1-مدیریت هزینه
همانطور که قبلا توضیح داده شد، مدیریت هزینه ها عمدتاً به فرآیندهای مرحله ای مربوط می شود که در آن برنامه ریزی و کنترل بودجه یک پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است. تمرکز آن بر حفظ همه موارد در بودجه تصویب شده می باشد. کارها از مرحله اولیه برنامه ریزی شروع می شود و پس از اتمام پروژه با ارزیابی عملکرد پایان می یابد.
2-کنترل هزینه
از سوی دیگر، کنترل هزینه، تمرکز اصلی را با انجام اقدامات مناسب با هدف به حداقل رساندن بهای تمام شده محصولات دارد. کنترل هزینه با آنچه باید انجام شود، آنچه انجام شده است، چه چیزی برای انجام دادن باقی مانده است، اجرای اقدامات اصلاحی و بررسی اقدامات اصلاحی سروکار دارد. کنترل هزینه بر محدود کردن پروژه در مرحله اجرا متمرکز است، اما اثربخشی آن توسط فرآیندهای مدیریت هزینه محاسبه می‌شود.
مزایا مدیریت هزینه
- مدیریت هزینه ها به کنترل هزینه های خاص پروژه کمک کرده و در نتیجه هزینه کلی کسب و کار را نیز کنترل می کند.
- پیش بینی هزینه ها و هزینه های آتی امکان پذیر است. بنابراین، درآمد مورد انتظار را می توان به راحتی محاسبه کرد.
- هزینه های از پیش تعریف شده را می توان به عنوان سوابق برای کسب و کار در نظر گرفت.
- مدیریت هزینه به انجام آن دسته از اقداماتی که برای اطمینان از اینکه منابع و عملیات تجاری در راستای دستیابی به اهداف و اهداف از پیش تعریف شده هستند، کمک می کند.
- به تجزیه و تحلیل روندهای بلند مدت کسب و کار کمک می کند.
- هزینه واقعی متحمل شده را می توان با بودجه تعیین شده مقایسه کرد تا اختلاف ها را دریابید. این اختلاف ها به تشخیص اینکه آیا هزینه ها بیش از آنچه انتظار می رفت بیشتر است یا خیر کمک می کند.
- نه فقط به کاهش هزینه بلکه به عوامل خارجی رقابت، رشد بازار، نیازهای مشتری، کیفیت محصول، ارائه خدمات و…توجه می کند.
- به تمایز محصول و همچنین کاهش هزینه کمک می کند.
- مدیریت هزینه به بهبود مستمر برای ارائه محصول برتر از نظر کیفیت کمک می کند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری پیمانکاری کاوش
مدیریت هزینه ها و ارتباط آن با نرم افزار حسابداری
نرم‌افزارهای حسابداری به منظور ثبت هزینه‌ها و راحتی در امور حسابداری تهیه شده‌اند، اما در عین حال به دلیل جمع شدن بیش از حد اطلاعات مالی در این نرم‌افزارها، امکان کنترل صحیح هزینه‌ها و درآمدهای یک شرکت از طریق آن ها وجود دارد. با کمک نرم افزار حسابداری مالی می‌توان در هر دوره مالی به جزئی ترین اطلاعات به آسانی و در کمترین زمان دست پیدا کرد و از این راه با مقایسه هزینه‌های دوره‌های مالی مختلف، تصویر درستی از پیشرفت شرکت کسب کرد.
مدیریت در هر جنبه ای از زندگی ما اهمیت خاص خود را دارد. در پایان، همه چیز به این بستگی دارد که چه کسی کارها را مدیریت می کند. و از این رو، مدیریت هزینه درگیر در پروژه نیز حیاتی است. اهمیت آن بیشتر از کنترل هزینه یا کاهش هزینه است. این تکنیک ها کمک می کند تا به راحتی به هدف مذکور دست یابید.
