زیرسیستم در حسابداری چگونه عمل می‌کند و چه قابلیت‌هایی دارد؟ حسابداری شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌های مالی است که در یک واحد تجاری انجام می‌شود تا در نهایت میزان سود یا زیان آن واحد در یک دوره مالی مشخص تعیین گردد.
فعالیت‌های مالی بسته به حجم عملیات شرکت می‌تواند از چند سند مالی ساده تا اسناد متنوعی مانند اسناد ریالی، ارزی و سایر موارد را شامل شود. اگر در واحد مالی یک سازمان فعالیت می‌کنید، آشنایی با زیرسیستم حسابداری برای شما ضروری است. به همین دلیل، در این مقاله به بررسی جنبه‌های مختلف سیستم حسابداری پرداخته‌ایم.
استفاده از نرم افزار حسابداری در زیرسیستم‌ها اهمیت زیادی دارد. زیرا باعث افزایش دقت، سرعت، و شفافیت در فرآیندهای مالی می‌شود. این نرم‌افزارها به مدیران امکان می‌دهند تا گزارش‌های مالی دقیق و آنی دریافت کنند، هزینه‌ها را کنترل کنند و تصمیم‌گیری‌های مالی بهتری انجام دهند. همچنین، استفاده از این نرم‌افزارها از بروز خطاهای انسانی جلوگیری کرده و انطباق با استانداردهای مالی را تضمین می‌کند.
زیرسیستم در حسابداری چیست؟
هر سیستمی که مد نظر قرار دهیم، معمولاً شامل زیرمجموعه‌ها یا زیرسیستم‌هایی است. به‌منظور انجام مؤثر وظایف خود، سیستم اطلاعات حسابداری نیز به بخش‌های کوچکتری به نام زیرسیستم‌های حسابداری تقسیم می‌شود. در این حوزه، نرم‌افزار حسابداری شرکتی به‌عنوان یک سیستم و زیرسیستم‌های آن به‌عنوان زیرسیستم‌های حسابداری شناخته می‌شوند.
نقش زیرسیستم در حسابداری
فعالیت‌های مالی در شرکت‌ها بسته به مقیاس عملیات ممکن است از تعداد کمی سند مالی تا مجموعه‌ای متنوع از اسناد شامل اسناد ریالی، ارزی و انواع دیگر مستندات را در بر گیرد. اگر شما در بخش مالی یک سازمان مشغول به کار هستید، آشنایی با زیرسیستم حسابداری برای شما ضروری خواهد بود. در این مقاله به بررسی سیستم حسابداری و ویژگی‌های آن پرداخته‌ایم.
زیرسیستم چیست؟
برای اینکه یک خودرو حرکت کند، اجزای مختلف آن باید به طور هماهنگ وظایف مشخص‌شده خود را انجام دهند؛ حال اگر خودرو را به عنوان یک سیستم در نظر بگیریم، قطعات مختلف آن به عنوان زیرسیستم‌ها شناخته می‌شوند. به طور کلی، زمانی که سیستم‌های پیچیده به بخش‌های کوچکتر تقسیم می‌شوند، این بخش‌ها را زیرسیستم می‌نامند..
مزایا و کاربرد زیرسیستم در حسابداری
زیرسیستم حسابداری به عنوان بخش‌های اساسی و اصلی سیستم حسابداری شناخته می‌شود. استفاده از این زیرسیستم‌ها باعث تقسیم کارها، مدیریت بهینه هزینه‌ها، افزایش دقت، ارائه گزارش‌ها و اطلاعات موردنیاز و صدور اسناد حسابداری در هر زیرسیستم تخصیص داده‌شده می‌شود.
قابلیت‌های زیرسیستم حسابداری
هدف از تقسیم سیستم حسابداری به زیرسیستم‌ها، بهره‌برداری از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم حسابداری مالی است. این تقسیم‌بندی به مدیر مالی کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی مالی، کنترل هزینه‌ها و تقسیم وظایف را به راحتی انجام دهد. از جمله ویژگی‌های زیرسیستم حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان ویرایش و ایجاد گروه حساب‌های پیش‌فرض
- تعریف حساب‌ها و سرفصل‌های حسابداری با سطوح مختلف
- ثبت خودکار اسناد حسابداری
- دسته‌بندی هزینه‌ها بر اساس پروژه یا فعالیت خاص
- ثبت سوابق دریافت‌ها و پرداخت‌ها
- امکان گروه‌بندی پیشرفته اشخاص به صورت درختی
- مدیریت لیست اشخاص
مطالعه بیشتر: ثبت حسابداری چیست و بررسی انواع آن
زیرسیستم حسابداری مالی
برای پیاده‌سازی حسابداری جامع در سیستم شرکت‌ها، لازم است از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنند. حسابداری جامع به معنای پوشش کامل تمامی فرآیندهای مالی شرکت است. احتمالاً در دوره‌های حسابداری مقدماتی با این مفهوم آشنا شده‌اید. شرکت‌ها برای اجرای حسابداری جامع به نرم‌افزار حسابداری نیاز دارند که در واقع یک سیستم حسابداری است و این نرم‌افزار دارای زیرسیستم‌هایی است که شرکت‌ها باید بر اساس نیاز و فعالیت‌های خود از آن‌ها استفاده کنند.
مطالعه بیشتر: انواع هزینه ها در حسابداری
ویژگی‌های زیرسیستم در حسابداری مالی
از جمله ویژگی‌های برجسته زیرسیستم حسابداری که می‌تواند وظایف شرکت را بهبود بخشد، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت و دفترداری
- مدیریت اسناد مالی
- بازبینی و مرور حساب‌ها
- تهیه صورت‌های مالی
- یکپارچگی اطلاعات
- تهیه گزارشات مالی
مطالعه بیشتر: بررسی جامع انواع گزارشات مالی مدیریتی
امکانات زیرسیستم در حسابداری مالی
با بهره‌گیری از امکانات زیرسیستم در حسابداری مالی، می‌توانید گزارش‌های جامع و دقیقی از وضعیت مالی کسب‌وکار خود دریافت کنید. این گزارش‌ها می‌توانند مبنای مناسبی برای برنامه‌ریزی و بهبود شرایط کاری شما فراهم آورند. هر کسب‌وکاری بسته به نوع فعالیت خود، از امکانات مختلف زیرسیستم در حسابداری مالی استفاده می‌کند.
برای مثال، یک فروشگاه که از نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی استفاده می‌کند، باید از ویژگی‌های خاص این نرم‌افزار بهره‌مند شود. برخی از امکانات زیرسیستم حسابداری پیشرفته فروشگاهی عبارتند از:
- حسابداری چند سطحی
- کنترل عملیات مالی فروشگاه مطابق اصول حسابداری
- تعریف درخت‌واره حساب‌ها
- تعریف تفصیلی شناور
- صدور اسناد به صورت خودکار و دستی
- امکان مشاهده عملیات مالی سیستم
- صدور اسناد تجمیعی و تفکیکی
- محاسبه بهای تمام شده کالاها
- گزارش‌های مرور حساب، ترازنامه و صورت سود و زیان
مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری
تفاوت سیستم و زیرسیستم
سیستم‌ها به عنوان بخش‌های اصلی نرم‌افزار شناخته می‌شوند که هر کدام مسئول انجام عملیات خاصی هستند. به عنوان مثال، در یک سیستم حسابداری، سیستم فروش وظیفه انجام فرآیندهای مالی و مدیریت مشتریان را بر عهده دارد. با این حال، این سیستم فروش ممکن است شامل زیرسیستم‌هایی مانند تخفیفات پلکانی باشد که عملیات خاصی را برای برخی مشتریان ویژه انجام می‌دهد.
تاثیر زیرسیستم‌ها در حسابداری بر مدیریت مالی
تهیه و تنظیم دقیق و به موقع گزارش‌های مالی یکی از الزامات اساسی مدیریت مالی هر شرکت است. این گزارش‌ها باید به روز و قابل اعتماد باشند تا مدیران مالی بتوانند تصمیمات مناسبی بر اساس آن‌ها اتخاذ کنند.
برای ثبت، ذخیره، و کنترل اطلاعات مالی و در نهایت تهیه گزارش‌های مالی و مدیریتی، هر کسب و کاری نیاز به سیستم‌های حسابداری دارد. از آنجا که سیستم حسابداری معمولاً شامل زیرسیستم‌هایی است، این زیرسیستم‌ها تاثیر زیادی بر مدیریت مالی و عملکرد آن دارند.
نتیجه‌گیری
در هر کسب و کاری، شناسایی، ثبت و گزارش‌دهی اطلاعات مالی ضروری است، اما باید این عملیات بر اساس مبنای مشخصی انجام شود تا قابلیت ارائه به مراجع قانونی را داشته باشد. به همین دلیل، کسب‌وکارها برای جلوگیری از مشکلات احتمالی از نرم‌افزارها یا سیستم‌های حسابداری با زیرسیستم‌های حسابداری استفاده می‌کنند و از قابلیت‌های این زیرسیستم‌ها بهره‌برداری می‌کنند.
در مقاله‌ای که مطالعه کردید، تمامی موارد ضروری و امکانات زیرسیستم‌های حسابداری به همراه قابلیت‌های آن‌ها توضیح داده شد تا شما بتوانید سیستم و زیرسیستم مناسبی برای سازمان خود انتخاب کنید. در نهایت، اگر سوالی دارید، می‌توانید در قسمت دیدگاه‌ها آن را همراه با نظراتتان برای ما ارسال کنید.
