کنترل موجودی کالا به معنای حفظ سطح بهینه از کالا در هر سازمان است؛ از کارخانه‌هایی که با حجم عظیمی از مواد اولیه و قطعات سر و کار دارند تا فروشگاه‌هایی که محصولات نهایی را عرضه می‌کنند. این فرآیند حیاتی، تضمین می‌کند که کالاهای مورد نیاز در زمان و مکان مناسب، با کیفیت مطلوب و با کمترین هزینه در دسترس مشتریان قرار گیرند. در واقع، کنترل موجودی، یک جریان مداوم است که از طریق آن سازمان‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که موجودی آن ها نه آنقدر کم است که به کمبود کالا منجر شود و نه آنقدر زیاد که هزینه های نگهداری را افزایش دهد.
نرم افزار حسابداری با ارائه ابزارهای قدرتمند، فرآیند کنترل موجودی کالا را ساده‌سازی می کند. از ثبت دقیق ورود و خروج کالا تا پیش‌بینی نیازهای آینده، این نرم افزارها به شما کمک می کنند تا همواره از موجودی خود آگاه باشید و از کمبود یا مازاد کالا جلوگیری کنید.
اهمیت کنترل موجودی کالا
برقراری تعادل بین نیاز مشتری به محصول و موجودی کالا در انبار، همواره از دغدغه‌های اصلی کسب‌وکارها بوده است. با توجه به تنوع گسترده محصولات و فرکانس بالای عرضه کالا در بسیاری از کسب‌وکارها، مدیریت موجودی به شیوه‌های سنتی مانند استفاده از کاردکس و کارت کالا، به دلیل پیچیدگی‌ها و احتمال بروز خطاهای متعدد، دیگر کارآمد نیست. برای دستیابی به یک سیستم مدیریت موجودی کارآمد، می‌بایست با انجام عملیات دقیق، همواره تطبیقی بین تقاضای مشتری و موجودی کالا برقرار نمود. به ویژه در مورد کالاهایی که به منظور تأمین نیاز مشتریان در انبار نگهداری می‌شوند، داشتن اطلاعات دقیق و به‌روز از میزان موجودی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
مطالعه بیشتر: حسابداری موجودی کالا و مواد چیست؟
دلایل نگهداری موجودی کالا
در بسیاری از مواقع، عدم توانایی در تأمین مستمر کالا و خطر کمبود آن، فروشگاه‌ها را وادار به ذخیره‌سازی می‌کند. همچنین، خرید یا تأمین کالا به دفعات متعدد معمولاً از نظر اقتصادی به صرفه نیست. به همین دلیل، فروشگاه‌ها به دلایل منطقی به سرمایه‌گذاری در موجودی و پذیرش هزینه‌های نگهداری آن اقدام می‌کنند.
به طور کلی، دلایل نگهداری موجودی شامل موارد زیر است:
عدم تأمین به موقع کالا
در بسیاری از موارد، تأمین کالاهای مورد نیاز به دلایل مختلف در مکان‌ها و زمان‌های مورد نظر امکان‌پذیر نیست. برای مثال، بروز اعتصابات، تأخیرهای حمل و نقل، شرایط جوی نامساعد و خطاهای اداری می‌تواند تأمین کالاها را با مشکلات زیادی مواجه کند.
وجود تخفیف در سفارش‌های انبوه
با انبار کردن کالاها در مقادیر بیشتر از نیاز فوری (برای مثال یک هفته)، فروشگاه یا مؤسسه می‌تواند کالاهای بیشتری را با قیمت کمتر خریداری کند.
ذخیره‌سازی احتیاطی
زمانی که مصرف میانگین کالا بالا باشد اما روند تغییر مصرف نامشخص است، فروشگاه ناچار به ذخیره‌سازی می‌شود. عدم ذخیره‌سازی ممکن است فروشگاه را با کمبود کالا برای تولید یا عرضه مواجه کند.
کاهش خطر توقف فروش
در برخی موارد، مشکلات ناشی از کمبود موجودی کالا می‌تواند بسیار گران‌تر از هزینه‌های نگهداری باشد. این هزینه‌ها می‌تواند شامل از دست دادن سود، کاهش فروش، از دست دادن مشتریان و غیره باشد.
هموار ساختن عملیات جاری فروشگاه
نگهداری موجودی می‌تواند به تسهیل فروش و سایر عملیات فروشگاه یا مؤسسه بازرگانی کمک کند. کالاهای فروش نرفته در زمان رکود در انبار باقی می‌مانند و در دوره رونق به فروش می‌رسند. این موضوع به ویژه برای اقلامی با فروش فصلی (مانند چتر بارانی، لاستیک یخ‌شکن و غیره) اهمیت دارد.
کاهش تعداد دفعات عملیات خرید
عملیات خرید شامل سلسله اقداماتی است که قبل از تحویل کالای مورد نظر به انبار باید انجام شود. کاهش تعداد دفعات خرید می‌تواند نیاز به نظارت و مدیریت را کاهش داده و در نتیجه هزینه‌ها را کاهش دهد.
افزایش ارزش کالا
انبار کردن کالاهایی که با قیمت مشخص خریداری شده‌اند، می‌تواند فروشگاه را در شرایطی که نرخ تورم بالا است، از خطر افزایش قیمت‌ها محافظت کند.
مطالعه بیشتر: بهای تمام شده کالای فروش رفته| نحوه محاسبه آن برای کسب و کار
بهره‌مندی از قیمت‌های فصلی
برخی از کالاها یا محصولات (مانند پنبه، شکر و…) تنها در زمان‌های مشخصی از سال در دسترس هستند. به همین دلیل، بعضی از فروشگاه‌ها ناچارند که همه نیازهای خود را به‌طور یکجا خریداری کنند. علاوه بر این، فروشگاه‌ها می‌توانند با نگهداری اضافی از کالاها در انبار، خرید را زمانی که قیمت‌ها پایین است انجام دهند و به این ترتیب، هزینه‌های خود را کاهش دهند.
نشان دادن اعتبار مؤسسه بازرگانی یا فروشگاه
گاهی اوقات، میزان موجودی کالا می‌تواند نمایانگر رونق و اعتبار فروشگاه باشد. این موضوع در بسیاری از سازمان‌ها و فروشگاه‌ها صدق می‌کند.
فواید سیستم کنترل موجودی کالا
پیاده‌سازی یک سیستم کنترل موجودی برای هر فروشگاه مزایای زیر را به ارمغان می‌آورد:
1-منظم شدن عملیات فروشگاه
با استفاده از سیستم کنترل موجودی، تأمین و توزیع کالاهای مورد نیاز در بخش‌های مختلف فروشگاه طبق یک برنامه منظم انجام می‌شود، به‌طوری که در روند کار رکود و وقفه‌ای رخ نخواهد داد.
مطالعه بیشتر: انبارداری در حسابداری
2-ایجاد صرفه‌جویی در خرید
چون سفارش خرید کالاهای مورد نیاز به‌صورت عمده (خرید انبوه) انجام می‌شود، شرایط فروش آسان‌تر شده و امکان بهره‌مندی از تخفیف‌ها افزایش می‌یابد. در نتیجه، قیمت واحد کالاها کاهش یافته و هزینه‌های حمل و نقل نیز کمتر خواهد شد.
3-منظم شدن روند تهیه کالاها
عوامل مختلفی مانند تأخیر در حمل و نقل، اعتصابات، کالاهای معیوب یا ناقص، ورشکستگی تأمین‌کنندگان عمده و غیره می‌توانند باعث تأخیر و مشکلات در تهیه کالاها شوند. سیستم کنترل موجودی به نگهداری موجودی کالاها در سطح مناسب کمک می‌کند تا از بروز مشکلات کمبود کالا و مسائل مرتبط با آن جلوگیری شود.
4-کنترل نوسانات تقاضا
زمانی که نوساناتی در تقاضای کالاهای فروشگاه وجود دارد، موجودی کالاها در انبار می‌تواند پاسخگوی نیازهای بیشتری باشد. به عبارتی، موجودی کالاها در انبار می‌تواند به‌عنوان پشتیبان برای تقاضای اضافی عمل کند.
مطالعه بیشتر: نحوه ثبت کدینگ حسابداری پیمانکاری
مدل های کنترل موجودی کالا
سه مدل کلیدی و پرکاربرد در مدیریت موجودی، شامل مدل اقتصادی سفارش مجدد (EOQ)، مدل اقتصادی تولید (EPQ) و طبقه‌بندی ABC، نقش محوری ایفا می‌کنند. در ادامه به توضیح دقیق هر یک از آن ها پرداخته ایم:
1-مقدار سفارش اقتصادی (EOQ)
این مدل یکی از قدیمی‌ترین و کارآمدترین فرمول‌های کنترل موجودی است. EOQ به شما این امکان را می‌دهد تا تعداد واحدهای موجودی را که باید برای کاهش هزینه‌ها و بر اساس هزینه‌های نگهداری، هزینه‌های سفارش و نرخ تقاضا سفارش دهید، شناسایی کنید.
2-مدل تولید اقتصادی (EPQ)
این نوع مدل کنترل موجودی، تعداد محصولاتی را که کسب‌وکار شما باید در یک دسته سفارش دهد، تعیین می‌کند تا هزینه‌های نگهداری و هزینه‌های راه‌اندازی را کاهش دهد. فرض این مدل بر این است که هر سفارشی که توسط تأمین‌کننده به شما تحویل داده می‌شود، به‌جای یک محصول کامل، به‌صورت قطعات خواهد بود.
3-آنالیز ABC
هرچه یک نوع موجودی برای شما درآمد بیشتری ایجاد کند، باید برای شما از اهمیت بیشتری برخوردار باشد. مدل کنترل موجودی آنالیز ABC موجودی‌های شما را بر اساس سطوح اهمیت آن‌ها دسته‌بندی می‌کند. با دانستن این‌که کدام دسته از موجودی‌های شما اهمیت بیشتری دارد، می‌توانید نقاط تمرکز خود را شناسایی کنید. اگر شرکت شما خدمات یا محصولاتی را ارائه می‌دهد که هرکدام از نظر قیمت تفاوت چشمگیری دارند، استفاده از مدل کنترل موجودی آنالیز ABC بسیار مؤثر خواهد بود.
مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری
جمع‌بندی
برای مدیریت دقیق و به روز موجودی انبارتان، نرم افزار حسابداری کاوش گزینه‌ای ایده‌آل است. با بهره‌گیری از این نرم افزار، می‌توانید بر کلیه عملیات انبارداری خود نظارت کامل داشته باشید. جهت کسب اطلاعات بیشتر و تجربه رایگان این نرم افزار قدرتمند، با شماره تلفن ۰۵۱۳۸۴۰۹۷۸۰ (۶ خط) تماس حاصل فرمایید.
