به طور معمول، سازمان ها و شرکت ها برای رسیدن به اهداف حسابداری خود یک دوره 12 ماهه در نظر می گیرند که به آن پایان سال مالی می نامند. تعدادی از شرکت‌ها سال تقویمی را به عنوان انتهای دوره مالی خود در نظر می‌گیرند. در حالی که برخی این دوره را با توجه به چرخه تجاری کسب و کار خود تعیین می کنند.
در پایان این مدت، شرکت ها باید حساب های خود را ببندند و موجودی خود را به صفر برسانند. هدف از اجرای این فرآیندها، به‌انجام رساندن دوره مالی فعلی و انتقال اطلاعات به دوره مالی بعدی، تدوین گزارش‌های مالی و پیشگیری از افزایش حجم اطلاعات است. بسیاری از این فرآیندها توسط نرم افزار حسابداری پیشرفته و حرفه ای انجام خواهد شد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزارهای حسابداری
سال مالی چیست؟
قبل از اینکه به تعریف و مراحل بستن پایان سال مالی بپردازیم برای درک بهتر ابتدا به تعریف سال مالی پرداخته ایم. یک دوره 12 ماهه که شرکت‌ها جهت تحقق اهداف حسابداری خود در نظر می‌گیرند، به نام سال مالی معروف است. اکثر شرکت‌ها تمایل دارند تا سال مالی خود را با توجه به سال تقویم انتخاب کنند، اما برخی دیگر تصمیم می‌گیرند که بر اساس دوره‌های اوج سود یا چرخه تجاری شرکت، سال مالی خود را به صورت غیر از سال تقویم مشخص کنند.
بعد از تصمیم‌گیری در مورد سال مالی، امکان تغییر آن وجود ندارد؛ بنابراین، مدیران باید پیش از انتخاب سال مالی، تمام جوانب را با دقت مورد بررسی قرار دهند.
پایان سال مالی چیست؟
پایان سال مالی به هفته ها یا روزهای آخر سال مالی یک شرکت (سال مالی) اشاره دارد، که یک دوره 12 ماهه است که شرکت ها برای اهداف حسابداری از آن استفاده می کنند. سه راه برای ترسیم پیشرفت مالی سالانه در حسابداری عبارتند از: تقویم، مالیات و سال مالی. اگر یک شرکت از یک سال مالی پیروی کند، مدیریت تاریخ دقیقی را برای شروع چرخه حسابداری شرکت انتخاب می کند. هنگام کار به عنوان حسابدار، سوابق مالی را در سال مالی ایجاد و گزارش کنید و این سوابق را به عنوان بخشی از تشکیل پرونده مالیاتی به سازمان مالیات گزارش می دهید.
هنگام انتخاب تاریخ شروع، بسیاری از شرکت ها سال مالی خود را بر اساس دوره های اوج سود یا چرخه های تجاری خود قرار می دهند. برای مدیریت ضروری است که قبل از انتخاب تاریخ پایان سال مالی، همه گزینه ها را به دقت ارزیابی کنند. چرا که نمی توانند پس از تعیین تاریخ، آن را تغییر دهند. مهم نیست که سال مالی چه زمانی به پایان می رسد، خدمات درآمد داخلی انتظار دارد همه شرکت ها مالیات خود را در ددلاین تعیین شده توسط سازمان مالیاتی پرداخت کنند. فرآیند سال مالی مهم است زیرا:
- در محاسبه هزینه ها، جریان نقدی و تشکیل پرونده مالیاتی کمک می کند
- پیش بینی بودجه را تسهیل می کند
- شرکت را قادر می سازد تا نقاط قوت و ضعف خود را تجزیه و تحلیل کند
- درک بهتری از عملیات کسب و کار و نحوه عملکرد در مقایسه با سال های گذشته ارائه می دهد
مطالعه بیشتر: حسابداری مالیاتی چیست؟
چرا برای شرکت‌های مختلف، سال مالی متغیر است؟
همان‌گونه که ذکر شد، شروع و پایان سال مالی برای شرکت‌های مختلف متفاوت است و این موارد بر اساس نوع فعالیت شرکت به تصمیم گیری می‌پردازد. اکثر شرکت‌های معاملاتی در بورس، سال مالی خود را از ابتدای فروردین ماه تا انتهای اسفند ماه مطابق با سال تقویمی در نظر می‌گیرند. با این حال، برخی دیگر از شرکت‌ها ممکن است دوره‌های 12 ماهه مختلفی را برای سال مالی‌شان در نظر بگیرند؛ به عنوان مثال از ابتدای مهرماه تا پایان شهریور سال بعد یا از ابتدای دی تا پایان آذر ماه سال آینده.
با برگزاری جلسه مجمع فوق‌العاده، شرکت‌ها می‌توانند زمان شروع و پایان سال مالی خود را به یک بازه جدید تغییر دهند. این تغییر ممکن است به دلیل تغییر استراتژی شرکت باشد؛ با این حال، به طور کلی بسیاری از شرکت‌ها فروردین و اسفند را به عنوان زمان شروع و بستن سال مالی‌شان انتخاب می‌کنند.
گزارش میان‌دوره‌ای چیست؟
شرکت ها باید علاوه بر ارائه گزارشات سالانه بر اساس سال مالی، گزارش‌های دیگری با عنوان گزارشات میان دوره ای را منتشر کنند تا به عنوان اطلاعات مفید برای سرمایه‌گذاران در بورس، همه مخاطبان داخلی و خارجی را خدمت‌رسانی کنند. گزارشات میان‌دوره‌ای معمولاً به چهار دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
- گزارش سود و زیان
- گزارش سود و زیان جامع
- گزارش جریان وجوه نقد
- گزارش ترازنامه
این گزارش‌ها به صورت سه‌ماهه، شش‌ماهه و نه‌ماهه منتشر می‌گردند که هرکدام از این بازه‌ها به عنوان یک دوره مالی شناخته می‌شود.
پایان سال مالی در مقابل پایان سال تقویمی
یک سال تقویمی معمولاً از 1 فروردین تا 30 اسفند است، در حالی که یک سال مالی می تواند بین شرکت ها بسته به صنعت یا نیازهای تجاری خاص آن ها متفاوت باشد. سال مالی بسیاری از کسب و کارها با سال تقویمی مطابقت دارد، زیرا به آن ها اجازه می‌دهد سال را به دوره های سه ماهه یا دو دوره شش ماهه که مصادف با تغییر فصل است تقسیم کنند. برخی از شرکت ها، مانند فروشگاه های خرده فروشی و سایر مشاغل فصلی، سال تقویم را دنبال نمی‌کنند. زیرا دوره های اوج سود متفاوتی دارند. شما می توانید تاریخی را برای سال مالی انتخاب کنید که بیشتر با نیازهای کسب و کار شما مطابقت داشته باشد.
مطالعه بیشتر: عملیات بستن و انتقال حساب در نرم افزار حسابداری
پایان سال مالی در مقابل پایان سال مالیاتی
پایان سال مالی و پایان سال مالیاتی اصطلاحاتی هستند که IRS اغلب برای توصیف پایان همان دوره حسابداری 12 ماهه استفاده می کند. هر کدام به دوره ای اشاره دارد که IRS برای تعیین میزان بدهی مالیاتی یک شرکت انجام می دهد. تفاوت آن ها این است که سال های مالی، داخلی هستند در حالی که سال های مالیاتی خارجی هستند. شما سوابق مالی سال مالی را به مدیریت شرکت، اعضای هیئت مدیره، کارکنان و عموم مردم گزارش می دهید.
شما اطلاعات مالی را از پایان سال مالیاتی شرکت خود مستقیماً به سازمان مالیاتی گزارش می دهید. حتی اگر شرکتی سال مالی متفاوتی را با تقویم انتخاب کند، سازمان مالیات از آن می‌خواهد که مالیات را تا پانزدهمین روز سه‌ماهه اول پس از پایان سال مالی ثبت کند، چرا که تاثیری در مهلت ندارد.
مطالعه بیشتر: شرایط و قوانین بخشودگی جرائم مالیاتی
مزایای فعالیت در یک سال مالی
برای بسیاری از شرکت ها استفاده از سال های تقویم مالی کاربردی تر است، اما برخی ترجیح می دهند از سیستم سال مالی خود استفاده کنند. در ادامه برخی از مزایای فعالیت در یک سال مالی آورده شده است:
1-سال مالی نباید با دوره اوج فروش یکی شود
اگر شرکتی پایان سال مالی خود را در یک ماه کمتر شلوغ برنامه ریزی کند، ممکن است این امر برای بخش حسابداری آسان تر و کارآمدتر باشد.زمان بندی بستن سال مالی پس از شلوغ ترین زمان سال شرکت نیز می تواند جمع آوری سوابق مالی را که به طور دقیق وضعیت مالی شرکت را در طول یک سه ماهه معمولی منعکس می کند، ساده تر کند.
2-امکان انتخاب سال مالی با توجه به چرخه ی کسب و کار
برخی از کسب و کارها بیشتر درآمد خود را در طول فصل مشخصی از سال ایجاد می کنند و بیشتر هزینه های خود را در زمان های مختلف پرداخت می کنند. با در نظر گرفتن انتخاب سال مالی با توجه به چرخه کسب و کار برای این دسته از مشاغل بهتر است.
3-از درگیری با شرکا اجتناب می کند
یکی دیگر از مزایای فعالیت در سال مالی، اجتناب از تضاد برنامه ریزی با سایر شرکت ها است. اکثر شرکت ها ممکن است همزمان سوابق مالیاتی خود را تهیه کنند، امور مالی خود را حسابرسی و بودجه عملیاتی خود را ایجاد کنند. اگر سایر کسب و کارهایی که با این شرکت ها همکاری می کنند به اطلاعات مالی و گزارش های آن ها برای تکمیل مراحل حسابداری نیاز داشته باشند، می تواند باعث تاخیر شود.
4-دسترسی به کارشناسان مالیاتی را بهبود می بخشد
اگر مشاوران مالیاتی یا حسابدارانی را برای بستن دفاتر مالی خود استخدام می کنید، به احتمال زیاد آنها برنامه شلوغ تری در سه ماهه منتهی به فصل مالیات دارند. انتخاب سال مالی متفاوت با سایر شرکت ها به مشاوران و حسابداران شما کمک می کند تا این کار را با کمترین خطا برای شما انجام دهند.
مطالعه بیشتر: انواع مالیات در حسابداری چیست؟
علت بستن سال مالی چیست؟
- صفرکردن گروهی حساب ها
- اصلاح مانده حساب های مرتبط برای انتقال به دفاتر جدید در سال مالی آتی
- محاسبه سود و زیان مربوط به دوره مالی جدید
- جلوگیری از انباشت اطلاعات
- اعتبارسنجی ثبت اسناد در سیستم برای اطمینان از دقت ثبت‌ها
مراحل بستن سال مالی
برای اختتام سال مالی، لازم است چهار مرحله زیر را با دقت اجرا نمایید:
1- بستن حساب دائمی و موقت
حساب‌های دائمی: ابتدا مانده بدهکار حساب‌های دائمی، مانند دارایی، بستانکار شده و مجموع آن به حساب تراز اختتامیه بستانکار منتقل می‌شود. سپس مانده بستانکار حساب‌های دیگر، از جمله سرمایه، بدهی، و موجودی، به حساب تراز اختتامیه بدهکار تغییر می‌کند.
حساب‌های موقت: حساب های موقت یا حساب های سود و زیان (شامل درآمد و هزینه) حساب‌هایی هستند که مانده آن ها از دوره قبل به دوره جدید انتقال نمی‌یابد و در پایان سال مالی با بستن حساب‌ها به مقدار صفر می‌رسد. مانده این حساب‌ها در ابتدای سال صفر است و با انجام اختتام سال مالی، مقدار آن به صفر تنظیم می‌شود.
پس از تهیه صورت سود و زیان، حساب های موقت که مانده‌های بدهکار یا بستانکاری دارند (مثل حساب‌های خلاصه سود و زیان) را می‌بندیم. به علاوه، حساب‌های دائمی نیز از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد انتقال می‌یابند.
2- صادر کردن سند تعدیل ماهیت
در این مرحله، به تحلیل حساب هایی پرداخته می شود که مانده ی آن ها با مانده در حساب‌های معین مطابقت ندارد. ابتدا باید یک سری حساب معین به عنوان حساب مقابل تعریف کرد تا مانده حساب های ناسازگار با آن ها بسته شود. حساب معین مقابل دارای دو ویژگی است:
- از لحاظ ماهیت، حساب مورد نظر با دیگر حساب‌ها تفاوت داشته باشد.
- از نظر سطوح تفصیلی و نوع حساب‌های تفصیلی مرتبط، حساب مذکور باید کاملاً همانند حساب خلاف ماهیت باشد.
3- صدور سند اختتامیه
حساب‌های ترازنامه با صدور سند اختتامیه بسته می‌شوند و مانده آن ها به سال بعد منتقل می‌گردد.
4- صدور سند افتتاحیه
بعد از انجام سند اختتامیه، لازم است حساب‌های ترازنامه بسته شده و مانده های آن ها با صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل گردند. این عمل با انجام سند افتتاحیه صورت می‌گیرد و برای صدور سند افتتاحیه، نیاز است که موارد زیر را رعایت نمایید:
- ابتدا باید یک دوره مالی جدید ایجاد نمایید.
- بعد از آن، در دوره مالی که در آن سند اختتامیه صادر شده است، سند افتتاحیه را ارائه می‌دهید.
و در آخر…
در این مقاله به اهمیت، نکات مهم و نحوه بستن حساب ها در پایان سال مالی پرداختیم. امروزه بسیاری از شرکت ها برای انجام این عملیات از نرم افزار حسابداری مالی کمک می گیرند. مجموعه کاوش فردا با تولید و عرضه انواع نرم افزارهای شرکتی، فروشگاهی و… به افزایش دقت و صحت امور حسابداری کسب‌و‌کارها کمک می کند.
برای آشنایی بیشتر با قابلیت ها و دیگر امکانات نرم افزار حسابداری کاوش فردا به نشانی سایت www.kavoshfarda.com مراجعه کنید یا با شماره تلفن 05138409780 ( 6 خط ) تماس حاصل فرمایید.
