کارشناسان مالی از ابزارهای گوناگونی برای مساعدت در پیگیری اطلاعات حیاتی استفاده می نمایند. کاربرگ حسابداری یا یک صفحه گسترده، از جمله اسناد مؤثری است که حسابداران بهره‌مند می شوند. در کاربرگ، جزئیات مراحل متفاوت چرخه حسابداری به دقت توضیح داده شده است.
در صورت تمایل به بهبود مهارت‌های خود و پیشرفت در زمینه حرفه حسابداری، آشنایی با روش‌های استفاده از کاربرگ حسابداری به منظور ایجاد صورت‌های مالی دقیق، ممکن است به شما کمک کند.
در این مقاله، ما به تعریف این کاربرگ ها، انواع مختلف آن ها و مراحل تدوین آن به منظور بهبود کیفیت آن ها را شرح داده‌ایم. تا پایان همراه ما باشید.
کاربرگ های حسابداری چیست؟
کاربرگ حسابداری ابزارهایی هستند که حسابداران برای ایجاد صورت‌های مالی شرکت بهره می‌برند. کارشناسان مالی این وسایل را برای اعتبارسنجی صحت صورت‌های مالی یک سازمان در پایان دوره حسابداری مورد استفاده قرار می‌دهند.
همچنین به عنوان کاربرگ تراز آزمایشی شناخته شده و در طول فرآیند چرخه حسابداری زمانی که حسابداران ورودی‌های تراز آزمایشی را تنظیم می‌کنند، کاربرد دارند.
کاربرگ حسابداری اغلب دارای چندین ستون می‌باشند که حاوی انواع حساب‌ها از جمله درآمد و دارایی است. هر ستون به عنوان نمایانگر یک مرحله مختلف در چرخه حسابداری عمل می‌کند.
شرکت‌ها از این فرم‌ها به منظور اهداف داخلی استفاده می‌کنند، به همین دلیل فرمت قابل تنظیم برای هر سازمانی ممکن است. حسابداران حرفه‌ای قادرند این فرم‌ها را به صورت دستی ایجاد یا از طریق نرم‌افزارهای خاص به صورت آنلاین تهیه نمایند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع نرم افزارهای حسابداری کاوش فردا
انواع کاربرگ حسابداری
شرکت‌ها می‌توانند بر اساس نیازهای خود از انواع مختلف کاربرگ حسابداری استفاده نمایند. در زیر به چند نوع متداول از این فرم‌ها اشاره شده است که به طور عمومی توسط کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند:
1-کاربرگ عمومی
حسابداران برای تجزیه و تحلیل مانده حساب های مختلف از کاربرگ عمومی استفاده می کنند. این فرم عمدتاً از چهار تا شش ستون تشکیل شده است، که تعداد آن ها به نیازهای خاص هر شرکت وابسته است. عناوین مختلف ستون‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- تراز آزمایشی تنظیم نشده
- تراز آزمایشی تعدیل شده
- صورت حساب درآمد
- ترازنامه
مطالب مرتبط: تراز آزمایشی چیست؟
2-کاربرگ تفصیلی
کاربرگ‌های تفصیلی به طور معمول دارای اطلاعات جزئی‌تری نسبت به کاربرگ‌های عمومی هستند. این نوع از کاربرگ حسابداری ممکن است یک صفحه پشتیبانی داشته باشند که جهت توضیح برخی موارد اضافی، مانند آیتم‌های زیر، مورد استفاده قرار گیرد:
- لیست حساب های دریافتنی و پرداختنی
- لیست هزینه های تولید
- لیست حق بیمه
مطالعه بیشتر: انواع حساب های دریافتنی چیست؟
3-کاربرگ حسابرسی
کاربرگ حسابرسی، که به عنوان صفحه گسترده حسابرسی نیز مشهور است، یک ابزار است که برای اطمینان از صحت اطلاعات حسابداری و تهیه صورت‌های مالی یک شرکت به کار می‌رود. تعداد ستون‌ها بسته به نیازهای خاص هر سازمان متغیر است.
4-کاربرگ های 12 ستونی
در صورت وجود اطلاعات مرتبط با سود انباشته یا حساب تخصیص سود و زیان، استفاده از یک فرم با 12 ستون یا تراز آزمایشی توسعه یافته برای این هدف معمولاً مفید است. به طور عموم، شرکت های سهامی که سهامدارانشان به صورت مشترک سهام دارند، از این نوع فرم حسابداری استفاده می‌کنند.
کاربرگ 6020 چیست؟
کاربرگ 6020 یک نوع فرم حسابداری است که به افراد حسابداری و حسابرسان کمک می‌کند و فرآیند تایید موارد مالی را ساده‌تر می‌سازد.
بررسی حساب‌ها برای حسابداران چالش‌های زیادی ایجاد می‌کند؛ زیرا انتخاب ابزارهای مناسب برای این کار، مسائل حسابداری زیادی را تعیین می‌کند. کاربرگ 6020 نیز یکی از این ابزارهاست و نقش مهمی در تسهیل فرآیند بررسی حساب‌ها برای حسابداران ایفا می‌کند.
کاربرگ 6020 صورت های مالی چیست؟
هدف از ایجاد کاربرگ 6020 بررسی انطباق با صورت‌های مالی و اطمینان از صحت انتقال اقلام و صحت عملیات حسابداری است. این فرم در زمینه حسابداری برای اطمینان از صحت کدینگ، طبقه‌بندی و محاسبات مورد استفاده قرار می‌گیرد. تعدادی از دفترداران فکر می‌کنند که فرم 6020 و کاربرگ‌های ده ستونی با یکدیگر متفاوت هستند، اما در واقع این دو ابزار اختلافی با یکدیگر ندارند و وظایفی چون مغایرت گیری، بررسی دقت کدینگ، طبقه‌بندی و محاسبات را انجام می دهند.
نحوه تهیه کاربرگ 6020
فرم 6020 به روشی مشابه با کاربرگ حسابداری تدوین می‌شود و از 10 ستون تشکیل شده است. در این بخش، به صورت خلاصه به توضیح فرآیند تهیه این کاربرگ می‌پردازیم. مراحل تدوین این نوع فرم به شرح زیر است:
- ثبت و وارد کردن تراز آزمایشی کل نهایی در کاربرگ 6020.
- افزودن نسخه ترازنامه و صورت‌های حساب سود و زیان که از شرکت دریافت شده و رسیدگی به آنها به اتمام رسیده به فرم 6020.
- اطلاعات مربوط به طبقه‌بندی حساب‌ها که از شرکت دریافت شده و فرآیند رسیدگی به آن به اتمام رسیده را در فرم 6020 دسته‌بندی می‌کنیم.
- اقلام بدهکار در حساب‌های دائمی ثبت می‌شوند و بر اساس فرم طبقه‌بندی حساب‌های بدهکار، به ترازنامه منتقل می‌شوند و در سمت بدهکار برگه 6020 قرار می‌گیرند.
- موارد بستانکار در حساب‌های دائمی ثبت می‌شوند و طبق دسته‌بندی حساب‌های بستانکار، به ترازنامه منتقل می‌شوند و در سمت بستانکار کاربرگ 6020 قرار می‌گیرند.
- ماهیت بستانکار مانده حساب سود و زیان سنواتی، مطابق تراز آزمایشی کل، در بخش بستانکار ترازنامه قرار می‌گیرد، و ماهیت بدهکار آن با نشانه پرانتز در بخش بستانکار ترازنامه در کاربرگ 6020 ثبت می‌شود.
- اقلام مربوط به سود و زیان، که در ستون تراز آزمایشی کل برگه واقع شده‌اند، به ستون‌های سود و زیان کاربرگ 6020 منتقل می‌شوند.
مطالعه بیشتر: بدهکار در حسابداری چیست؟
چرا کاربرگ های حسابداری مهم هستند؟
استفاده از کاربرگ حسابداری جهت سازماندهی جزئیات مالی یک شرکت و ارزیابی سالم بودن مالیات آن امری بسیار حیاتی است. افراد متخصصی که از این کاربرگ‌ها استفاده می‌کنند، می‌توانند با تهیه صورت‌های مالی برای هر دوره حسابداری، فرآیند خود را ساده‌تر و قابل اجرا نمایند. برخی از مزایای استفاده از کاربرگ‌های حسابداری شامل:
- بهبودی در انتقال حساب‌های t به تراز آزمایشی تعدیل‌شده
- کاهش احتمال وقوع خطا در فرآیند تهیه صورت‌های مالی
- تأکید بر اثرات تعدیل‌های ثبت شده در دفتر روزنامه بر صورت‌های مالی کل شرکت.
- پیگیری مراحل چرخه حسابداری شرکت
- شناسایی متعادل نبودن صورت های مالی
- پیگیری تغییرات یک حساب از یک دوره مالی به دوره دیگر.
- اطمینان حاصل کردن از مستندسازی دقیق همه جزئیات یک دوره حسابداری.
مطالعه بیشتر: آشنایی با صورت های مالی
فواید کاربرگ حسابرسی
کاربرگ حسابداری برای تمام حسابداران بهره‌های فراوانی دارد. اصلی‌ترین مزایای این فرم در زمینه حسابداری عبارتند از:
- کاهش اشتباهات محاسباتی و عملیاتی
- انجام بهبودهای سریعتر و بهتر در حساب‌ها
- ایجاد امکان ثبت اصلاحی و بستن حساب‌ها پیش از وارد کردن آن ها در دفاتر
- افزایش سرعت در تهیه صورت‌های مالی
- ارائه به موقع صورت‌های مالی
- جمع‌آوری اعداد و ارقام و حساب‌ها در یک فرم
- ارزیابی دقیق مانده دفاتر کل و تراز
- اطمینان از به‌روز بودن اطلاعات مالی
6 مرحله برای تهیه کاربرگ حسابداری
در زیر به چند مرحله اشاره شده است که می‌توانید برای تهیه بهینه یک کاربرگ حسابداری اقدام نمایید:
1-نام شرکت خود را بنویسید
قدم ابتدایی برای تکمیل یک کاربرگ حسابداری، نوشتن نام سازمان موردنظر است، که اطلاعات مرتبط با آن را جمع‌آوری خواهید کرد. این اطلاعات عمدتاً با فونت پررنگ در بالای صفحه گسترده نمایان می‌شود. همچنین، نکته دیگری که باید در نظر گرفته شود، تاریخ تکمیل کاربرگ است.
2-عنوان ستون ها را ایجاد کنید
در مرحله بعد، باید تعداد مورد نیاز از ستون‌ها را انتخاب کرده و برای هر یک از آنها عنوانی انتخاب کنید. نام هر دسته را در بالای کاربرگ خود قرار دهید، که با کلمه “حساب” شروع شده و با “ترازنامه” به پایان می‌رسد.
در زیر ستون حساب، تلاش کنید انواع مختلف صورت‌حساب‌ها، از جمله موجودی کالا و وجه نقد را وارد کنید. ستون های دیگر همگی شامل بخش بدهی و اعتبار با مقادیر مورد نظر می‌شوند. این کمک می‌کند تا مشخص شود آیا بدهی و اعتبار هماهنگ هستند یا خیر، و از صحت آن اطمینان حاصل شود.
3-تراز آزمایشی تنظیم نشده را قرار دهید
پس از سازماندهی کاربرگ حسابداری، تلاش کنید تراز آزمایشی تنظیم نشده شرکت را برای ستون دوم شناسایی کنید و مقادیر مناسب را در بخش اعتبار و بدهی وارد کنید. تراز آزمایشی شامل موارد زیر است:
- دارایی ها
- مخارج
- بدهی ها
- حساب های درآمد
4-موجودی ستون آزمایشی تنظیم شده را شناسایی کنید
در کاربرگ حسابداری موثر، ستون بعدی مانده ستون آزمایشی تعدیل شده است که ثبت مانده‌های شرکت برای حساب‌های مختلف را نشان می‌دهد. برای یافتن این مقدار، مقادیر موجود در تراز آزمایشی تعدیل و تنظیم نشده را با هم ترکیب کنید. برخی از انواع تراز آزمایشی تعدیل شده عبارتند از:
- معوقات
- اقلام تعهدی
- تعدیل مالیات
- تراکنش های گمشده
5-صورت سود و زیان را ثبت کنید
در مرحله بعد از ساخت کاربرگ حسابداری، باید صورت سود و زیان خود را در ستون پنجم کاربرگ قرار دهید. این مقادیر خلاصه حساب‌های هزینه و درآمد شرکت را نمایان می‌سازد. در صورت کلی، اگر مجموع درآمد از مجموع هزینه‌ها بزرگتر باشد، شرکت ممکن است سود خالص داشته باشد. از سوی دیگر، اگر مجموع هزینه‌ها از مجموع درآمد بیشتر باشد، احتمالاً شرکت با زیان خالص مواجه می‌شود.
صورت سود و زیان شامل:
- حساب های مربوط به فروش
- هزینه های اجرایی
- هزینه فروش
مطالب مرتبط: صورت سود و زیان در نرم افزار حسابداری
6-ترازنامه را تکمیل کنید
در ستون نهایی کاربرگ حسابداری، ترازنامه شرکت خود را ثبت نمایید. همانند ستون‌های دیگر، بررسی کنید که آیا مجموع ستون‌های اعتباری و بدهی وجود دارد یا خیر. ترازنامه معمولاً شامل موارد زیر است:
- دارایی ها
- بدهی ها
- سرمایه مالک
بعد از تکمیل کاربرگ خود، می‌توانید ورودی‌های نهایی خود را آماده کنید. ثبت‌های پایانی نیازمند انتقال موجودی شرکت به حسابی است که به عنوان خلاصه درآمد شناخته می‌شود، و در نهایت این موجودی به حساب دائمی شرکت منتقل می‌شود.
وظایف حسابداران در برابر کاربرگ چیست؟
بر خلاف کاربرگ حسابرسی، کاربرگ حسابداری برای مصرف داخلی طراحی شده است. این به این معناست که تنها به منظور اعتبارسنجی حساب‌ها تهیه می‌شود و تنها حسابدار از آن استفاده می‌کند. پس از تهیه کاربرگ، این فرم به مدیران، مشتریان یا موسسات حسابرسی ارائه نمی‌شود. اگر این فرم به صورت صحیح تهیه شود، صورت‌های مالی بدون عیب و نقص به دست می‌آید. وظایفی که حسابدار در مقابل کاربرگ دارد، شامل:
- استفاده از کاربرگ در اعتبارسنجی حساب‌ها
- ثبت اطلاعات به طور دقیق در آن
- عدم ارائه کاربرگ به افراد غیرمسئول
- احترام به اصل محرمانگی و عدم افشای اطلاعات
به دلیل داشتن اطلاعات مالی داخلی شرکت در کاربرگ حسابداری، در صورتی که این اطلاعات به دست مدیران برسد، معمولاً هیچ ممانعتی از سوی حسابداران ایجاد نمی‌شود، اگرچه این اتفاق بسیار کم رخ می‌دهد.
