همان طور که می دانیم کسورات حقوق و دستمزد براساس توافق بین کارگر و کارفرما و یا به موجب قانون از حقوق و مزایای پرسنل کسر می گردد. حقوق همان مبلغ پرداختی است که هر ماه طبق توافق طرفین پرداخت می شود. دستمزد به پرداخت های ساعتی و یا روزانه گفته می شود و معمولا مبلغ آن، پیش از انجام کار و یا هنگام ارائه خدمات مورد توافق طرفین قرار می‌گیرد.
محاسبه کسورات حقوق و دستمزد نیز فرآیندی ثابت در حیطه کار حسابداران و بخش مهمی از مباحث مرتبط با نرم افزار حسابداری است. محاسبه کسورات برای کارکنان از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به این علت که خالص دریافتی آن ها بعد از کسر مبالغی از جمله بیمه، مالیات حقوق و… مشخص می‌گردد. نکته مهمی که در این مبحث ضروری است بدانید این است که مفهوم حقوق و دستمزد، حقوق ناخالص در برابر حقوق خالص است که در این مطلب به آن پرداخته ایم.
حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق و دستمزد فرآیندی است که در آن لیست حقوق و دستمزد و مبالغ خالص پرداختی به کارکنان و ثبت و صدور اسناد مربوطه تهیه وتعیین می شود. نکته مهمی که در حسابداری کسورات حقوق و دستمزد باید رعایت شود شناخت دقیق روش های محاسبه دستمزد و حقوق و آگاهی داشتن از کسورات قانونی و توافقی است. به این دلیل که مالیات حقوق به طور قابل توجهی بر درآمد خالص شرکت ها تأثیر می گذارد. همان طور که در مقالات قبلی شرح دادیم مشاغل هم بر طبق قوانین و مقررات مالیات پرداخت می کنند. حسابداران موظف هستند حقوق و دستمزد کارکنان و کارگران با مزایا و حقوق قانونی را که برای نیروی کار تعیین می شود، طبق قوانین وزارتخانه محاسبه و در نرم افزار حسابداری ثبت شود.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات و انواع نرم افزار حسابداری
حقوق ناخالص چیست؟
حقوق ناخالص درآمدی است که مبلغی از آن کسر نشده و بعد از گذشتن از فیلترهای قانونی به طور کامل به کارمند برسد. به عبارتی شخصی که حقوق دریافت می کند پول آن قبل از گذشتن از فیلترهای قانونی از جمله مالیات، بیمه و… آن را دریافت می کند. به عنوان مثال کارمندی که ساعتی 5000 تومان درآمد کسب می کند و کل ساعت کار آن به 30 ساعت می رسد حقوق ناخالص آن 150 هزار تومان است.
حقوق خالص چیست؟
حقوق خالص کارمندان و کارکنان میزان حقوق و دستمزدی است که پس از گذشتن از فیلترهای تعیین شده به مبلغ خالصی می‌رسد. به عبارتی دیگر شامل کسورات حقوق و دستمزد می شود.
موارد مشترک فیش حقوقی کارمندان
1. حقوق خالص
در بالا اشاره شد که حقوق خالص میزان دریافتی است که بعد از کسر مواردی از جمله مالیات، بیمه و… کارگر یا کارمند از کارفرما دریافت می کند.
2. حقوق ناخالص
میزان دریافتی که شامل مواردی از جمله حقوق مستمر ماهانه، پاداش‌ها، مزایای نقدی و غیر نقدی است که به طور مستمر و غیر مستمر به کارمندان پرداخت می شود. این موارد به طور واضح در فیش حقوقی کارمندان ثبت شده است.
3. حقوق مشمول مالیات
همان طور که از نام آن پیداست مبلغی است که بعد از محاسبه مالیات بر درآمد حقوق به دست می آید و جزو کسورات حقوق و دستمزد می باشد.
مطالعه بیشتر: مالیات حقوق چیست؟
4. کسورات حقوق و دستمزد
کسورات حقوق و دستمزد شامل مواردی از جمله مالیات، اقساط وام بانکی، حق عضویت در صندوق‌ها، انواع بیمه، جریمه دیرکرد و… می باشد که در ادامه به آن پرداخته ایم.
5. حق بیمه کارفرما و کارمند
حق بیمه کارفرما و کارمند از جمله مواردی است که در کسورات حقوق و دستمزد اعمال می شود. در فیش حقوقی کارمندان به میزان سهم بیمه کارمند و کارفرما از حقوق ناخالص دریافتی کسر می شود. بر طبق قانون کار، جمع مبلغ پرداختی حق بیمه توسط کارفرما و کارمند، ۳۰ درصد حقوق پایه می باشد. سهم طرفین به شرح زیر است:
- ۷ درصد سهم کارمند یا کارگر از حق بیمه
- ۲۳ درصد سهم کارفرما از حق بیمه
نکته ای که در سهم کارفرما باید در نظر داشته باشید این است که از ۲۳ درصد سهم کارفرما، ۳ درصد بابت بیمه بیکاری و ۲۰ درصد بابت بیمه تامین اجتماعی پرداخت می‌شود.
تقسیم بندی کسورات حقوق و دستمزد
کسورات حقوق و دستمزد بر اساس به حقوق قانون کار به دو بخش تقسیم می‌شوند:
- کسورات توافقی
- کسورات قانونی
1. کسورات توافقی حقوق و دستمزد
کسورات حقوق و دستمزد به صورت توافقی به میزان مبلغی گفته می شود که طبق قرار داد یا توافق بین کارمند و کارفرما هنگام تهیه لیست حقوق و دستمزد از حقوق کارمند کسر می شود. از جمله کسورات توافقی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اقساط وام مسکن
- اقساط وام ضروری
- بدهی به شرکت تعاونی
- مساعده
- پیش پرداخت‌ها
- پس‌انداز سهم کارگر یا کارمند
- حق عضویت‌ها (صندوق تعاون، انجمن‌ها و صندوق ذخیره کارکنان دولت و …)
- صندوق امداد و امور خیریه
- بیمه درمانی تکمیلی
2. کسورات قانونی حقوق و دستمزد
کسورات حقوق و دستمزد به صورت قانونی به میزان مبلغی گفته می شود که از سمت سازمان‌های مربوطه بر طبق مصوبه های قانونی یا حکم دادگاه از حقوق ناخالص کارمند کسر می شود و به سازمان های ذی‌ربط پرداخت می شود. کسورات قانونی شامل:
- بیمه اجتماعی سهم کارگر در بخش خصوصی و سرانه بیمه بابت بیمه شده اصلی و افراد تبعی درجه یک در بخش دولتی
- مالیات حقوق و دستمزد
- بدهی کارگر به صندوق اجرا (اجرائیات)
- حق بازنشستگی در بخش دولتی مشمول نظام
- اجرائیات (حکم قضایی)
مطالعه بیشتر: بررسی انواع گزارشات مدیریتی مالی
نحوه محاسبه کسر کار در فیش حقوقی
در حالی که قوانین مربوط به محاسبه حقوق و دستمزد برای همه کسب و کارها یکسان است و مطابق با مصوبات اداره کار تعیین می شود، نحوه محاسبه کسر کار در مواردی مانند تأخیر، تعجیل و اضافه کاری در فیش حقوقی کارکنان، می تواند چالشی برای کارگران و کارفرمایان باشد.
غیبت غیرموجه در محل کار، چه به صورت تاخیر در شروع کار و چه ترک زودهنگام آن، می‌تواند پیامدهای منفی برای کارمند یا کارگر به همراه داشته باشد. یکی از این پیامدها، کسر حقوق و مزایای فرد است. به عبارتی، کارفرما در قبال عدم حضور غیرموجه کارمند، مجاز به کسر حقوق و مزایای وی به میزان غیبت خواهد بود. این موضوع در قانون کار نیز به صراحت ذکر شده و کارمند موظف است در ساعات تعیین شده در محل کار حضور داشته باشد.
یکی از موارد رایج در محیط کار، غیبت بدون هماهنگی کارمند است که می‌تواند به عنوان کسری کار محسوب شود. این غیبت‌ها، چه یک روزه و چه چند روزه باشند، به همراه تاخیر در ورود و تعجیل در خروج، از طریق دستگاه حضور غیاب ثبت شده و در نهایت منجر به کاهش زمان حضور فرد در محل کار می‌شوند. این موضوع در نحوه محاسبه کسر کار به عنوان کسر حقوق لحاظ خواهد شد.
همانطور که ذکر شد، هر تأخیر در ورود و تعجیل در خروج بر اساس قانون اداره کار به عنوان کسر کار در نظر گرفته می‌شود. برای نحوه محاسبه کسر کار، می‌توانید از فرمول زیر استفاده نمایید.
کسرکار ماه×(2×220÷حقوق پایه در حکم)
تنبیهات تخلفات مرتبط با تاخیر در ورود و تعجیل در خروج غیرموجه به شرح زیر است:
- در صورت تاخیر یا تعجیل بدون دلیل موجه، عدم پرداخت مزد و مزایای جانبی قانونی به ازای آن به همراه اخطار شفاهی.
- در صورت تکرار تاخیر یا تعجیل بدون دلیل موجه، عدم پرداخت مزد و مزایای جانبی قانونی به ازای آن به همراه اخطار کتبی که در پرونده ثبت می‌شود.
- در صورت تکرار و تأیید تاخیر یا تعجیل بدون دلیل موجه، عدم پرداخت مزد و مزایای جانبی قانونی به ازای آن به همراه توبیخ کتبی که در پرونده ثبت می‌شود.
- در صورت ادامه تخلفات و عدم تصحیح رفتار، پیشنهاد اخراج به مدیریت با توجه به ماده ۲۷ قانون کار.
مطالعه بیشتر: نحوه محاسبه مالیات کارگاه های کوچک
وظایف حسابدار حقوق و دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق و دستمزد از اهمیت بالایی برخوردار است. یک حسابدار موفق علاوه بر حسابداری حقوق از موارد کسورات حقوق و دستمزد مانند قوانین وزارت کار، قوانین بیمه تأمین اجتماعی و قوانین مالیاتی حقوق اطلاعات کامل و جامع دارد. در شرکت های بزرگ هر کدام از موارد اشاره شده در بالا توسط واحدهای جداگانه ای انجام می شود اما در کسب و کارهای کوچک که از تعداد پرسنل کمتری برخودار هستند این وظیفه بر عهده حسابدار حقوق و دستمزد است.
- از دیگر وظایف یک حسابدار حقوق و دستمزد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- دریافت اطلاعات و پیگیری وظایف و برنامه‌های کاری از مدیریت
- جمع آوری اطلاعات عملکردی و اطلاعات شرایط کار کارکنان استخدام شده
- دریافت اطلاعات قرارداد کارکنان استخدام شده
- ثبت اطلاعات عملکردی و کارکردی کارمندان به صورت ماهانه
- تهیه و بررسی لیست کسورات دستمزد و حقوق کارکنان
- نظارت بر نحوه محاسبه و تأیید لیست دستمزد و حقوق کارمندان
- نظارت بر حقوق و دستمزد تمامی کارکنان
- جداسازی واحدهای کاری برای بررسی دستمزد و حقوق افراد
- ارزیابی اطلاعات کسورات بیمه با توجه به شعب بیمه ذکر شده
- محاسبه و ارزیابی مزایای اضافه کاری
- ارزیابی اطلاعات کسورات مالیات با توجه به حوزه مالیاتی
- ثبت اطلاعات حقوق و دستمزد با بیمه
- تهیه و تنظیم فیش های حقوقی کارمندان
- نطارت بر محاسبه اضافه کاری کارمندان
- نظارت و بررسی معوقات پرداختی کارکنان
- نظارت بر محاسبه مزایای پایان خدمت، بازخرید و مرخصی کارمندان
- تحویل به موقع فیش‌های دستمزد و حقوق کارکنان به واحد مالی
- ثبت و نگهداری سند حقوق حسابداری
- ارائه اطلاعات لازم به کارکنان درباره چگونگی محاسبه دستمزد و حقوق
- ثبت و نگهداری سند حقوق و دستمزد
- وظایف تعیین شده از سوی مافوق
- نظارت بر ارزیابی اعتراضات حقوقی و مالی کارمندان
- کسب اطلاعات از بخشنامه حقوق و دستمزد کارمندان و کارگران در سال 1401
و در آخر…
محاسبه فیش حقوقی کارمندان از جمله کارهای بسیار پیچیده و زمان بر برای حسابداران است و امکان بروز خطاهای محاسباتی نیز وجود دارد. حقوق پایه، محاسبات بیمه، اضافه کار یا کسر کار، تأخیر و … در پایان هر ماه باید به درستی انجام شود. با نرم افزار حسابداری می توان فیش حقوقی در کمترین زمان صادر و برای ماه‌های بعد آن ها را نگهداری و ثبت کرد.
از جمله مزایای نرم افزار حسابداری کاوش فردا می توان به ساعت ورود و خروج و پاداش و جریمه، خروجی دقیق شامل فیش حقوقی و خروجی بیمه و مالیات اشاره کرد. اطلاعات متغیر کارمندان مانند میزان کارکرد، وام، مساعده، تأخیر و اضافه کار را در سیستم وارد تا بقیه محاسبات به‌صورت خودکار انجام شود. همچنین می‌توان فیش حقوقی کارکنان را به همراه یک خروجی تمام عیار و قابل ارائه به بیمه و مالیات تحویل داد.
