مقدمه:
سند حسابداری از جمله اولین مواردی هست که هر حسابداری با آن سر و کار دارد، سند حسابداری به این صورت تعریف می شود که، هر رویداد مالی در یک شرکت یا سازمان یا بنگاه اقتصادی چه کوچک چه بزرگ، باید به صورت سند حسابداری ثبت گردد. هر سند حسابداری تمامی اطلاعات مربوط به رویداد مالی متناظر خود را شامل می شود.
اطلاعات مهم و ضروری در سند حسابداری شامل این موارد است:
- تاریخ
- شماره سند
- حساب های مرتبط با رویداد مالی
- آرتیکل
- جمع سند
- پیوست
ما هر یک از موارد مرتبط با سند حسابداری را بررسی کرده ایم و در ادامه به شرح هر یک از پارامتر های سند حسابداری می پردازیم.
سند حسابداری چیست ؟
در نرم افزارهای حسابداری برای افزایش دقت و کاهش اشتباه در ثبت معاملات در دفتر روزنامه و همچنین صدور اجازه برای معاملات در دفتر روزنامه از سند حسابداری ( برگه حسابداری ) استفاده می شود.
در حسابداری اطلاعات مربوط به معاملات و رویدادهای مالی از روی اسناد و مدارک اولیه مانند فاکتورها، رسیدها، پرداختهای نقدی و قبوض آب و برق و … در دفتر روزنامه ثبت نمی شود، و روش کار به این صورت است که اطلاعات مربوط به معامله ابتدا باید روی اسناد و مدارک اولیه یا سند حسابداری نوشته شود و پس از اینکه این سند به امضاء مقام مجاز ( مدیرعامل، مدیرمالی، رئیس حسابداری یا …. ) رسید، این برگه ملاک ثبت در دفتر روزنامه می شود.
اجزاء تشکیل دهنده سند حسابداری :
همانطور که در بالا به آن اشاره شد، هر سند حسابداری از اجزاء مهمی تشکیل شده است که هر کدام دارای ویژگی ها و شرایط منحصر به فرد خود است و ما در این قسمت هر کدام از اجزاء تشکیل دهنده سند حسابداری را به اختصار توضیح داده ایم.
تاریخ سند حسابداری :
هر سند حسابداری یا رویداد مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می افتد و اولین پارامتر ضروری یک سند حسابداری تاریخ آن سند می باشد، بنابراین هر سند مالی هم باید یک تاریخ مشخص داشته باشد و عملا بدون وجود تاریخ، ثبت سند حسابداری ممکن پذیر نمی باشد. ثبت اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ انجام شود.
شماره سند حسابداری :
برای هر سند حسابداری باید یک شماره منحصر به فرد در نظر گرفته شود. این شماره توالی اسناد حسابداری را مشخص می کند. در نرم افزار حسابداری کاوش برای اختصاص دادن شماره سند می توانید از دو روش دائم و موقت استفاده کنید. بطور مثال شماره موقت جهت ثبت اولیه سند در نظر گرفته می شود و شماره دائم پس از نهایی شدن اسناد به سند اختصاص داده می شود.
حساب های مرتبط با رویداد مالی در سند حسابداری :
در هر تراکنش مالی حداقل دو حساب درگیر خواهند شد که یکی حساب بدهکار و دیگری حساب بستانکار می باشد. اگر بخواهیم تراکنش مالی را به صورت نمودار توضیح دهیم به صورت زیر خواهد بود.
در این نمودار طرف مبدا همیشه پولی را از دست خواهد داد و طرف مقصد پولی را بدست می آورد، پس حساب مبدا همیشه بستانکار و حساب مقصد همیشه بدهکار خواهد بود.
در گاهی مواقع طرف حساب ها در اسناد حسابداری میتواند بیش از دو مورد باشد مثلا ممکن است دو بدهکار و سه بستانکار داشته باشیم.
آرتیکل سند حسابداری :
در هر سند حسابداری برای هر یک از حساب ها در هر طرف، یک سطر اطلاعات باید ثبت شود. هر سطر سند حسابداری را یک آرتیکل می گویند.
هر آرتیکل سند حسابداری شامل موارد زیر:
- کد حساب
- شرح آرتیکل
- مبلغ
کد حساب :
در تعریف کدینگ حسابداری باید کد معین حساب مشخص شود و بصورت اختیاری می تواند شامل یک یا چند کد تفصیلی باشد.
شرح آرتیکل :
توضیحاتی است که دلایل بدهکاری یا بستانکاری کد حساب را شرح می دهد. این توضیحات در گزارش های مختلف حسابداری استفاده می شود و جهت راهنمایی حسابداران است.
مبلغ :
در سند حسابداری دو ستون برای مبلغ اختصاص داده شده است، ستون بدهکار و ستون بستانکار. برای هر آرتیکل فقط یکی از این دوستون باید مقدار داشته باشد و حتما هم این مقدار باید یک عدد مثبت و بزرگتر از صفر باشد. یعنی آرتیکل بدون مبلغ ثبت نمی شود.
جمع سند در سند حسابداری :
جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار بصورت مجزا در زیر هر سند حسابداری درج می شوند که این دو ستون باید برابر باشد.به این سطر جمع سند گفته می شود. در صورت برابری دو ستون می گویند سند حسابداری تراز می باشد.
پیوست در سند حسابداری :
در این قسمت تعداد برگه های پیوست اسناد حسابداری نوشته می شود. معمولا برگه هایی مانند فاکتورها، رسید پرداخت حواله واریز، قبوض و … که با استناد به این اسناد رویداد مالی مربوط به سند حسابداری ثبت شده است.
سند در نرم افزار حسابداری :
نرم افزار حسابداری ابزاری است که به حسابداران و مدیران کمک می کند که بتوانند حسابهای خود را به طور دقیق و بدون مشکل مدیریت کنند.
نرم افزار های حسابداری دارای نسخه ها و ویژگی های متعددی هستند که این مسئله انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار را برای مدیران و حسابداران مشکل می کند.
برای راهنمایی بیشتر جهت انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار می توانید به لینک زیر مراجعه فرمایید.
