در حسابداری، دو روش برای ثبت و طبقه بندی موجودی کالا وجود دارد: حسابداری دائمی و ادواری. سیستم دائمی و ادواری برای انجام حسابداری موجودی کالا استفاده می‌شوند. مقایسه این دو روش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا روش مناسب با فعالیت خود را انتخاب کنند. انتخاب روش مناسب بر عهده حسابدار است که باید به هر دو روش مسلط باشد و مراحل انجام آن را بداند. در ادامه به بررسی این دو روش پرداخته می‌شود.

نرم‌ افزار حسابداری برای هر دو سیستم حسابداری دائمی و دوره‌ای از اهمیت بالایی برخوردار است. در سیستم حسابداری دائمی، این نرم‌افزار فرآیند پیگیری موجودی کالا را به‌طور خودکار انجام داده و بهای تمام شده کالای فروخته شده را به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی می‌کند.

در سیستم حسابداری دوره‌ای، نرم‌افزار فرآیند محاسبه بهای تمام شده کالای فروخته شده را در پایان هر دوره تسهیل می‌نماید. علاوه بر این، نرم‌افزار حسابداری امکانات متنوعی را برای کسب‌وکارها با اندازه‌های مختلف فراهم می‌آورد که شامل تولید گزارش‌های مالی، مدیریت حساب‌های قابل پرداخت و دریافت، و نظارت بر هزینه‌ها می‌باشد.

حسابداری موجودی کالا چیست؟

قبل از اینکه به حسابداری دائمی و ادواری بپردازیم ابتدا برای درک بهتر به تعریف حسابداری موجودی کالا اشاره کرده ایم. در حسابداری، انبارداری و حسابداری انبار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. موجودی کالاهای فیزیکی باید به طور مرتب توسط انباردار کنترل شده و گزارش آن به حسابدار ارائه شود. حسابدار نیز موظف است این گزارشات را دسته بندی و در لیست دارایی‌های شرکت ثبت کند.

چه مواد اولیه و چه کالاهای تولید شده، جزو دارایی شرکت محسوب می‌شوند و باید به طور دقیق ثبت شوند. برای نگهداری موجودی مواد و کالاها، از روش‌های مختلفی در سیستم حسابداری استفاده می‌شود که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. یک حسابدار در شرکت تولیدی و خدماتی باید به این روش‌ها مسلط باشد.

مطالعه بیشتر: حسابداری موجودی کالا و مواد چیست

حسابداری موجودی کالا به روش دائمی

سیستم حسابداری موجودی کالا به روش دائمی، برای شرکت‌های معتبر و با سابقه که کالاهای گران‌قیمت و لوکس عرضه می‌کنند، مناسب‌تر است. این روش با ثبت دقیق و لحظه‌ای موجودی کالا، از بروز مشکلاتی مانند سرقت، کسری، گم شدن یا نقص در اسناد حسابداری جلوگیری می‌کند و برای شرکت‌های بزرگ که حتی گم شدن یک کالای گران‌قیمت هم برایشان قابل قبول نیست، بسیار حائز اهمیت است.

اگرچه پیاده‌سازی این سیستم هزینه‌بر و زمان‌بر است، اما با ارائه اطلاعات دقیق و جلوگیری از خطاهای احتمالی، از مزایای بلندمدت بسیاری برخوردار است. در این روش، به جای استفاده از حساب‌های خرید و فروش، از حساب موجودی کالا برای ثبت تغییرات موجودی استفاده می‌شود. به این ترتیب که در زمان خرید، حساب موجودی کالا بدهکار و در زمان فروش، بستانکار می‌شود.

مطالعه بیشتر: کنترل موجودی کالا چیست؟

حسابداری موجودی کالا به روش ادواری

روش ادواری موجودی کالا به دلیل هزینه کم و سهولت در اجرا، در بین شرکت‌های کوچک و متوسط با درآمد پایین محبوبیت زیادی دارد. این روش برای کسب‌وکارهایی که کالاهای ارزان‌قیمت می‌فروشند، مناسب است؛ چرا که هزینه ثبت و بررسی مداوم خرید و فروش کالا برای این شرکت‌ها بالا بوده و صرفاً در پایان دوره مالی اقدام به شمارش فیزیکی موجودی کالا می‌کنند.

این کار حداقل سالی یک بار انجام می‌شود اما فواصل کوتاه‌تر مانند پایان هر فصل هم امکان‌پذیر است. در مورد کالاهای ارزان‌قیمت، کمبود یا گم شدن کالا ضرر چندانی به شرکت وارد نمی‌کند. با این حال، بررسی دقیق موجودی کالا به جلوگیری از تقلب و زیان کمک می‌کند. در روش ادواری، حساب خرید هنگام خرید کالا بدهکار و هنگام فروش آن بستانکار می‌شود. کسب‌وکارهای کوچکی مانند مغازه‌ها، فروشگاه‌های زنجیره‌ای، رستوران‌ها و کافه‌ها از این روش استفاده می‌کنند.

مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری

تفاوت‌ سیستم حسابداری موجودی کالای ادواری و دائمی

هرکدام از این دو روش به‌طور خاص برای استفاده در یک نوع شرکت، کارخانه یا واحد صنعتی مناسب است. مزایا و معایب هر روش از یکدیگر متمایز بوده و بررسی دقیق تفاوت‌ها و شباهت‌های آنها می‌تواند به حسابداران کمک کند تا هزینه‌های مربوط به ثبت و نگهداری اسناد مالی را به حداقل برسانند.

ویژگی‌های سیستم حسابداری ادواری

• روش ادواری معمولاً برای کالاهای ارزان‌قیمت یا با قیمت متوسط به کار گرفته می‌شود.
• شرکت‌های حسابداری و حسابرسی حداقل یکبار در سال باید از سیستم حسابداری ادواری استفاده کنند.
• این روش نیاز به نگهداری سوابق موجودی کالا ندارد.

ویژگی‌های سیستم حسابداری دائمی

• سیستم حسابداری دائمی قابلیت پیاده‌سازی برای هر نوع کالایی، بدون توجه به قیمت آن، را دارد.
• ارزش استفاده از سیستم حسابداری دائمی برای موجودی کالا به تشخیص حسابدار بستگی دارد.
• حداقل یکبار در سال باید از این سیستم توسط شرکت‌های حسابداری و حسابرسی استفاده گردد.
• لازم است که سوابق خرید و فروش کالا به‌طور دقیق و مستمر ثبت و نگهداری شوند.

جدول تفاوت حسابداری دائمی و ادواری

انتخاب یکی از این دو روش وابسته به نیازها، اندازه سازمان و پیچیدگی عملیات مالی است. در ادامه، تفاوت‌های اصلی این دو روش مورد بررسی قرار گرفته‌اند:

سیستم حسابداری دائمی و ادواری برای کدام نوع شرکت‌ها مناسب است؟

در بنگاه های تجاری، موجودی کالا بخش عمده دارایی ها را تشکیل می دهد و به همین دلیل از دو روش دائمی و ادواری برای نگهداری آن استفاده می شود. روش دائمی برای کالاهای گرانبها مانند اتومبیل و جواهرات و روش ادواری برای کالاهای ارزان قیمت مانند سوپرمارکت ها و رستوران ها مناسب است.

در روش ادواری به دلیل عدم ثبت حساب موجودی کالا، گزارش گیری لحظه ای موجودی کالا وجود ندارد و سیستم اطلاعات مربوط به موجودی های کالا در هر زمان در دسترس نمی باشد.

در این نوع سیستم که در واحدهای تجاری با کالاهای ارزان قیمت مورد استفاده قرار می گیرد، هزینه نگهداری سوابق موجودی کالا بیشتر از منافع آن است و به همین دلیل شرکت حسابداری و یا حسابداران لازم است سالانه حداقل یکبار اقدام به شمارش فیزیکی موجودی کالا کنند. برای اینکه موجودی کالا به درستی ارزش کالای موجود در انبار را منعکس کند، بهتر است از روش دائمی استفاده کنیم.

جمع بندی

شرکت‌های بزرگ که در زمینه خرید و فروش کالاهای گران‌قیمت و لوکس فعالیت می‌کنند، برای جلوگیری از ضررهای احتمالی ناشی از گم شدن کالا و کسری موجودی، نیازمند سیستم حسابداری دقیق و به‌روز هستند.

این شرکت‌ها با پذیرش هزینه‌های مربوط به ثبت و نگهداری دائمی سوابق حسابداری، می‌توانند از صحت موجودی کالای خود در هر لحظه اطمینان حاصل کرده و از بروز تقلب جلوگیری کنند. به عبارت دیگر، استفاده از روش‌های حسابداری مناسب با نوع فعالیت شرکت، به ویژه برای شرکت‌های بزرگ با کالاهای گران‌قیمت، امری ضروری است.

حسابداری موجودی کالا از مباحث بسیار مهم در حسابداری مالی است و یک حسابدار باید توانایی پیاده‌سازی روش‌های مختلف آن را داشته باشد.

روش‌های حسابداری موجودی کالا، مانند روش ادواری و دائمی، تأثیر مستقیم و چشمگیری بر سود و زیان شرکت دارند و به دلیل همین تأثیر مستقیم، کوچکترین خطا در اجرای این روش‌ها می‌تواند عواقب جبران‌ناپذیری داشته باشد و جایی برای آزمون و خطا در این زمینه وجود ندارد.