در گذشته، ثبت کلیه فعالیت‌های اقتصادی و محاسبات مالی و به طور کلی امور حسابداری، همه و همه به صورت کتبی و دست نویس در دفاتر رسمی و غیر رسمی حسابداری انجام می گرفت. اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی و فراگیر شدن استفاده از رایانه در تمام صنوف، کمتر می توان کسب و کارهای موفقی را یافت که به جای استفاده از یک نرم افزار حسابداری استاندارد، همچنان از دفاتر کاغذی و ثبت های کتبی استفاده کنند.
دفاتر حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نبوده اند و همان طور که گفته شد تغییری در ساختار کلی این دفاتر به وجود نیامده. بهره مندی از نرم افزار حسابداری حرفه ای ، تنها شکل استفاده از این دفاتر را تغییر داده است. هرچند ممکن است شما با ورود به یک محیط کار حسابداری مدرن اثری از دفتر روزنامه یا دفتر کل و… نبینید، اما این دفاتر همچنان توسط حسابداران مورد استفاده قرار می‌گیرند.
دفتر روزنامه چیست؟
یکی از دفاتر رسمی و قانونی در حسابداری دفتر روزنامه است. هر صفحه از دفتر روزنامه دارای ستون‌هایی است که در آن شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار برای هر رویداد مالی ثبت می‌گردد. کلیه فعالیت های مالی شرکت یا موسسه می بایست به ترتیب تاریخ، در دفتر روزنامه ثبت شود.
انواع دفتر روزنامه
در حالت کلی نرم افزار حسابداری، همه فعالیت‌های اقتصادی یک موسسه فقط در یک دفتر روزنامه ثبت می شود. اما می توان برای انواع خاص معاملات، دفاتر روزنامه متفاوتی داشت. به عنوان مثال می توان دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه دریافت نقدی و دفتر روزنامه پرداخت نقدی را به تفکیک ایجاد و استفاده کرد.
در هنگام ورود اطلاعات به دفتر روزنامه می بایست از قاعده حسابداری دو طرفه پیروی کرد. یعنی در هر ثبت، ابتدا طرف بدهکار را در سطر اول وارد کرده، سپس طرف بستانکار را در سطر پایین می نویسیم. در پایان هر صفحه نیز جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار را یادداشت میکنیم که این مقادیر باید با هم برابر باشند.
چند نکته قابل توجه در هنگام پر کردن دفتر روزنامه
- – جدا کردن یک یا چند برگ از دفتر روزنامه و از بین بردن پلمپ دفاتر ممنوع است.
- – تمامی رویدادهای مالی می بایست بلافاصله بعد از ثبت سند در دفتر روزنامه ثبت شوند.
- – ثبت اطلاعات در دفتر روزنامه با وسایل نوشتاری که قابل پاک شدن باشند (مانند مداد و…) ممنوع است.
- – تراشیدن، پاک کردن و یا محو کردن قسمتی از مندرجات دفتر روزنامه ممنوع است.
- – خالی گذاشتن صفحه ای یا بخش زیادی از یک صفحه از دفتر روزنامه ممنوع است.
استفاده از نرم افزار حسابداری به جای دفاتر کاغذی
شرکت‌هایی که از یک نرم افزار حسابداری استاندارد استفاده می کنند می توانند به جای ثبت رویدادهای مالی در دفاتر کاغذی از جمله دفتر روزنامه، نرم افزار حسابداری خود را به اداره دارایی ارائه دهند. در این حالت به جای این‌که اطلاعات را به صورت مستمر در دفتر روزنامه ثبت کنید، می‌توانید تنها به یک بار ثبت رویدادهای مالی اکتفا کرده و در هنگام ارائه گزارشات دارایی خروجی های مورد نظر را از نرم افزار حسابداری خود دریافت نمایید.
در نرم افزار حسابداری شرکتی کاوش نیز ضمن قادر بودن به ثبت سند حسابداری به صورت دستی، به ازای ثبت فاکتورها، دریافت و پرداخت‌های نقدی و چک و… اسناد حسابداری به صورت خودکار ایجاد و ثبت می‌شوند. این اسناد به طور خودکار توسط نرم افزار حسابداری جمع آوری شده و در قالب دفتر روزنامه ارائه می‌شود. گروه نرم افزاری کاوش، در راستای توسعه و کمک به رشد کسب و کارهای مختلف، اقدام به طراحی نرم افزارهای حسابداری و مدیریتی متخص مشاغل گوناگون کرده است. به منظور کسب آگاهی بیشتر از امکانات این نرم افزارها می توانید با کارشناسان خبره این مجموعه بگیرید.
